Tener una excelente comunicación escrita es fundamental para el teletrabajo. Es una cualidad imprescindible para que los equipos funcionen correctamente y alcancen los objetivos, así como para las personas que trabajan en solitario en remoto pero que interactúan con otras profesionalmente.
En buena parte de los empleos es necesario escribir diariamente y cuando realizas tus funciones laborales a distancia es un hecho del todo habitual. Por este motivo es tan importante tener unas habilidades de escritura correctas y consolidadas.
Utilizar el correo electrónico y enviar mensajes de texto en plataformas de comunicación y colaboración es muy común. Vivimos siempre conectados, con un constante intercambio de información. Una buena redacción garantiza que sepan lo que quieres transmitir.
Hay aspectos que interfieren en la comunicación escrita. Por este motivo es tan importante expresarse correctamente y la que comprensión lectora del remitente sea sencilla, para no confundir al receptor. Porque no hay los elementos que ayudan al entendimiento que caracterizan a la comunicación verbal y visual. Tampoco existe el tono de voz, que permite comprender el sentido del mensaje cuando tienes a la otra persona delante.
El mayor peligro es no entender el contenido del mensaje, tanto en su totalidad como en alguna de sus partes. Una mala redacción y una falta de claridad provocan retrasos en el flujo de trabajo, afecta a la organización, la planificación y puede tener repercusiones económicas negativas.
La comunicación escrita en la empresa es muy relevante y requiere de habilidades específicas. Para unas personas escribir es muy fácil, pero a otras se les hace terriblemente complicado, ya sea a mano o cuando se trata de teclear.
Debes darle un enfoque formal en el entorno de trabajo, porque queda registrado, y se puede consultar posteriormente. También es fundamental que no se produzcan errores de gramática y ortografía. Siempre es necesario consultar un diccionario, que puede estar en una aplicación o un gestor de textos.
Antes de enviar o entregar un documento, comprueba si el mensaje y el tono que utilizas es el apropiado. Repásalo siempre.
¿Cuáles son las cualidades de la comunicación escrita?
Existen aspectos que interfieren en la comunicación escrita. Para que no ocurran en el ámbito empresarial es necesario seguir las mejores prácticas para que no se produzca una falta de comprensión de los conceptos.
Valora la intención del mensaje
Debes tener claro que cuando escribes algo tiene un propósito. Piensa en el motivo de tu mensaje. Por lo tanto, reflexiona para organizar tus pensamientos y a quién va dirigida la comunicación escrita, si es a una sola persona, a varias, a un segmento concreto o una audiencia entera.
Debes saber elegir las palabras correctas para que el mensaje sea comprensible para quién te diriges.
Escribe para una audiencia
Medita a quien va dirigido, la temática de la información que vas a transmitir y el tono que utilizarás. Las personas a la que va destinado marcará el vocabulario y la manera de expresarse, así como si deben encajar ciertas formalidades.
No es lo mismo enviarle un email a un miembro del equipo para comunicarle cualquier asunto, que redactar un informe para el director general de la empresa.
Una vez escrito si lo lees comprobarás si has acertado en estas características o debes cambiar algún aspecto para hacerlo más adecuado y comprensible. El destinatario debe tener un contexto sobre aquello que le comunicas, porque si no se puede perder al no saber de qué le hablas.
Debes ponerte en su lugar y saber que conoce sobre el tema y si le tienes que poner en antecedentes para que sepa y comprenda el tema.
Confecciona una buena estructura
Para hacerse entender correctamente es preciso que el contenido tenga una estructura de párrafos acertada en su construcción, para hacer posible la comprensión sin problemas.
El texto debe seguir una lógica con un inicio con la presentación del motivo del mensaje, una explicación en el bloque central y una conclusión.
Si lo necesitas en un inicio hazte un borrador para saber que conceptos vas a poner en cada lugar. Un esquema para textos largos es una buena solución para abordar todos los puntos y que no se te olvide ninguno.
Máxima simplicidad
El mensaje tiene que ser claro y conciso, no quieras introducir demasiada literatura, con palabras rebuscadas y de difícil comprensión en su significado y expresiones rimbombantes. No adornes las frases para parecer más inteligente y querer impresionar al receptor.
Utiliza frases cortas y con las palabras adecuadas. Tampoco uses jerga que sea inadecuada para los lectores. Lo más conveniente es escribir cuantas menos palabras mejor, con un vocabulario simple de fácil comprensión, para que no se produzcan dudas en la intención del mensaje y en aquello que quieres transmitir. Antes de redactar ten claros los puntos que quieres abarcar.
Explica los conceptos
En según qué temática pueden aparecer algunas palabras y términos que un público que no esté habituado o no sea del sector será difícil que comprenda, situación que provoca que se pierda información y que el mensaje no sea completo.
Por este motivo es necesario explicar los conceptos que puedan ser desconocidos, como palabras en otros idiomas y terminología de un sector en concreto. Estas apreciaciones dependen de a quién va dirigida la comunicación.
Repasa el material escrito
Una vez hayas escrito toda la información, antes de enviarla realiza un repaso exhaustivo, para comprobar que se entiende bien todo el contenido y que no se producen errores ortográficos y gramaticales. También que exista una coherencia en todo el texto.
Ve con tranquilidad si tienes tiempo, no hay prisa. El objetivo es que esté correctamente escrito, sea legible, haya fluidez y no te olvides nada relevante. Si lo ves necesario hasta lo puedes leer en voz alta para descubrir errores.
Utiliza correctores ortográficos. Hay herramientas gratuitas online y también de pago. Microsoft Word tiene este servicio y funciona muy bien.
Verifica que utilizas un vocabulario correcto
Cuando escribes el contenido asegúrate que todas las palabras que utilizas tienen el significado que crees. Confirma que el sentido de cada vocablo es el que piensas. Si no es así puede llevar a una confusión en el lector, que no entienda el contenido completo.
También que sea diferente lo que comprende en la totalidad del mensaje o en alguno de los puntos. Ten especial cuidado con el vocabulario y no introduzcas algún término con connotaciones peyorativas.
Anota las ideas
Mantén una libreta y un bolígrafo a mano para cuando te surjan ideas. Así no se perderán si no las anotas al momento. Esta acción la puedes llevar a cabo con el mismo ordenador y anotarlo en un documento de texto o aplicaciones para tomar notas. También con el teléfono móvil escribiéndolo como nota o bien grabándote a ti mismo hablando sobre la idea.
Estos pensamientos los tendrás claros cuando los vayas a consultar en el momento que tengas que escribir la comunicación y ganarás en contexto.
Margen de mejora
Si tienes alguna duda o crees que no comunicas bien aquello que deseas transmitir, no tengas problemas para pedir ayuda a alguien que se desarrolle mejor en cualidades de escritura. Esta es una habilidad que se aprende con el tiempo y como todo proceso, mantiene su evolución y margen de mejora. Con la práctica irás mejorando.
De la misma manera si alguien te hace algún comentario o apreciación, te lo debes tomar bien porque te encuentras en un proceso de aprendizaje. Estas opiniones contribuirán a tu preparación y progreso.
Lee y escribe todos los días
No hay nada mejor para que las habilidades de escritura sean correctas que escribir y leer cada día. Te enriquece el vocabulario y la gramática. Las cosas que se hacen a menudo te permiten ganar en agilidad y mejorar tus capacidades.
Trabajar en remoto supone comunicarte diariamente por voz y por escrito. Además lees los mensajes que te llegan de diferente índole, tanto laborales como personales, a lo que se suma tus hábitos de lectura por placer tanto sobre papel como en una pantalla. La costumbre te proporcionará escribir con facilidad y mejorar la redacción.
Mejora la comunicación escrita con la práctica
Mejorar las habilidades de comunicación escrita se consigue a base de práctica. Con el tiempo ganas en confianza y estilo. Notarás que cada día lo haces mejor.
Con la experiencia integras elementos de claridad, simplicidad, el tono y hasta de gramática. Los aspectos que en un principio te cuestan más y debes pensarlos con mayor empeño, saldrán solos si continúas con el proceso de escritura.
Comprobarás como se produce una evolución y una mejora en cada texto. Se trata de poner los conocimientos en práctica, no solo tener la teoría. Es la manera de conseguir soltura e ir más rápido. También podrás introducir originalidad y nuevas expresiones.
La comunicación efectiva se materializa con una comprensión máxima por parte del lector, que agradece la claridad de la información e impulsa la creatividad. Es una mejora de tu trabajo y te permite ganarte una reputación de hacer las cosas bien hechas y saberlas transmitir.
