El correo electrónico es una herramienta imprescindible para los equipos remotos. Gmail es uno de los servicios más utilizados y dominarlo es interesante para que sea algo más que simplemente recibir emails a diario.
Tener bien organizada la bandeja de entrada es un medio útil para optimizar procesos de trabajo. La gestión del funcionamiento del correo electrónico permite no consumir tanto tiempo en el proceso de recibir y enviar mensajes.
Gmail abarca muchas funcionalidades que facilitan las tareas para que la comunicación y la colaboración con equipos y clientes sea la idónea.
Trucos de productividad y ahorro de tiempo de Gmail
Aprovecha las funciones que posee Gmail para enviar correos electrónicos profesionales y mejorar el rendimiento administrando de forma más eficaz la bandeja de entrada.
Personalizar el diseño de la bandeja de entrada
Puedes escoger como quieres que aparezcan los correos electrónicos en tu bandeja de entrada. Para efectuarlo ve a Configuración en el apartado Tipo de bandeja de entrada aparecen las diferentes opciones que tienes como la Predeterminada, Importantes primero, No leídos primero, Destacados primero, Prioritarios y Varias bandejas de entrada.
Creación de filtros
Para realizar automatizaciones mediante filtros ve a la barra de búsqueda y haz clic en el icono de Configuración. Aparecerá una serie de apartados que puedes rellenar en los que te interesa crear un filtro, como el remitente, el asunto o una palabra en concreto. Una vez rellenado pulsa en el botón de Crear filtro para elegir la acción que quieres que realice.
Tienes la posibilidad de Saltar recibidos (Archivarlo), Marcar como leído, Destacar, Aplicar etiqueta, Reenviar, Eliminar, No marcar nunca como spam, Marcar siempre como importante, No marcar nunca como importante, Clasificar como y Aplicar filtro también a las conversaciones que cumplan los criterios. Cuando esté hecha la elección pulsa en Crear filtro de nuevo.
Crear grupos de contactos
Si envías con regularidad correos electrónicos al mismo conjunto de personas lo más conveniente para ahorrar tiempo es crear grupos de contactos, que sirve para enviar el mensaje sin tener que escribir la destinación de cada destinatario.
Ve a la casilla de Aplicaciones de Google (9 puntos) que se encuentra en la parte superior derecha y clica en Contactos. Selecciona los que quieres incluir, clica en el icono de Etiqueta y después en Crear etiqueta, poniendo un nombre para designar al grupo.
Respuestas automáticas
En los momentos en los que no te encuentres disponible, como en vacaciones o los días en que no trabajas, tienes la opción de crear respuestas automáticas a los remitentes que te envíen un email.
En Configuración y Ver todos los ajustes en el apartado General encuentras al final Respuesta automática, que debes activar y rellenar los campos de la fecha de inicio y final, el asunto y el texto que deseas enviar. Posteriormente dale a Guardar cambios.
Programar emails
Puedes dejar preparado para enviar los correos electrónicos para no tener que pensar en hacerlo más adelante, o bien porque no podrás hacerlo. Cuando redactes el email al lado de Enviar hay una flecha que si clicas te aparece Programar envío, que te permite insertar el día y la hora para realizarlo.
Deshacer envíos
En las ocasiones en las que decidas deshacer el envío de un correo porque se ha producido algún error en él, como olvidarte adjuntar archivos o escribir mal el destinatario puedes frenar el envío.
Para ello una vez escrito y enviado en la zona inferior de la página clica en Deshacer. Puedes configurar las características de esta función a través de Configuración y Ver todos los ajustes.
En la pestaña General ve al apartado Deshacer el envío y selecciona el período de cancelación del envío, que puede ser de 5, 10, 20 o 30 segundos. Después dale a Guardar cambios.
Recuperar correos borrados
Los emails eliminados van directamente a la Papelera. Allí se encuentran durante un periodo de 30 días, si no los borras antes o vacias por completo la carpeta.
Para recuperar un correo es tan fácil como ir a Papelera, buscar el email que borraste, abrirlo y en el icono de Mover a que se encuentra en la parte superior seleccionar Bandeja de entrada.
La situación es diferente en el caso de haber pasado más de 30 días o el mensaje en cuestión haya sido eliminado de la Papelera. En este caso es preciso ir a la Herramienta de recuperación de mensajes de Gmail.
Para iniciar la recuperación pulsa en el botón Acceder para seleccionar la cuenta. A continuación haz clic en el botón de Continuar, rellena los parámetros que te piden y selecciona Continuar.
Bloquear a usuarios de deseados
Cuando recibes mensajes de spam o de remitentes no deseados tienes la opción de bloquear estas direcciones para no recibir los correos electrónicos que te envíen. Abre el mensaje de alguno que te interese bloquear, clica en Más (los 3 puntos) y selecciona Bloquear a.
Creación de plantillas
En las ocasiones que envíes el mismo tipo de correo electrónico tienes la posibilidad de crear una plantilla para no tener que repetir siempre el mismo proceso.
Primero debes habilitar la creación de plantillas. Lo activas si vas a Configuración y clicas en Ver todos los ajustes. En General y Avanzadas encuentras la sección de Plantillas, que debes habilitar. Una vez efectuado pulsa en Guardar cambios.
A continuación clica en Redactar y escribe el texto. En los 3 puntos que se encuentran debajo el mensaje ve a Plantillas y selecciona Guardar borrador como plantilla y después Guardar como plantilla nueva.
Si deseas cambiar una plantilla ya guardada ve a Guardar borrador como plantilla y después Guardar para sobrescribirla. Tienes la posibilidad de crear hasta 50 plantillas.
Insertar plantillas
Para usar una plantilla pulsa en Redactar y en los 3 puntos escoge Plantillas. En Insertar plantilla te permitirá elegir la que desees utilizar. Después de escribir el texto pulsa en Enviar.
Quitar el formato
En las ocasiones que pegas un texto en el correo y tiene un formato que no te interesa, selecciónalo, clica en los 3 puntos y después en Texto sin formato para que desaparezca como se introdujo.
Introducir una firma
Para poner tu propia firma al final del texto debes ir a Configuración y clicar en Ver todos los ajustes. En el apartado Firma pulsa en Crear para introducir una firma en cada correo que enviados.
Cuando redactes un email si clicas en el icono del bolígrafo que aparece debajo tienes las opciones de Gestionar firmas y que aparezca Sin firma.
Modo confidencial
En los correos con información relevante puedes introducir medidas de seguridad para que el texto, documentos y archivos adjuntos que se encuentren no se puedan reenviar, copiar, imprimir y descargar.
Además es posible configurar una caducidad de 1 día, 1 semana, 1 mes, 3 meses o 5 años, además que se requiera una contraseña. Para utilizar este sistema clica en Redactar, escribe el mensaje y adjunta los archivos.
En la parte de abajo aparece un icono con un candado y un reloj. Cuando lo clicas puedes introducir las características antes mencionadas. Pulsa en el botón Guardar y posteriormente en el de Enviar.
Corregir la ortografía y la gramática
Uno de los aspectos más relevantes en el envío de emails por asuntos laborales es no cometer errores de ortografía y gramática, porque dan muy mala imagen. Para solucionar este aspecto y tener un refuerzo para descubrir algún fallo que se pueda producir Gmail te proporciona herramientas.
Selecciona Configuración y Ver todos los ajustes. En la pestaña de General puedes activar las funciones de Gramática, Ortografía y Autocorrección. Después clica en Guardar cambios.
Cuando escribas el texto del email te aparecerán subrayados en azul los errores de origen gramatical y en rojo los ortográficos. Algunos fallos se corrigen de manera automática.
Traducir un texto
En las ocasiones en las que recibas un email en otro idioma tienes la capacidad de traducirlo para facilitarte el trabajo, sin tener que hacer un copia-pega en algún traductor online.
Solo tienes que ir a los 3 puntos que se encuentran en la zona de arriba de la derecha del correo y hacer clic en Traducir mensaje. Tienes la posibilidad también de cambiar el idioma que quieres que se haga la traducción.
Silenciar conversaciones
Cuando no quieras seguir una conversación en la que participas y dejar de recibir respuestas en la bandeja de entrada selecciona la conversación concreta y en Más haz clic en Silenciar.
Estas comunicaciones quedan archivadas y si las quieres consultar ve a Todos, que se encuentra en la parte izquierda.
Buscar correos de un remitente
Para que aparezcan los emails recibidos de una dirección concreta anota from:[denominación del remitente], que puede ser una persona, una empresa o entidad. Por ejemplo, para los mensajes recibidos de LinkedIn escribe from:Linkedin
Buscar emails importantes
El servicio de Gmail marca con una etiqueta de importante aquellos mensajes que provienen de direcciones con las que se contacta con frecuencia. Para encontrarlos apunta en la barra de búsqueda is:important para que te aparezcan los resultados.
Buscar correos antiguos
Para no tener que ir para atrás en la bandeja de entrada para consultar correos antiguos puedes localizarlos por años, ahorrándote mucho tiempo.
Para buscar los mensajes de un periodo determinado escribe after:[año], before:[año], older:[año] o newer:[año] para los que son después, antes, más viejos o más nuevos, respectivamente, de la fecha indicada.
Buscar archivos por tamaño
Para encontrar aquellos correos que tienen archivos adjuntos y deseas que aparezcan de un tamaño concreto, solo tienes que poner en el buscador size:[peso del documento]. Si quieres localizar los de 2 Mb escribe en el buscador size:2M.
Eliminar correos electrónicos para liberar espacio
Google te permite tener gratuitamente un espacio de almacenamiento de archivos de hasta 15 Gb con los servicios de Gmail, Google Drive y Google Photos.
Si te acercas a la cifra y no quieres contratar un plan de pago, debes eliminar aquellos correos que pesan demasiado. En la barra de búsqueda utiliza el mismo sistema que el anterior, anotando size:[número].
Te aparecerán los que tienes esas características y tendrás la oportunidad de borrarlos para ganar espacio de almacenamiento.
Buscar fotos
Si quieres encontrar los emails que tienen fotografías con un formato en concreto puedes hacerlo directamente escribiendo en el buscador filetype:[formato], como jpg o png. Anota filetype:jpg y aparecerán todos los que contienen este tipo de archivo.
