Existen infinidad de métodos de productividad. Uno de ellos es la matriz de Eisenhower, en la que el objetivo es priorizar tareas por la urgencia e importancia que requieren para conseguir los resultados. Para alcanzar las metas es necesario una planificación y saber priorizar.
Unos de los principales problemas que existen que afectan de forma directa al rendimiento y la gestión del tiempo es no saber anteponer necesidades por el carácter que precisan. Con la información que posees y la experiencia es preciso hacer una evaluación y realizar una programación para que no se retrasen tareas y decisiones, para que no se acumulen y causen demoras y que no se cumplan objetivos y fechas.
Cualquier ámbito solicita un aprendizaje y desarrollar un proceso. Saber cómo usar la matriz de Eisenhower permite realizar un seguimiento de la gestión del tiempo y priorizar tareas, para evitar situaciones de estrés, dejar de procrastinar y ser más productivo.
Este sistema también es conocido con otras denominaciones, como caja de Eisenhower, método de Eisenhower, tabla de Eisenhower, matriz de gestión del tiempo y matriz urgente-importante.
Cómo funciona la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower divide las tareas en 4 categorías. Las que realizarás primero, las que dejarás para más tarde, las que delegarás y las que eliminarás. Es un sistema que proporciona una visión del contexto en el que te encuentras para asegurar que los niveles de productividad y los resultados de las metas se cumplen a base de saber priorizar.
Los 4 cuadrantes de la matriz de Eisenhower son:
1. Hacerlo
Son las tareas y decisiones urgentes e importantes, las que primero se tienen que completar de inmediato. Debes actuar rápidamente porque cualquier demora tiene consecuencias graves en los objetivos. Tienen especial relevancia y fecha límite para acabarse.
En muchas ocasiones aparecen de improviso, son incidencias a solucionar en breve y son las que generan mayor cantidad de estrés y agotamiento.
En este cuadrante se sitúan los imprevistos de todo tipo, como suplir a un compañero, afrontar una reparación en casa o cumplir con la fecha límite.
2. Programarlo
Se trata de tareas importantes, pero que no son urgentes. Contribuyen para conseguir los objetivos a largo plazo. Se programan y debes controlar la gestión del tiempo para completarlas satisfactoriamente y con los términos adecuados.
Permiten ser proactivo y desarrollar las propias habilidades. Con una buena planificación evitas problemas. Estas funciones se posponen en favor de las urgentes, que necesitan una actuación inmediata.
En este grupo está la planificación de objetivos, la creación de redes profesionales y aprender nuevos conocimientos y habilidades.
3. Delegarlo
Son labores urgentes pero no importantes, que se pueden delegar en otros componentes del equipo. Se tienen que realizar enseguida, pero no suponen que requieran tu atención directa.
Esta actuación proporciona que el manejo del tiempo sea positivo para no ocuparlo en tareas de las que se pueden encargar bajo tu supervisión otras personas. De esta manera no suponen un desgaste de energía y puedes centrarte en otros aspectos.
En el tercer cuadrante se encuentran el trabajo rutinario, responder llamadas de teléfono y correos electrónicos, y las reuniones que no son relevantes.
4. Eliminarlo
Ni urgentes ni importantes. Son tareas que perfectamente se pueden suprimir porque suponen una distracción y no poder enfocarse en las cosas relevantes.
Impiden progresar en el proyecto, afectan directamente en el flujo de trabajo y en el cumplimiento de objetivos. La opción más acertada es eliminarlas porque no aportan nada positivo.
Agrupa aspectos que permitan quitar malos hábitos, como navegar por internet y las redes sociales durante mucho tiempo, mirar la televisión excesivamente o hacer pausas demasiado prolongadas.
Cómo diferenciar entre lo importante y lo urgente
Una de las fórmulas de la productividad es alcanzar los objetivos a través de un proceso en base al volumen de trabajo y la administración del tiempo que se realiza para dicho fin. Establecer prioridades de las tareas y las decisiones es clave para el éxito.
Para conseguirlo tienes que saber diferenciar entre las cosas que son importantes y las que son urgentes, que marcarán el orden a efectuarlas según las prioridades que establezcas. No deben confundirse los dos términos.
Los aspectos urgentes son aquellos que deben afrontarse al momento porque si no las consecuencias también se producen al instante. Los importantes son más a largo plazo, así como sus repercusiones.
Existen una serie de elementos que debes tener en cuenta:
- La urgencia de una tarea se basa en buena parte por los plazos delimitados, mientras que la importancia se establece por el impacto que tendrá.
- Entre dos tareas iguales la más importante es aquella que permite tener mejores resultados o bien tiene las consecuencias más graves si no se realiza.
- Las tareas urgentes se tienen que abordar en primera instancia, de forma inmediata, porque es indispensable completarlas con rapidez.
- Cuando dos actividades consumen el mismo tiempo, primero se hace la que tenga una fecha límite para ser finalizada.
- En la situación en la que dos tareas poseen la misma fecha límite, primero se realiza la que supone un mayor tiempo para efectuarla.
- Tiene menos urgencia una tarea que no tiene un plazo límite.
- Aumenta la urgencia cuando respecto a la planificación inicial incrementa la previsión de tiempo para que una labor se concluya.
Cómo gestionar el tiempo y priorizar las tareas
Para realizar de manera efectiva el método de Eisenhower es necesario realizar un ejercicio en el que se trata de comprobar tus actividades diarias, tanto a nivel personal como laboral. La lista es una realidad que te llevará a hacer una planificación del control del tiempo en cuanto a las tareas a efectuar.
Debes evaluar estas circunstancias para asignar cada una a un cuadrante. Esta clasificación es un recurso para establecer procesos, entre los cuales la automatización ocupa un lugar importante.
Invierte tiempo en confeccionar una planificación que permita tener una correcta administración de las tareas, cuando completarlas y así te puedas anticipar a cualquier tipo de incidencia que surja.
Consejos para realizar la matriz urgente-importante
En cada ocasión que tengas que realizar la tabla de Eisenhower valora cómo definir y establecer prioridades. Aquí tienes unas recomendaciones para potenciar su efectividad.
Asigna un color a los cuadrantes
El cerebro reacciona ante los colores y hace captar la atención. Para hacerlo mucho más visual y desarrollar las asociaciones entre las tonalidades y el tipo de actividades a realizar, pon un color a cada cuadrante. El que quieras en cada uno de ellos y que te permita relacionar fácilmente con las labores a efectuar.
Escoge tú mismo las prioridades
La planificación la debe hacer uno mismo conforme a las tareas que tenga por delante. En esta programación no debes dejar que otras personas influyan en tus decisiones de definir qué es lo verdaderamente importante y que es lo más urgente. Tu realidad no tiene por qué coincidir con la de los demás. Tienes que ser responsable de tu organización y evitar que los demás te distraigan en el camino de alcanzar los objetivos.
Limita las tareas
Para no saturarte cada categoría no debe sobrepasar las 10 actividades a realizar. Antes de agregar una nueva labor, tienes que completar otras para no acumular el trabajo ni las decisiones. La acción fundamental es completarlas. Puedes separar las actividades profesionales de las personales o escribirlas conjuntamente para que no exista ningún desequilibrio.
Beneficios de la matriz de Eisenhower
La tabla de Eisenhower ofrece una serie de beneficios para mejorar significativamente la productividad y administración del tiempo. Las principales ventajas son:
- Priorización de tareas: permite identificar y priorizar las tareas de manera efectiva a través de realizar una lista de pendientes en función de su importancia y urgencia. Así te enfocas en aquellas que tienen un mayor impacto en tus objetivos.
- Gestión del tiempo: desarrolla la optimización del tiempo de manera más eficiente al categorizar las actividades en los cuadrantes correspondientes. Te ayuda a concentrarte en las tareas clave y a utilizar el tiempo de manera más productiva.
- Toma de decisiones: aporta un marco visual para tomar decisiones en base a la importancia y urgencia de cada labor, para tener claro cuáles abordar primero y cuáles posponer. Esta circunstancia facilita evitar la parálisis por análisis y a tomar acciones rápidas y eficientes.
- Reducción del estrés: priorizar facilita reducir el estrés y no sentirse abrumado con cualquier aspecto. Te brinda una sensación de control sobre tus responsabilidades y te permite abordarlas de manera más tranquila y organizada.
- Enfoque en metas a largo plazo: Asignar tiempo a cada ocupación importante pero no urgente permite no caer en la trampa de estar ocupado con todos aquellos elementos que no te acercan a tus objetivos a largo plazo.
- Mejora en la productividad: centrarte en las labores que tienen un impacto real favorece completar más trabajo de calidad en menos tiempo. Eliminas las distracciones y las acciones superfluas, además de dirigir tu energía hacia lo que realmente importa.
- Equilibrio entre vida laboral y personal: facilita equilibrar tus responsabilidades laborales y personales. Con una lista de tareas pendientes y su priorización aseguras dedicar tiempo a tu crecimiento personal, a tus seres queridos y a actividades que te aportan satisfacción.
Aplicación del método
La matriz urgente-importante es una herramienta flexible que se puede aplicar en una amplia variedad de situaciones para ayudarte a priorizar y gestionar el tiempo. Aquí hay algunos escenarios comunes en los que la matriz puede ser útil:
- Tareas laborales: determina qué labores y decisiones requieren tu atención inmediata y cuáles pueden posponerse para más adelante.
- Gestión de proyectos: permite concentrarte en las acciones y responsabilidades que contribuyen directamente al éxito del proyecto y se aborden de manera oportuna.
- Planificación personal: facilita organizar las tareas diarias, semanales o mensuales para tener una planificación concreta.
- Estudios y educación: posibilita clasificar tus asignaciones, proyectos y estudios en función de su importancia y urgencia para centrar esfuerzos.
- Tareas domésticas: tiene aplicación en el hogar para establecer prioridades y gestionar las labores domésticas y las responsabilidades familiares.
Origen de la caja de Eisenhower
La denominación de esta estrategia de productividad proviene de Dwight D. Eisenhower, que fue el 34º presidente de los Estados Unidos entre el 1953 y el 1961. Anteriormente fue una de las figuras destacadas en la victoria aliada en la Segunda Guerra Mundial como general 5 estrellas del ejército norteamericano y comandante supremo de las fuerzas aliadas en el frente de la Europa occidental.
En su carrera como militar y político, se encontró con multitud de circunstancias y tuvo que tomar decisiones complicadas, que lo llevó siempre a establecer objetivos y administrar el tiempo y la carga de trabajo de manera adecuada y productiva, a través de saber priorizar.
En un discurso que realizó en 1954 citó a un rector universitario que da origen al método: “tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.
En el libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, Stephen R. Covey recopiló las ideas del expresidente estadounidense para desarrollar la herramienta para priorizar tareas, la matriz de Eisenhower, que es todo un best seller y se sigue vendiendo con la misma vigencia que cuando lo escribió.
