La productividad en el trabajo es una habilidad fundamental para el éxito profesional. Es una manera de medir el rendimiento de la persona. La tecnología facilita las actividades laborales, pero toda la capacidad que aporta se debe saber aprovechar.
Enfrentar múltiples tareas, cumplir plazos ajustados y mantenerse concentrado en un entorno con distracciones supone poner mucho de si mismo para maximizar el tiempo y los resultados.
A continuación encontrarás los mejores métodos de productividad en el trabajo. Todos han demostrado su eficacia si se siguen sus características.
Técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo que consiste en dividir el trabajo en intervalos de duración llamados pomodoros, de 25 minutos de trabajo seguidos de 5 de pausa. Después de completar cuatro periodos, se toma un descanso más largo de 20 a 30 minutos.
Puntos principales
- Se basa en temporizar el trabajo en intervalos de actividad y pausa para maximizar la eficiencia.
- Se deben seguir 6 objetivos para simplificar el trabajo y alcanzar los objetivos: valorar el esfuerzo requerido, educir las interrupciones, estimar el esfuerzo por ocupaciones, aumentar la efectividad, determinar un horario y definir los objetivos.
Cómo aplicar la técnica Pomodoro
- Escoge una tarea que deseas realizar.
- Configura un temporizador de 25 minutos.
- Concéntrate exclusivamente en la actividad durante ese tiempo.
- Marca el logro al finalizar los 25 minutos.
- Realiza una pausa de 5 minutos.
- Después de completar cuatro intervalos de trabajo, toma un descanso más largo de 20 a 30 minutos.
Principio de Pareto
El principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20 o la ley de los pocos vitales, establece que el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. Este principio se aplica en diversos ámbitos, como la productividad, el trabajo, la economía, la política y temas sociales.
Cómo aplicar la ley de Pareto
- Priorizar proyectos y objetivos basados en beneficios y recursos disponibles.
- Marcar una estrategia que enfoque los esfuerzos en tareas y clientes más productivos.
- Resolver problemas identificando las causas principales y reaccionando rápidamente.
Utilizar el Diagrama de Pareto, una herramienta visual que muestra las prioridades y frecuencias de los problemas, para tomar decisiones informadas.
Tráguese ese sapo
Tráguese ese sapo, de Brian Tracy, es un libro que utiliza la metáfora de comerse una rana viva en la mañana para representar la realización de la tarea más difícil o desagradable al inicio del día. El texto ofrece 21 estrategias para mejorar la productividad y la satisfacción personal por afrontar desafíos y tomar decisiones rápidas y acertadas.
Puntos importantes
- Priorizar las labores, establecer objetivos claros y dividirlos en acciones concretas.
- Ayuda a combatir la procrastinación y a mantenerse enfocado y disciplinado.
- Aplicar la metodología implica comenzar con la tarea más importante, mantener el enfoque hasta completarla y planificar el día con antelación.
- Es útil para aquellos que tienen dificultades para establecer prioridades, procrastinan, desean ser más productivos o se sienten abrumados por el trabajo.
Cómo aplicar la técnica Tráguese ese sapo
- Define objetivos y divídelos en ocupaciones concretas.
- Prioriza el trabajo, empieza la jornada con la más difícil y evita distracciones hasta completarla.
- Concluye una labor antes de pasar a la siguiente para mantener el enfoque.
- Adopta una actitud positiva para completar retos y resolver problemas.
- Planifica con antelación, prepárate para el día siguiente organizando tus objetivos y prioridades.
Técnica Flowtime
La técnica Flowtime es una alternativa a la Pomodoro que permite gestionar el tiempo de manera eficiente y maximizar el rendimiento. Se basa en mantener periodos de concentración elevada sin restricciones de duración y eliminar distracciones durante los descansos.
Principales puntos
- Se enfoca en periodos de concentración sin limitaciones de tiempo.
- Se basa en realizar pausas solo cuando sea necesario y no interrumpir el flujo de trabajo.
- El usuario tiene el control total sobre su gestión del tiempo y puede decidir cuándo trabajar y cuándo reposar.
- Proporciona beneficios como el seguimiento detallado del periodo dedicado a cada deber, identificar los momentos de mayor concentración y rendimiento, detectar distracciones y conocer los lugares más productivos.
- Es adecuado para personas que trabajan en entornos digitales, requieren creatividad y resolución de problemas.
Aplicación de la técnica Flowtime
- Selecciona una tarea específica y concéntrate en ella sin restricciones de tiempo.
- Elimina las distracciones y enfócate en un solo objetivo.
- Toma descansos cuando lo necesites, según las pautas recomendadas (5 minutos para 25 minutos o menos de trabajo, 8 para 25-50 minutos, 10 para 50-90 y 15 para más de 90).
- Registra la hora de inicio y finalización para analizar patrones y mejorar la planificación.
- Identifica los momentos de mayor concentración y provecho para planificar tu agenda.
Método Seinfeld
- El Método Seinfeld es una técnica de eficiencia que se basa en la constancia para vencer la procrastinación y fomentar la productividad. Consiste en establecer un hábito diario lo suficientemente importante y simple como para completarlo todos los días.
Puntos importantes
- Se caracteriza por la constancia y la creación de hábitos diarios.
- El objetivo es establecer una cadena de cumplimiento y evitar romperla
- Se utiliza un calendario físico para marcar la ejecución de la actividad diaria.
- Proporciona beneficios como la responsabilidad, la organización y la motivación.
- La constancia es fundamental para alcanzar metas y superar obstáculos.
Aplicación del Método Seinfeld
- Define un objetivo específico y un quehacer diario relacionado con ese objetivo.
- Consigue un calendario físico de gran tamaño y cuélgalo en un lugar visible.
- Marca con una X cada día que completes la obligación designada.
- Mantén la constancia y evita romper la cadena.
- Si un día no puedes completar el cometido, analiza por qué y busca formas de evitar que vuelva a suceder.
Matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es un método de productividad que ayuda a priorizar tareas según su urgencia e importancia. Permite dividirlas en cuatro categorías: hacerlo (urgente e importante), programarlo (importante pero no urgente), delegarlo (urgente pero no importante) y eliminarlo (no urgente ni importante).
Principales puntos
- Se divide en cuatro cuadrantes: hacerlo, programarlo, delegarlo y eliminarlo.
- Hacerlo: tareas urgentes e importantes que deben completarse de inmediato.
- Programarlo: labores importantes pero no urgentes, que se deben planificar y controlar el tiempo para completarlas.
- Delegarlo: quehaceres urgentes pero no importantes, que se pueden asignar a otras personas.
- Eliminarlo: actividades que no son urgentes ni importantes y que se pueden eliminar para evitar distracciones.
- Para aplicar la matriz, deben evaluarse las tareas y asignarlas a los cuadrantes correspondientes.
- Se recomienda asignar colores a los cuadrantes para hacer la matriz más visual y asociar cada color con el tipo de actividad.
- Es importante definir las prioridades por uno mismo y no dejarse influenciar por otras personas.
- Se sugiere limitar los deberes en cada cuadrante y completarlos antes de agregar nuevos.
Cómo aplicar la matriz de Eisenhower
- Hacer una lista de tareas.
- Evaluar cada una y determinar su urgencia e importancia.
- Asignarlas individualmente a uno de los cuatro cuadrantes de la matriz.
- Establecer prioridades dentro de cada cuadrante.
- Realizar las del cuadrante hacerlo de inmediato.
- Programar las del cuadrante programarlo para realizarlas en el futuro.
- Delegar las del cuadrante delegarlo a otros miembros del equipo.
- Eliminar las del cuadrante eliminarlo que no aportan valor.
- Revisar y actualizar regularmente la matriz para mantener la gestión.
Timeboxing
El Timeboxing es una metodología que consiste en asignar una duración específica a cada actividad, lo que ayuda a mejorar la productividad y el enfoque. Establecer límites de tiempo impulsa a trabajar de manera más concentrada y se fomenta la finalización de tareas dentro de ese período determinado.
Dividir las labores grandes en objetivos más pequeños evita la sensación de que nunca terminarán y se mantiene la motivación.
Principales puntos
- Facilita asignar una duración fija a cada actividad.
- Permite una mejor organización y priorización de tareas.
- Desarrolla habilidades de toma de decisiones y resolución de problemas.
- Aumenta la productividad y la motivación.
- Se puede aplicar dividiendo los ocupaciones grandes en objetivos más pequeños.
- Es importante establecer plazos realistas y evitar interrupciones.
Cómo aplicar la técnica Timeboxing
- Establecer metas claras y alcanzables para cada tarea.
- Asignar una duración sensata a cada actividad.
- Utilizar un temporizador para controlar el tiempo dedicado a cada una.
- Tomar descansos breves entre quehaceres para despejar la mente.
- Revisar y evaluar el trabajo al finalizar para realizar mejoras en futuras planificaciones.
Método POSEC
El Método POSEC proporciona priorizar, organizar, racionalizar, economizar y contribuir a las tareas laborales, personales y sociales. Su aplicación ayuda a mejorar el rendimiento y la calidad de vida, especialmente para aquellos que trabajan desde casa y buscan equilibrio entre responsabilidades profesionales y personales.
Principales puntos
- Establecer metas y escribirlas, incluyendo obligaciones profesionales y actividades de ocio.
- Ordenar las tareas por prioridad utilizando una agenda o calendario.
- Materializar cada punto marcado con constancia y disciplina.
- La Técnica POSEC se basa en la Pirámide de Maslow, que se concentra en satisfacer las necesidades humanas básicas personales antes de dirigir la atención a la sociedad.
Cómo aplicar el método POSEC
- Valora y escribe las metas a alcanzar, tanto en el ámbito personal como laboral.
- Establece un orden de prioridades para estos deberes, considerando la importancia, la urgencia y los resultados deseados.
- Utiliza una agenda o calendario para planificar las jornadas y asegurarse de cumplir con las prioridades.
- Organiza los quehaceres de manera estructurada para evitar dejar temas pendientes.
- Racionaliza las responsabilidades que pueden no ser agradables pero necesarias para alcanzar los objetivos, automatizando procesos cuando sea posible.
- Economiza tiempo para realizar labores importantes pero no urgentes, como actividades de ocio y socialización, que aporten bienestar y equilibrio.
- Contribuye a la sociedad y mejora como persona, realizando acciones que beneficien a los demás.
- Analiza periódicamente el funcionamiento y realiza ajustes si es necesario para ser más eficaz.
Método Ivy Lee
El método Ivy Lee es un sistema para aumentar la productividad. Se centra en priorizar y mantener la concentración en un pequeño número de deberes diarios. Es una metodología simple para no pensar en múltiples cosas al mismo tiempo, que permite reducir el desgaste físico y mental.
Puntos principales
- Se deben seguir pasos concretos, como hacer una lista de labores, priorizarlas y comenzar por lo más importante.
- Si una tarea no se completa, se traslada para el día siguiente.
- Es preciso repetir el proceso todos los días para mantener la gestión estratégica.
Cómo aplicar el Método Ivy Lee
- Al final de cada día, haz una lista de 6 actividades para el día siguiente tanto personales como laborales.
- Comienza por la más importante y mantén la concentración en ella hasta completarla.
- Si alguna no se completa, trasládala para el día siguiente y priorízala.
- Repite este proceso diariamente, creando una nueva lista al final de cada día.
Método Zen To Done
El método Zen To Done (ZTD) es un sistema de productividad que se caracteriza en la creación de hábitos simples para alcanzar objetivos de manera competente y sin estrés. Esta técnica es una versión simplificada del método Getting Things Done (GTD) y se centra en el hacer y en la implementación de costumbres.
Puntos destacados
- Se dirige en desarrollar rutinas simples para lograr una gestión eficiente del flujo de trabajo.
- Se basa en 10 hábitos que deben adquirirse de manera individual y progresiva.
- Incluyen recopilar todas las tareas, tomar decisiones sin postergar, priorizar actividades importantes y concentrarse en una a la vez.
- Encontrar pasión en el trabajo ayuda a mantener la motivación y la productividad.
Aplicación del Método Zen To Done
- Recopila todos los quehaceres en una lista escrita en papel o en un dispositivo electrónico.
- Toma decisiones sin postergar y priorizar las acciones más importantes.
- Confecciona listas sencillas y claras para tener un control.
- Organiza el espacio de trabajo y mantenlo limpio y ordenado.
- Revisa las tareas diaria o semanalmente para evaluar el progreso y realizar ajustes.
- Establece rutinas que ayuden a estructurar el día y mantener la eficiencia.
Técnica Alpen
La técnica Alpen es una metodología de productividad que se basa en la creación de una lista de quehaceres para administrar y priorizar las actividades de manera efectiva. Aporta una mejora en la organización, mayor enfoque, reducción del estrés, aumento del rendimiento, mayor motivación y flexibilidad.
Principales puntos
- Se fundamenta en la creación de una lista de tareas.
- Establece prioridades para decidir qué labores son importantes y urgentes y colocarlas en la parte superior de la lista.
- Ayuda a organizar y priorizar las responsabilidades.
- Permite calcular el tiempo necesario para cada una y considerar pausas para evitar la fatiga.
- Se enfoca en prioridades y delegar labores menos importantes a otros.
Cómo aplicar la técnica Alpen
- Escribe una lista exhaustiva de todas las actividades.
- Establece prioridades basadas en la importancia y urgencia de cada tarea.
- Estima la duración necesaria para cada una, incluyendo pausas y descansos.
- Planifica tiempo extra para imprevistos e interrupciones.
- Realiza un seguimiento diario y evalúa tus resultados regularmente.
Método Debo, Debería, Quiero
El método Debo, Debería, Quiero es una técnica de productividad que tiene como objetivo aumentar la eficiencia y promover el crecimiento personal y profesional. Consiste en organizar las tareas en tres categorías: Debo (urgentes e importantes), Debería (recomendables pero no urgentes) y Quiero (se disfrutan y pueden posponerse).
Puntos importantes
- Se recomienda priorizar las actividades del grupo Debo y completarlas al final del día.
- Intercalar quehaceres de los otros grupos ayuda a mantener la motivación.
- El sistema funciona mejor con metas a corto plazo y listas reducidas. Para objetivos a largo plazo, se recomienda utilizar otras técnicas de productividad.
Aplicación del método Debo, Debería, Quiero
- Cada mañana crea una lista de tareas diarias.
- Categoriza cada una en los grupos Debo, Debería y Quiero.
- Prioriza las labores del grupo Debo y completarlas primero.
- Intercala actividades de los otros grupos para seguir motivado.
- Al final de la jornada, revisa todo lo completado y evalúa el progreso.
