Una mujer que trabaja desde casa utiliza el ordenador portátil para compartir un archivo de Google Drive con otros usuarios

Cómo compartir archivos de Google Drive con cuentas que no son de Gmail

Uno de los servicios de almacenamiento de archivos en la nube más utilizado en todo el mundo es Google Drive. Las prestaciones y funciones que aloja permiten que sea una herramienta muy útil para el teletrabajo.

Es una plataforma que permite guardar y compartir entre diferentes usuarios diferentes tipos de archivos, con una capacidad de almacenaje gratuita de 15 GB. Es posible ampliar esta cantidad mediante una versión de pago. Se puede utilizar en el ordenador, teléfono móvil y tablet.

Posee aplicaciones de colaboración e integra aplicaciones para editar textos, hacer presentaciones, hojas de cálculo y formularios. Para asegurar la información y la privacidad que la plataforma incluye protecciones de seguridad contra spam, software malicioso i ransomware.

Para compartir archivos o carpetas la manera más sencilla es hacerlo entre usuarios con cuenta de correo electrónico de Gmail. Pero si el email no es del servicio de Google también es posible, como cuentas en Outlook, Hotmail, Yahoo o iCloud.

Compartir por correo electrónico

Para compartir los archivos y carpetas de Google Drive por correo electrónico clica en el botón derecho del ratón y pulsa en Compartir. En la ventana que aparece escribe en el campo de Añadir personas y grupos todos los emails con los que quieras compartir los documentos.

En la derecha verás que puedes escoger el rol del receptor, como lector, comentador o editor. En cualquier momento puedes cambiar los permisos de los usuarios y quitar el acceso.

Debajo del campo puedes seleccionar el recuadro Notificar a los usuarios, por si deseas acompañar los archivos con un mensaje. Clica en Restringido y marca Cualquier persona con el enlace. A continuación pulsa en el botón Compartir.

Compartir a través de un enlace

Para acceder a la información que se encuentra en Google Drive se puede hacer a través de no link que envía el usuario. Para realizar la acción se tiene que hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el archivo o carpeta en cuestión y pulsar en Obtener enlace.

En la ventana que aparece clica en Restringido y marca Cualquier persona con el enlace. Antes de efectuar el envío del link es preciso configurar los permisos adecuadamente. Existen 3 opciones de rol: lector, comentador y editor. El siguiente paso es pulsar en el botón de Copiar enlace para enviar el vínculo.

Este link se puede pegar en el texto de un documento, de un correo electrónico y enviarlo a cualquier email o un chat de una aplicación de mensajería instantánea. Es una dirección extensa, por lo que es posible convertirla como hipervínculo dentro del texto.

Es tan fácil como señalar la palabra o frase elegida para que sea el vínculo, en la parte inferior marcas el icono de insertar enlace y en el campo que aparece de dirección web pegas la dirección del link.

Medidas de seguridad

Cuando se comparten archivos con otras personas siempre deben tomarse medidas de seguridad para asegurar la privacidad y que no se haga un mal uso de la información que hay en ellos.

Únicamente se deben hacer llegar a personas que sean de entera confianza, especialmente para aquellos documentos que tengan datos relevantes tanto de carácter profesional como personal.

Para grupos reducidos de usuarios, es preferible utilizar el método del email, mientras que para numerosos es más rápido el de pegar un hipervínculo.

Ten en consideración que cualquier persona que obtenga el enlace puede acceder a la información, por lo que si se comparte en otros lugares o terceras personas es más difícil mantener la privacidad del archivo

Recuerda que con las dos opciones de compartir se puede dar el rol de lector, comentador y editor, y en cualquier momento se puede cambiar el permiso para cualquier usuario al que se le haya hecho llegar.

Cómo compartir un archivo de Google Drive por WhatsApp

La plataforma también permite enviar archivos de Google Drive por WhatsApp a tus contactos, siempre que estos tengan un tamaño máximo de 100 Mb, que es el límite de capacidad que proporciona la plataforma de mensajería instantánea de Meta. En este caso la opción válida es la de compartir el hipervínculo.

Para compartir enlaces de Google Drive en WhatsApp en el móvil descarga e instala la aplicación en tu dispositivo. Entra a tu cuenta de Google y pulsa en el icono + de la pantalla de inicio. Aparecen una serie de opciones y debes seleccionar Cargar.

Escoge el archivo o carpeta que quieres compartir, clica en los tres puntos que aparecen al lado del nombre y selecciona Copiar enlace. Aparecerá una ventana con el mensaje Enlace copiado al portapapeles.

A continuación abre la aplicación de WhatsApp y abre el chat con la persona o grupo con el que quieras compartir el vínculo. Mantén pulsado el campo de texto y aparecerá un cartel donde debes seleccionar Pegar. Una vez aparece el link clica el icono de enviar.

En proceso en desktop es el mismo. Abre el navegador y utiliza la versión web de WhatsApp. Clica en los tres puntos que aparecen arriba a la derecha en la aplicación movily selecciona Dispositivos vinculados.

Posteriormente pulsa en Vincular un dispositivo y escanea el código QR que aparece en la pantalla del ordenador para sincronizarlo con el smartphone y utilizar la plataforma de mensajería en el ordenador, donde aparecen las conversaciones que tienes en la aplicación.

Cómo dejar de compartir archivos y carpetas de Google Drive

Tienes la posibilidad de en cualquier momento dejar de compartir con otras personas las carpetas y archivos de tu Google Drive. Esta acción la puede hacer efectiva el propietario o cualquier usuario que tenga el permiso para editarlo.

Selecciona el archivo o carpeta y clica en Compartir. Busca al usuario o personas con las que quieres dejar de compartir y a la derecha de su nombre haz clic en Eliminar en la flecha direccionada hacia abajo. A continuación pulsa en Guardar.

Deja un comentario