Las reuniones online son componentes esenciales para los equipos remotos. Permiten que todos los miembros tengan una vía de comunicación directa para desarrollar sus tareas. Para que sean afectivas y mantener una organización existen una pautas para obtener el mejor resultado.
Realizar reuniones online productivas es una labor que necesita una preparación. Estos encuentros en línea para los miembros de una empresa o que realizan un proyecto conjunto consta de muchas ventajas. Con un software y una conexión a internet es suficiente.
Después es preciso que no se excedan en el tiempo para que los participantes estén comprometidos de principio a fin, mantengan la atención y no se produzcan interrupciones que corten el hilo conductor y afecte a la eficiencia de la conversación.
Es importante mantener controlados aspectos de organización y que no se produzcan problemas con la tecnología que hacen que la comunicación no sea fluida o se interrumpa, que afecta de manera directa a la efectividad de la reunión virtual.
También se requiere tener en cuenta las diferentes zonas horarias cuando se trata de equipos en remoto, con personas que pueden estar repartidas por diferentes lugares del planeta.
Consejos para hacer mejores reuniones virtuales
Organizar reuniones online es una tarea que debe seguir un desarrollo para un funcionamiento correcto del flujo de trabajo y que proporcione resultados positivos. Para hacerlo posible es fundamental seguir unas pautas:
Decide si es necesario mantener una reunión
El tiempo y la productividad van relacionados. Las reuniones virtuales tienen una duración y para que no afecte el rendimiento estas tienen que ser altamente necesarias. Todo lo que se pueda resolver sin el requisito de tener un encuentro en línea debe aprovecharse. En estos casos es mejor la comunicación asincrónica.
Las reuniones a distancia deben servir para tener una interacción productiva en la que se tomen decisiones relevantes, se discutan temas y se presenten proyectos. Todo lo demás se puede resolver a través del correo electrónico, servicios de colaboración en la nube o una simple llamada telefónica.
Identifica a los participantes adecuados
Las personas que tienen que formar parte del encuentro virtual deben ser únicamente las precisas. Esta regla se produce para que sea más provechoso, ya que los participantes son parte activa y aportan información valiosa en la conversación. Ser pocos garantiza la participación de todos.
También permite que se acorte la duración porque no interviene tanta gente y ayuda a reducir el agotamiento de los trabajadores por las videollamadas, que evitan acumular conexiones online en las que no son necesarias que formen parte y pueden dedicarse a sus tareas.
A estos miembros del equipo una vez concluida la comunicación se les envía la información más relevante y las decisiones tomadas.
Planificación en la agenda
La reunión en línea debe constar en un calendario estableciendo el día de realización y la hora de inicio. Es imprescindible que sea un horario en el que puedan participar todos los miembros del equipo en remoto que es necesario que estén presentes por su relevancia. Todas las partes deben confirmar su asistencia en la agenda constituida.
En la información facilitada se debe especificar la duración y el código de acceso en el caso de necesitarse. También un contacto para aquellos que tengan alguna incidencia tecnológica o de alguna otra índole antes del inicio. Tener en cuenta las zonas horarias en caso de poseer trabajadores en diferentes lugares.
Envío de documentación
Todos los participantes deben tener con la antelación necesaria la información principal de los puntos que se desarrollan en la reunión. Se les debe facilitar todos los documentos, así estarán en el encuentro conociendo todos los datos y no se pierde el tiempo con explicaciones o poniendo en situación a los participantes.
Estructuración
Los componentes de la reunión online deben recibir toda la información de los temas a tratar así como la estructura del encuentro, con los horarios y puntos del día, para que de esta manera todos tengan claro el motivo del encuentro y no aparezcan temas alternativos que hagan que se alargue en el tiempo y sea menos productivo.
La estructura tiene que quedar bien clara a todos, así como los asuntos a desarrollar correctamente delimitados y el objetivo central del evento. Las reuniones largas aburren y se hacen tediosas para los participantes, motivo por el cual pueden perder la concentración. Es este caso programar descansos.
Establecer las funciones
En el programa queda marcado las personas que van a intervenir y presentar los temas. Son las designadas para que la conversación sea fluida mediante un guion, con la posibilidad si se precisa que el resto de miembros puedan también intervenir para aportar sus opiniones.
También se escoge a un integrante para que sea el encargado de documentar el encuentro para consultarlo posteriormente tanto los mismos participantes como otras personas.
Es importante que haya la figura de un responsable de dirigir la reunión para que no se encalle en ningún punto, dirija los debates y sea el encargado de iniciar la interacción y darla por finalizada.
Debe tener habilidades para controlar que los participantes mantengan la concentración y no se distraigan o desconecten, además de involucrar a los miembros del equipo menos participativos o más introvertidos, para que nadie monopolice la conversación.
Se encarga de presentar al inicio a los asistentes, dar turnos de palabra para que no se solapen, que no se produzcan faltas de respeto y que se mantenga un buen clima de confianza.
Explicar las reglas básicas
Para el correcto funcionamiento es necesario que la reunión virtual se desarrolle bajo unas normas que se tienen que explicar a los asistentes y que guíe su comportamiento a lo largo de la reunión remota.
Deben darse a conocer aspectos como los minutos antes de la hora de inicio en la que deben conectarse para poder estar preparados a tiempo y no se produzcan retrasos, hacer comprobaciones de video y audio, y que mantengan en silencio el micrófono cuando no hablen para que no se cuele ningún ruido molesto que entorpezca la conversación.
Elige la plataforma
La herramienta para reuniones online a utilizar debe tener todas las características necesarias para copar las necesidades de comunicación y colaboración de los usuarios.
Es preciso tener en cuenta aspectos como la calidad del video y el audio, envío de archivos, chat, compartir pantalla y una pizarra virtual.
Antes de comenzar el evento es preciso hacer pruebas técnicas para comprobar que la aplicación para reuniones online funciona correctamente a cada participante. Es recomendable utilizar siempre la misma plataforma para que todos estén familiarizados con su funcionamiento.
