Uno de los servicios de almacenamiento de archivos en la nube más utilizado en todo el mundo es Google Drive. Las prestaciones y funciones que aloja posibilita que sea una herramienta muy útil para el teletrabajo.
Es una plataforma que permite guardar y compartir entre diversos usuarios diferentes tipos de archivos, con una capacidad de almacenaje gratuita de 15 GB. Es posible ampliar esta cantidad mediante una versión de pago. Se puede utilizar en el ordenador, teléfono móvil y tablet.
Posee aplicaciones de colaboración e integra aplicaciones para editar textos, hacer presentaciones, hojas de cálculo y formularios. Para asegurar la información y la privacidad, la plataforma incluye protecciones de seguridad contra spam, software malicioso i ransomware.
Para compartir archivos o carpetas la manera más sencilla es hacerlo entre usuarios con cuenta de correo electrónico de Gmail. Pero si el email no es del servicio de Google también es posible, como cuentas en Outlook, Hotmail, Yahoo o iCloud.
Compartir por correo electrónico
Para compartir los archivos y carpetas de Google Drive por correo electrónico clica en el botón derecho del ratón y pulsa en Compartir. En la ventana que aparece escribe en el campo de Añadir personas y grupos todas las direcciones de email con las que quieras compartir los documentos.
A la derecha verás que puedes escoger el rol del receptor, como lector, comentador o editor. En cualquier momento puedes cambiar los permisos de los usuarios y quitar el acceso.
Debajo del campo puedes seleccionar el recuadro Notificar a los usuarios, por si deseas acompañar los archivos con un mensaje. Clica en Restringido y marca Cualquier persona con el enlace. A continuación pulsa en el botón Compartir.
Compartir a través de un enlace
Para acceder a la información que se encuentra en Google Drive se puede hacer a través de un link que envía el usuario. Para realizar la acción se tiene que hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el archivo o carpeta en cuestión y pulsar en Obtener enlace.
En la ventana que aparece clica en Restringido y marca Cualquier persona con el enlace. Antes de efectuar el envío del link es preciso configurar los permisos adecuadamente. Existen 3 opciones de rol: lector, comentador y editor. El siguiente paso es pulsar en el botón de Copiar enlace para enviar el vínculo.
Este link se puede pegar en el texto de un documento, de un correo electrónico y enviarlo a cualquier email o un chat de una aplicación de mensajería instantánea. Es una dirección extensa, por lo que es posible convertirla como hipervínculo dentro del texto.
Es tan fácil como señalar la palabra o frase elegida para que sea el vínculo, en la parte inferior marcas el icono de Insertar enlace y en el campo que aparece de dirección web pegas la dirección del link.
Medidas de seguridad
Cuando se comparten archivos con otras personas siempre deben tomarse medidas de seguridad para asegurar la privacidad y que no se haga un mal uso de la información que hay en ellos.
Únicamente se deben hacer llegar a personas que sean de entera confianza, especialmente para aquellos documentos que tengan datos relevantes tanto de carácter profesional como personal.
Para grupos reducidos de usuarios, es preferible utilizar el método del email, mientras que para numerosos es más rápido el de pegar un hipervínculo.
Ten en consideración que cualquier persona que obtenga el enlace puede acceder a la información, por lo que si se comparte en otros lugares o terceras personas es más difícil mantener la privacidad del archivo
Recuerda que con las dos opciones de compartir se puede dar el rol de lector, comentador y editor, y en cualquier momento se puede cambiar el permiso para cualquier usuario al que se le haya hecho llegar.
Cómo compartir un archivo de Google Drive por WhatsApp
La plataforma también permite enviar archivos de Google Drive por WhatsApp a tus contactos, siempre que estos tengan un tamaño máximo de 100 Mb, que es el límite de capacidad que proporciona la plataforma de mensajería instantánea de Meta. En este caso la opción válida es la de compartir el hipervínculo.
Para compartir enlaces de Google Drive en WhatsApp en el móvil descarga e instala la aplicación en tu dispositivo. Entra a tu cuenta de Google y pulsa en el icono + de la pantalla de inicio. Aparecen una serie de opciones y debes seleccionar Cargar.
Escoge el archivo o carpeta que quieres compartir, clica en los tres puntos que aparecen al lado del nombre y selecciona Copiar enlace. Aparecerá una ventana con el mensaje Enlace copiado al portapapeles.
A continuación entra en la aplicación de WhatsApp y abre el chat con la persona o grupo con el que quieras compartir el vínculo. Mantén pulsado el campo de texto y aparecerá un cartel donde debes seleccionar Pegar. Una vez aparece el link clica el icono de Enviar.
En proceso en desktop es el mismo. Abre el navegador y utiliza la versión web de WhatsApp. Clica en los tres puntos que aparecen arriba a la derecha en la aplicación móvil y selecciona Dispositivos vinculados.
Posteriormente pulsa en Vincular un dispositivo y escanea el código QR que aparece en la pantalla del ordenador para sincronizarlo con el smartphone y utilizar la plataforma de mensajería en el ordenador, donde aparecen las conversaciones que tienes en la aplicación.
Cómo dejar de compartir archivos y carpetas de Google Drive
Tienes la posibilidad en cualquier momento de dejar de compartir con otras personas las carpetas y archivos de tu Google Drive. Esta acción la puede hacer efectiva el propietario o cualquier usuario que tenga el permiso para editarlo.
Selecciona el archivo o carpeta y clica en Compartir. Busca al usuario o personas con las que quieres dejar de compartir y a la derecha de su nombre haz clic en Eliminar en la flecha direccionada hacia abajo. A continuación pulsa en Guardar.
Acceder a un archivo solo durante un espacio de tiempo limitado
Tienes la posibilidad de establecer una fecha límite de visualización para un archivo para limitar el tiempo en el cual tiene acceso. Para hacerlo posible abre el archivo en Google Drive que ya hayas compartido con un usuario y clica en Compartir.
También puedes pulsar el botón derecho del ratón cuando estés sobre el archivo en cuestión sin abrirlo y escoger Compartir entre las diferentes opciones que se presentan.
Aparece la ventana de Compartir con personas y grupos. Clica en la flecha de debajo de la persona o los usuarios a los que deseas poner una fecha de vencimiento. Selecciona Dar acceso temporal.
Aparecerá la opción de poner una fecha después de El acceso caduca el. A continuación selecciona el día que quieres que deje de visualizar ese archivo. Clica en el botón de Guardar para completar el proceso.
