La concentración para iniciar una tarea no siempre es tan evidente. Por este motivo se utilizan estrategias de productividad para que tanto el arranque como el desarrollo de una labor se realicen de forma continuada hasta completarla.
Uno de estos métodos existentes, fraccionando el progreso, es la técnica Pomodoro, un sistema que ha demostrado su gran éxito en las últimas décadas y es utilizada por millones de personas en todo el mundo.
Su funcionamiento es muy sencillo, basándose en temporizar el trabajo en diferentes períodos de actividad y de descanso para ser más eficientes.
Estos intervalos contribuirán a que las tareas no se hagan pesadas, evitarán que aparezca la procrastinación y se realizarán en los periodos marcados inicialmente, sin sufrir retrasos y cumpliendo objetivos.
Se debe seguir una disciplina para que de los resultados esperados. Esta es una técnica que se puede asumir en el teletrabajo para concluir eficazmente cualquier proyecto.
¿Qué es la técnica Pomodoro?
Fue creada a finales de la década de los 80 del siglo pasado por el ingeniero informático italiano Francesco Cirillo en su etapa como universitario.
Su intención era la de mejorar la productividad, obteniendo los mejores resultados con menos esfuerzo y tiempo. Es una ecuación que ha seguido desarrollando en su etapa profesional.
La técnica Pomodoro es un sistema de gestión del tiempo, que sirve como soporte para trabajar con el tiempo y no ir contra el. Está tomado desde esta perspectiva, para administrarlo de una mejor manera y sacar todo el potencial de la persona.
Pomodoro en italiano significa tomate y esta estrategia de productividad está inspirada en un temporizador de cocina con la forma y el color de este fruto.
Todo el proceso del método se encuentra explicado en el libro La técnica Pomodoro, que cuenta ya con varias ediciones y está traducido a diversos idiomas.
Los lectores encontrarán en el la manera de vencer a la procrastinación a través de aumentar la capacidad de concentración y simplificar el trabajo, que permite la mejora de los objetivos marcados.
El método Pomodoro se organiza en 6 objetivos
Estos son los elementos básicos para simplificar el trabajo, los trucos de productividad para alcanzar los objetivos:
- Valora cuanto esfuerzo requiere una actividad: la hoja de tareas pendientes Pomodoro materializa una descripción visual del tiempo que has utilizado en cada una de ellas. Así tomas una perspectiva de la situación.
- Reduce las interrupciones: estas son uno de los grandes males a la hora de trabajar o completar una tarea, ya que quita la concentración y corta aquello en lo que se está centrado. Lo importante es evitar que se produzcan y seguro que en la mayoría de los casos se pueden posponer acciones, como devolver una llamada o contestar un email.
- Estima el esfuerzo por actividades: con la técnica dominada, cada uno podrá predecir los Pomodoros que serán necesarios para llevar a cabo las próximas labores programadas.
- Aumenta la efectividad: los contornos del Pomodoro son ajustables para que la eficiencia sea mayor, como utilizar los minutos iniciales para examinar lo hecho hasta entonces.
- Determina un horario: un programa ayuda a establecer el tiempo que se tiene para completar las tareas, los períodos de descanso que se poseen y saber apreciarlos para ser más productivo.
- Define los objetivos: esta estrategia de rendimiento personal permite marcar las propias metas que se quieren conseguir.
Cómo aplicar la técnica Pomodoro
El método consta de 6 pasos y para realizarlo solo se necesitan un temporizador, papel y un bolígrafo.
1. Escoge una tarea que te gustaría realizar
Elige sin problemas. No importa su relevancia, solo que sea una labor que llevas mucho tiempo retrasando y que sabes perfectamente que un día tienes que afrontar la situación y hacerla.
2. Pon el reloj para que suene en 25 minutos
Este será el periodo para dedicarte únicamente a la labor planteada, sin que se produzcan distracciones o interrupciones. Es un tiempo corto, ni media hora, por lo que es alcanzable si se posee la motivación necesaria.
3. Céntrate exclusivamente en la tarea hasta acabar el tiempo
El propósito es mantener la concentración durante los 25 minutos. Si alguna otra cosa se te pasa por la cabeza, déjalo para más tarde. Si no quieres que se te olvide siempre lo puedes apuntar en una hoja.
4. Pon una marca de verificación en el papel cuando suene el temporizador
Es la manera de hacer visible que has conseguido el objetivo de estar este intervalo de tiempo concentrado en la tarea. Es el primer objetivo cumplido y debes hacerlo visible.
5. Toma un descanso
El premio por conseguir el propósito inicial viene en forma de descanso, que servirá a cuerpo y mente para reposar. Las pausas deben ser de 5 minutos.
6. Tómate un descanso más extenso cada 4 intervalos
Cuando se hayan completado 4 períodos de trabajo debe tomarse un descanso más largo, de unos 20 o 30 minutos es lo aconsejable. De esta manera se afrontará con más fuerza la sesión siguiente.
Cómo te ayuda la técnica Pomodoro
Los beneficios de la técnica Pomodoro son variados, con la característica principal de mantener el enfoque en las tareas. El temporizador infunde un sentido de urgencia y ayuda a evitar la procrastinación.
- Corrige las interrupciones: evitará que se produzcan errores en el trabajo por falta de concentración, que se tenga que rehacer todo o una parte, o que se acumulen las horas extras, en cansancio y el estrés.
- Reduce las reuniones: si se va en la dirección correcta el número de encuentros y la duración de estos se verán notablemente reducidos.
- Disminución de los errores de estimación: las tareas se podrán simplificar aunque sean complejas y estarán mejor organizadas y definidas.
- Mejora en la confianza: entender el esfuerzo que se necesita para completar exitosamente cada labor permite que a nivel personal y en el equipo aumente de manera significativa la motivación, incrementando en paralelo la confianza de todos los integrantes y la responsabilidad que se pone cada uno para completar la tarea.
- El tiempo deja de ser un enemigo: de contrincante hostil a aliado. Seguir un hábito adecuadamente permite que los momentos estresantes se vean reducidos. Mejora el proceso de trabajo y evita tensiones entre los miembros de un mismo equipo.
- Cumple los plazos sin presión: la habilidad de simplificar los procesos para alcanzar los objetivos impuestos permite que se sea más preciso cuando se marcan los plazos y que el trabajo esté completado a tiempo, sin que se produzcan retrasos.
- Comparte con el equipo el mismo punto de vista sobre qué hacer: se ahorra mucho tiempo, malos entendidos y hasta dinero si todos los miembros del equipo tienen claro lo que tienen que hacer en cada momento del proceso. Las posibles dudas se disipan.
- Programación clara: la planificación correcta permite que no se produzcan cuellos de botella ni interrupciones. Todos tienen claro los objetivos, las tareas y los posibles cambios que se pueden producir dependiendo de las diferente variables, situación que evita que se produzcan fricciones entre los integrantes del equipo.
- Reduce la complejidad de las metas y la incertidumbre por alcanzarlas: los objetivos que no son realistas no se asumen porque son inviables. En cambio, sí que se ponen los que son coherentes.
- Optimiza el engranaje del equipo: la buena comunicación en el equipo es básica para cumplir objetivos. Esta debe ser clara y no provocar interrupciones en el flujo de trabajo, por lo que no se debe saturar con mensajes y nuevas directrices. Solo los necesarios.
