Los malentendidos en la comunicación escrita en equipos en remoto suceden si no se establece una buena manera de notificar. Cuando se producen, son un verdadero dolor de cabeza: tareas mal hechas, retrasos innecesarios, tensiones entre personas y pérdida de tiempo que podría haberse evitado con un simple mensaje bien redactado.
En los entornos presenciales, el lenguaje corporal, el tono de voz y las conversaciones espontáneas permiten aclarar dudas en el momento. Pero cuando trabajamos a distancia, la comunicación asincrónica y escrita se vuelve el canal principal para coordinar, tomar decisiones y colaborar.
Y ahí es donde, si no somos claros y empáticos, se multiplica las posibilidades que se produzcan equívocos. Frases ambiguas, tonos que se tergiversan o falta de contexto producen errores, retrasos y fricción entre compañeros.
Es posible prevenir estas situaciones. Y es que comunicar bien no es escribir más, sino conectar mejor. Y en el teletrabajo, esa conexión empieza con cada mensaje que enviamos.
Elige el canal adecuado
En el trabajo remoto, elegir dónde enviar un mensaje es tan importante como qué decir. Cada canal de comunicación tiene sus ventajas y limitaciones, y usarlos correctamente es determinante para que no haya confusiones.
No es lo mismo resolver una duda rápida por chat que explicar una decisión compleja por correo. Tampoco es ideal usar una videollamada para temas que se podrían resolver en un documento colaborativo.
Aquí algunas recomendaciones para elegir el canal adecuado según la situación:
Mensajería instantánea (Slack, Microsoft Teams, WhatsApp)
Úsala para:
- Consultas breves
- Coordinaciones rápidas
- Mensajes informales
Cuidado con:
- La sobrecarga de mensajes
- La expectativa de respuesta inmediata
Consejo: Si un tema se alarga mucho por chat, mejor pasarlo a una llamada o documento.
Correo electrónico
Úsalo para:
- Informaciones más formales o estructuradas
- Seguimiento de acuerdos
- Comunicación externa o interequipos
Cuidado con:
- Los correos muy largos o poco claros
- Esperar una respuesta inmediata
Consejo: Usa títulos claros y divide el contenido en secciones o bullets.
Documentos colaborativos (Google Docs, Notion, Confluence)
Úsalos para:
- Explicar procesos o decisiones complejas
- Trabajar en equipo de forma asincrónica
- Dejar registro y situación
Cuidado con:
- No avisar que el documento existe
- Que el contenido quede desorganizado
Consejo: Añade una sección de resumen o “TL;DR” al inicio para facilitar la lectura.
Videoconferencias y llamadas
Úsalas para:
- Temas delicados o que pueden ocasionar malentendidos
- Sesiones de brainstorming o feedback
- Conectar con todos los miembros de forma más humana
Cuidado con:
- Usarlas en exceso y sin agenda
- No respetar los husos horarios
Consejo: Si una conversación por escrito se complica, sugiere una llamada para aclarar las cosas rápidamente.
Sé claro y específico
Uno de los errores más comunes en la comunicación escrita es asumir que los demás entenderán lo que queremos decir. Las ambigüedades, generalizaciones y frases poco concretas son terreno fértil para los malentendidos.
Cuando no estás cara a cara, tu mensaje debe ser lo más preciso y directo posible, porque la otra persona no lee tu expresión facial, tu tono de voz ni te hace una pregunta al instante si algo no le queda claro.
Evita lo vago, di exactamente lo que necesitas
Ejemplo poco claro:
“Cuando puedas, revísame esto.”
Mejor versión:
“¿Podrías revisar el documento de la propuesta (link adjunto) y dejar tus comentarios antes del jueves a las 15.00 h? Así podemos enviarlo al cliente el viernes.”
Lo segundo no solo indica qué hacer, sino dónde, cuándo y para qué, lo que ahorra tiempo y evita confusiones.
Emplea listas y formato visual cuando haga falta
Cuando compartas información con varios pasos, puntos clave o elementos, no la metas toda en un solo párrafo. Usa viñetas, negritas, encabezados o emojis para organizar visualmente tu mensaje. Así será más fácil de leer y procesar.
Ejemplo:
Para nuestra próxima reunión, por favor ten en cuenta:
Revisar el reporte de métricas del mes (link aquí)
Anotar dudas o puntos que quieras discutir
Estar listos a las 10.00 h en este enlace de Zoom
Especifica nombres, fechas, entregables y responsables
Nunca des por hecho que alguien sabe a qué te refieres. Sé concreto.
Ejemplo ambiguo:
“El informe se ve bien. Solo falta que alguien lo envíe.”
Mejor versión:
“Ana, ¿puedes enviar el informe final a Mariana hoy antes de las 17.00 h? Asegúrate de incluir las páginas 8 y 9 que actualizamos.”
Antes de enviar, haz esta mini-revisión
¿Hay alguna palabra o frase ambigua?
¿Se entiende claramente qué, quién, cuándo y cómo?
¿Hay riesgo de que alguien lo interprete de forma distinta?
¿Puedes hacerlo más breve sin perder claridad?
Emplea un lenguaje amable y profesional
El tono lo es todo. Un mensaje puede ser perfectamente claro, pero si suena cortante, seco o demasiado informal, tal vez provoque equívocos, incomodidad o incluso fricción dentro del equipo.
Y lo más importante: como no hay gestos, sonrisas ni entonación que ayuden a suavizar el mensaje, el lenguaje escrito debe hacer ese trabajo.
Amabilidad no es exceso de palabras, es consideración
No se trata de llenar tus mensajes de adornos o disculpas innecesarias, sino de incorporar pequeños gestos que muestran cortesía y empatía.
Seco:
Mándame el informe.
Amable y profesional:
¿Podrías enviarme el informe cuando tengas un momento? Gracias de antemano.
Ese “¿podrías…?”, el “gracias”, o incluso un simple “¡Hola!” al inicio del mensaje, hacen una gran diferencia en cómo se recibe tu mensaje.
Sé directo sin sonar rudo
A veces, por querer ser claro, podemos sonar demasiado tajantes. Lo ideal es buscar un equilibrio entre claridad y calidez.
Muy duro:
No entiendo lo que escribiste.
Mejor opción:
¿Podrías aclararme un poco este punto? No estoy seguro de haberlo entendido bien.
Este tipo de frases evitan que la otra persona se sienta atacada o desvalorizada.
Olvida el sarcasmo y las bromas ambiguas
En grupos presenciales, las bromas y el sarcasmo funcionan porque hay contexto, expresiones y confianza. Pero por escrito, sin ese ámbito, muchas veces se malinterpretan.
Ejemplo de causa de confusión:
Bueno… qué sorpresa, otro cambio de última hora
Dependiendo del humor o la carga de trabajo del equipo, se puede leer como una queja pasiva-agresiva. Mejor optar por una expresión más neutral o constructiva:
Mejor:
Entiendo que hubo un cambio de último momento. ¿Quieres que ajustemos el plan juntos?
Adapta el tono al canal y a la persona
En un chat informal con compañeros de confianza, es posible utilizar un lenguaje más relajado, incluso con emojis o gifs si se permite.
En correos más formales o documentos compartidos, mantiene un tono respetuoso y profesional, pero cercano.
Una buena regla general: escribe como te gustaría que te lo hicieran a ti.
Confirma la comprensión
Una de las causas más comunes de errores no es la falta de información, sino creer que el otro entendió lo mismo que nosotros. Donde no hay espacio para leer entre líneas o aclarar de inmediato, es esencial confirmar que el mensaje fue recibido y comprendido correctamente.
No alcanza con enviar un mensaje claro; también hay que asegurarse de que fue interpretado como esperabas.
Pedir una confirmación simple esquiva malentendidos
No tiene que ser algo formal ni incómodo. A veces, basta con agregar una línea al final del mensaje:
“¿Me confirmas si estás de acuerdo con esto?”
“¿Te quedó claro lo que hay que hacer?”
“Dime si ves algo que se me haya pasado.”
“¿Me avisas cuando lo tengas listo o si surge algún problema?”
Este tipo de frases invitan a la respuesta y abren la puerta para que la otra persona aclare dudas si las tiene.
Utiliza resúmenes o checklists para alinear expectativas
Cuando se trabaja de forma asincrónica, sin coincidir en tiempo real, es útil cerrar una conversación con un breve resumen de lo acordado.
Ejemplo:
“Perfecto, entonces quedamos así:
Juan arma el borrador antes del miércoles.
Carla lo revisa y sube los comentarios.
Lo presentamos al cliente el viernes a las 10.00 h.
¿Me avisan si hay cambios?”
Este tipo de síntesis deja todo claro y evita errores de interpretación sobre responsabilidades o plazos.
Atención a las no respuestas
Si alguien no responde a un mensaje importante o a una solicitud con fecha límite, no lo tomes como mala voluntad de entrada. A veces simplemente no lo vio, lo interpretó como menos urgente, o asumió que no hacía falta responder.
En esos casos, hacer un seguimiento amable marca la diferencia:
“Hola, solo para confirmar si viste el mensaje de ayer sobre la presentación. ¿Todo en orden?”
Confirmar la comprensión es un hábito que lleva segundos, pero ahorra horas de correcciones, frustraciones y repetir labores. No se trata solo de enviar mensajes, sino de asegurarse de que todos lo entiendan.
No des por sentado el contexto
Cuando trabajas en un equipo remoto, es muy común que las personas estén en distintos husos horarios, proyectos, o niveles de información. Eso hace que dar por sentado que todos saben de qué estamos hablando sea una trampa frecuente.
Lo que para ti es obvio, para la otra persona puede ser completamente nuevo o confuso.
En entornos presenciales, muchas veces el entorno o las conversaciones informales contribuyen a completar los vacíos. Pero en remoto, si no lo escribes, no existe.
Incluye lo básico: qué, quién, por qué y para qué
Cuando envíes un mensaje, documento o solicitud, agrega una breve explicación que sitúe a la otra persona en situación.
Sin contexto:
“Te paso el archivo. Fíjate si está bien.”
Con contexto:
“Hola, te paso el archivo con el resumen del workshop de clientes. Lo armamos para enviarlo a marketing esta semana. ¿Podrías revisarlo para ver si falta algo antes del miércoles?”
Con solo una línea más, la otra persona ya sabe de qué se trata, para qué sirve y cuándo lo necesita revisar.
Recuerda que quizás no tienen el mismo nivel de información
Evita comentarios del tipo “como ya sabes…” o “lo de siempre”, a menos que estés 100% seguro de que la otra persona está al tanto. Incluso si ya lo hablaron antes, un resumen rápido sirve para refrescar la memoria y mantener a todos en la misma página.
Ejemplo:
“Te recuerdo que este informe es el que usamos cada fin de mes para actualizar al departamento de producto. Lo ideal es tenerlo listo el jueves a la tarde, así lo revisamos el viernes.”
Pequeños detalles marcan una gran diferencia
Si compartes un archivo, explica brevemente qué contiene y por qué es relevante.
Si respondes a un mensaje antiguo o retomas una conversación previa, haz un mini resumen para que la otra persona no tenga que leer todo de nuevo.
Si te refieres a alguien que no está en el hilo o en la conversación, aclara quién es y por qué lo mencionas.
Revisa antes de enviar
En entornos remotos donde los mensajes son muchas veces la única fuente de información, la claridad y la precisión son vitales. Por eso, revisar lo que redactas para que no haya ninguna posible confusión.
Unos segundos de revisión evita varios minutos —o incluso horas— de aclaraciones después.
¿El mensaje dice lo que quieres que diga?
A veces, al escribir rápido, omitimos información importante, mezclamos ideas o dejamos frases a mitad. Por eso, antes de apretar «enviar», efectúa una lectura rápida con estos criterios:
¿Está claro el objetivo del mensaje?
¿Se entiende qué acción se espera y para cuándo?
¿Hay errores de escritura que dificulten la lectura?
¿Hay alguna parte ambigua que se interprete de otra manera?
Menos es más (si está bien redactado)
La revisión también facilita quitar lo innecesario. Un mensaje demasiado largo o desordenado es tan confuso como uno incompleto. Si es posible decir lo mismo con menos palabras y mayor claridad, mejor.
Ejemplo original:
“Hola, te escribo porque estoy pensando que tal vez podríamos, si estás de acuerdo, cambiar la fecha de la entrega del informe, porque me parece que con el día festivo podríamos tener problemas para llegar, ¿qué opinas?”
Versión revisada:
“Hola, ¿podemos mover la entrega del informe? Con el día festivo, creo que podríamos tener dificultades para llegar a tiempo. ¿Qué te parece?”
Herramientas que te ayudan
No hace falta ser escritor profesional. Hoy hay muchas herramientas que facilitan revisar la redacción:
Correctores automáticos (como los de Gmail, Word o Notion)
Extensiones de claridad y gramática
Lectura en voz alta: leer tu mensaje en voz alta, incluso mentalmente, te facilita detectar errores o frases confusas.
Tómate el tiempo, sobre todo en mensajes importantes
No todos los mensajes necesitan una revisión profunda. Pero si vas a decir algo relevante —una decisión, un pedido, un desacuerdo, un resumen de tareas— vale la pena tomarte un minuto extra para releerlo antes de enviarlo.
Establece normas de comunicación con el equipo
Los equipos remotos deben tener normas claras y compartidas sobre cómo comunicarse. No tienen que ser rígidas ni excesivas, pero sí deben servir como una guía para que todos estén en la misma sintonía y se reduzca la ambigüedad.
Qué incluir en las normas de comunicación
Acuerda algunos puntos básicos, como:
Canales por tipo de comunicación:
“Para tareas usamos Asana, para conversaciones rápidas Slack, y para temas importantes o sensibles, videollamada.”
Horarios de disponibilidad y respuesta esperada:
“Respondemos los mensajes de Slack dentro del mismo día hábil. Si algo es urgente, se etiqueta como tal.”
Formato para ciertos mensajes:
“Las solicitudes de tareas deben incluir fecha de entrega, objetivo y responsables claros.”
Lenguaje y tono esperado:
“Usamos un tono profesional y respetuoso en todos los canales. Empezamos los mensajes con un saludo, aunque sean breves.”
Manejo de reuniones y decisiones:
“Las decisiones importantes se documentan en Notion. Las reuniones tienen agenda y resumen.”
Fomenta espacios para aclarar dudas
Por más cuidado que pongamos al escribir, los malentendidos ocurren. Es parte de cualquier comunicación, y más aún en entornos remotos. Lo importante no es evitarlos al 100%, sino crear una cultura en la que sea fácil y natural aclararlos.
Cuando las personas sienten libertad para hacer preguntas, pedir aclaraciones o expresar que algo no se entendió bien, se fortalece la confianza y se evitan errores más costosos a futuro.
Normaliza el “no lo entiendo”
A veces, las personas dudan en decir que algo no quedó claro por miedo a parecer poco atentas o poco capaces. Pero en realidad, pedir una aclaración es señal de responsabilidad. Como líder o compañero, di frases como:
“¿Se entiende lo que acabo de explicar?”
“¿Alguien tiene dudas o ve algo diferente?”
“Si algo no quedó claro, por favor decímelo.”
Espacios informales o de “revisión abierta”
Además de los canales formales, es útil tener instancias donde las personas hagan preguntas sin sentirse juzgadas.
Reuniones breves de seguimiento donde se revisen avances y dudas.
Canales de Slack o Teams con nombres como #preguntas, #aclaraciones, o #dudas-técnicas.
Sesiones semanales de preguntas abiertas (tipo Q&A), donde cualquiera aporte temas para revisar.
No todo tiene que resolverse por texto. A veces, una videollamada rápida o una conversación informal evitan días de confusión.
