Ordenador portátil con una reunión de trabajo a través de videollamada con la aplicación Zoom

Cómo usar Zoom y realizar una reunión

Las aplicaciones de videoconferencias son una herramienta esencial para los teletrabajadores. Permiten estar comunicado y mantener reuniones desde cualquier lugar. Solo se necesita conexión a internet. Zoom es uno de los programas más populares del sector y posee varias funcionalidades para desarrollar las tareas de forma productiva.

Se puede utilizar en ordenadores de sobremesa, portátiles, tablets y teléfonos móviles y es compatible con Windows, macOS, Android, iOS y Linux. Tiene la versión básica que es gratis y varios planes de pago con diferentes características, que se ajustan a las necesidades profesionales.

Es una aplicación ideal para reuniones de trabajo virtuales, entrevistas, clases online y webinars. Entre otras funciones permite realizar videoconferencias entre dos personas, videollamadas grupales, escribir por chat, compartir pantalla, poner un fondo virtual, y grabar y transcribir las reuniones.

Cómo crear una cuenta de Zoom

Es un programa muy intuitivo con una interfaz sencilla y de fácil instalación. A través de la web de Zoom te registras y te autenticas con Google o Facebook. Una vez ya lo estás puedes clicar para descargar el software para Windows, Apple, Android, iOS y Linux .

Cuando abres la aplicación tienes 2 opciones. Si eres una persona a la que invitaron a un salón ir a entrar a una reunión e ingresar con el código que te han enviado. Puedes entrar sin audio y video para que no se conecten enseguida, sino cuando vaya a empezar.

En el caso de ser el anfitrión vas a ingresar, con tu cuenta y en el cartel que aparece clicas en abrir Zoom. Tienes el ID que es el número que haces llegar a los participantes de la reunión. En el menú ir a nueva reunión y unirse con el audio compartido.

En la parte inferior tienes las opciones iniciar y parar el vídeo e iniciar y silenciar el audio. Abajo también aparece para compartir pantalla, donde se puede elegir lo que verán el resto de personas. Tienes también la opción de pizarra. Hay la posibilidad de chatear (al grupo o una persona en privado) y levantar la mano. A la conclusión de la reunión puedes seleccionar salir de la reunión y que el resto se quede, o finalizar reunión para todos y que quede cerrada. Será en este instante en el que la grabación quedará guardada.

Si te invitan no es necesario crearte una cuenta de Zoom, pero sí que será obligatorio en el caso que el anfitrión restrinja la entrada a la reunión únicamente a usuarios que tienen perfiles de autenticación. También cuando se crean reuniones y tienes que enviar invitaciones. Si tienes cuenta puedes actualizar el perfil y si deseas cambiar el plan en el que te encuentras.

Cómo unirse a una videollamada

Para participar en una videoconferencia recibes una invitación por correo electrónico o por mensaje de aplicación de mensajería instantánea, en desktop o móvil. Si no lo tienes instalado tendrás que instalar la aplicación desde el centro de descargas de la web.

Para la reunión virtual recibirás un número único de 9 a 11 dígitos que es el ID de la reunión y que se necesita para entrar.

Programar una reunión

Para programar una reunión desde la versión desktop haz clic en programar. Aparecerá una ventana emergente con opciones para rellenar como el tema del encuentro, el día y la hora, y si utilizas la sala de espera. En opciones avanzadas tienes la posibilidad de poner si los participantes a la reunión pueden unirse a ella antes de la presencia del anfitrión, si deben estar silenciados al ingresar o si la sesión se graba de forma automática. Lo mejor es crear un ID para cada reunión, así es más seguro.

En la aplicación móvil se clica en programar y después introducir la fecha y el horario. Una vez seleccionadas las opciones que aparecen como que los participantes entren antes que el anfitrión y que se grabe en encuentro virtual automáticamente, en Android clica en listo y en iOS guardar.

Invitar a personas

Se puede hacer de diferentes maneras. En la versión escritorio en la página principal la reunión programada aparece a la derecha de la pantalla. Clica en los 3 puntos a la derecha del título de la reunión y selecciona copiar invitación. Queda copiada la URL y la información de acceso y se puede pegar en un email y enviar a los interesados o en un mensaje de texto.

En la versión móvil clicas reuniones y después enviar invitación, que se podrá hacer a través de correo electrónico o mensaje.

Configuraciones

Tienes la posibilidad de personalizar la configuración predeterminada. Son opciones que ofrece Zoom para que la experiencia se ajuste a los que necesitas.

En el apartado de configuración encuentras como unirse a los reuniones sin audio y ponerlo en marcha cuando estés listo, en retocar apariencia la calidad del video aumenta y se te ve mejor, en ocultar otros participantes que no son de video la pantalla queda enfocada a los lugares más destacados, en fondo y filtro puedes introducir una imagen virtual de fondo, en mostrar siempre los nombres aparecen los de cada participante del encuentro para tenerlos siempre presentes y que no se te olviden o te quedes en blanco, que te haría pasar un mal rato si tienes que llamarlos.

Las medidas de seguridad informática también es posible retocarlas. Para que las reuniones no puedan ser espiadas o participe algún usuario que no ha sido invitado existen opciones para evitarlo como confirmar a los usuarios invitados. En la función sala de espera será donde ingresarán hasta el inicio del encuentro para poder comprobar quien está. Las salas tienen un código de acceso a la reunión y quedan protegidas con una contraseña.

Versión gratis y de pago

Zoom es un software que tiene una versión gratuita y varios planes de pago con diferentes precios, que se ajustan a las necesidades de cada tipo de usuario.

El básico es gratuito y permite hacer reuniones ilimitadas únicamente entre dos personas. En los encuentros grupales pueden participar hasta 100 usuarios y la duración máxima es de 40 minutos. La grabación se guarda en el ordenador y no en la nube, por lo que si tienes que enviarla lo tendrás que hacer con alguna herramienta de envío o compartir documentos como Google Drive o Dropbox.

Existen tres pales de pago dirigidos a equipos reducidos, negocios pequeños y grandes empresas. La cantidad de participantes en cada salón va de los 100 a los 500, con complementos adicionales si interesa que el encuentro tenga un mayor número de personas. Ofrece también otras características como reuniones de grupo ilimitadas, transmisión en directo a través de las redes sociales, grabación en la nube con almacenamiento desde 1 GB a ilimitado y transcripciones. Puedes enviar los archivos con un link y ya pueden acceder a ellos.

¿Deberías pagar por usar Zoom?

Esta pregunta se responde valorando las necesidades de cada usuario particular, empresa, escuela u organización, por qué cada uno lo va a utilizar en base al uso que requiera, como hacer una reunión de trabajo entre varios empleados o dar una clase virtual a un número elevado de alumnos.  

Si es para reuniones de 2 personas o cortas de duración no es necesario pagar, con el gratuito ya es suficiente. Pero si quieres ir más allá, con reuniones de equipo o hacer un webinar, sin tener que estar pendiente de la duración, lo más adecuado es contratar alguno de los planes de pago.

Si se te pasa por la cabeza empezar de nuevo cada 40 minutos –los que ofrece en la versión gratuita para las reuniones grupales– no es una buena opción, por qué no es nada profesional y además corta el ritmo de trabajo del encuentro o la clase que se está impartiendo. En el caso de interactuar con clientes una situación así aporta mala imagen.

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