Es una situación que la mayoría de gente -por no aventurarse a decir todo el mundo- ha vivido en algún momento de su vida. El hecho de arrepentirse porque ha dejado buena parte del trabajo para un poco antes de la fecha límite.
A pesar de tener tiempo para completar la tarea, en vez de repartir las labores en este período, se deja todo o buena parte de ello para el tramo final. Muchos estudiantes dan fe de ello.
Dentro del mercado laboral y el funcionamiento de las empresas e instituciones también ocurre, afectando directamente a la productividad de las organizaciones y la gestión eficiente del tiempo.
Esta circunstancia tiene un nombre. Es la ley de Parkinson, en la cual “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”, como afirmó el autor de esta regla que lleva su nombre, Cyril Northcote Parkinson, un historiador naval británico experto en la administración y gestión públicas, que puso en relieve la poca eficiencia de la burocracia.
¿Qué es la ley de Parkinson?
La primera ocasión que dio trascendencia a lo que estaba comprobando fue en 1955 en un artículo en The Economist. El ensayo era satírico y presenta a una anciana que enviaba una carta a su sobrina.
Esta, como no tenía nada más que hacer, tardó toda la jornada en leerla, cuando le hubiera llevado solo unos minutos. En cambio, lo dejó para el final. Con esta historia quería ejemplificar la ineficiencia en la administración del tiempo.
En 1958 se publicó junto a otros ensayos Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress. Destacó la poca eficacia de las jerarquías. En su experiencia en el Servicio Civil Británico comprobó cómo entre 1914 y 1928 a pesar que el número de barcos de la marina británica se había visto reducida en dos tercios y el personal en uno, el número de burócratas había aumentado en casi un 6% al año. Se presentaba menos trabajo y en cambio había más empleados.
Se producía una pirámide de subordinados a causa de un exceso de burocracia. Se ocasionaba porque cada gerente contrataba a dos o más subordinados, así de esta manera ninguno le hacía la competencia y su puesto no estaba en peligro.
Y así la escala se iba reproduciendo, provocando una eficiencia resolutiva. “Un funcionario quiere multiplicar sus subordinados, no rivales”, apuntaba, y así “los funcionarios se crean trabajo unos a otros”.
Posteriormente Stefan Thurner, profesor de Ciencia de Sistemas Complejos en la Universidad Médica de Viena, realizó un estudio en el que examinaron los tamaños de gabinetes de casi 200 países.
Pusieron de manifiesto que el tamaño del gabinete tiene incidencia directa negativa con la eficacia del gobierno, la estabilidad política, y la esperanza y el nivel de vida.
En diferentes estudios en personas se ha comprobado que se tarda en completar más una tarea cuanto los plazos para concluirla son más elevados. Se alargan los procesos ocupando todo el tiempo disponible de que se dispone.
Se trata de procrastinación, de una mala administración del tiempo, demorando al máximo las obligaciones hasta que no queda más remedio que realizarlas, afectando directamente al rendimiento y la productividad.
Las 3 leyes fundamentales de Parkinson
A lo largo de su carrera Parkinson realizó varias leyes. Las más destacadas son:
- El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización.
- Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.
- El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia.
Ley de la Trivialidad
Esta última es conocida como la ley de la Trivialidad, en la que las personas que toman decisiones en una organización dan un peso demasiado grande a cuestiones triviales, que repercuten directamente en la productividad y en el tiempo. Son debates superfluos que no encaran los elementos más importantes.
Parkinson lo ejemplarizó con un comité para la construcción de una central nuclear. Los integrantes del equipo en vez de centrarse en lo realmente importante, como el diseño de la planta energética, discutían y gastaban el tiempo por temas mucho menores, como el material del cobertizo del aparcamiento de las bicicletas, que acuñó como bikeshedding.
Lo más relevante queda como secundario, porque como un reactor es tan caro y complejo para construir, y complicado que una persona media lo entienda, esta asume que el resto de integrantes del proyecto lo entienden.
De la misma manera, el cobertizo para las bicicletas es fácil de visualizar y tiene un bajo coste, lo que provoca que todos los individuos quieran dar su opinión y contribuir, haciendo observaciones hasta el más mínimo detalle.
Así los debates se alargan innecesariamente, y pueden provocar otros de una índole similar, porque cuanta mayor sea la dificultad técnica, menos especialistas habrá en la materia y más complicado será tomar una decisión.
¿Por qué se deja todo para el final?
Postergar el trabajo es un hecho habitual en muchas personas. Para otras, es más puntual, por motivos bien diferentes. Las principales razones por las que se deja una tarea para más adelante son:
Pensar que se tiene el tiempo suficiente
El cerebro hace un cálculo y saca una conclusión del período que se necesitará para la conclusión. Por lo tanto, si no se afronta de inicio acabas por perder el tiempo, dedicándolo a otros menesteres, porque sabes que hay espacio de sobras para acabar.
A medida que se acerca la fecha límite la preocupación va creciendo y hasta te puedes sentir culpable de porque no lo has hecho antes.
Hasta entonces todo puede ser una distracción, pero cuando la cuenta atrás está puesta desaparece todo y te enfocas únicamente en terminar porque queda poco tiempo. Toda la energía está dispuesta en terminar. A causa de las prisas la calidad se puede ver afectada.
Creer que no hay bastante tiempo
Es una situación relacionada con la calidad final de la tarea. Se cree que se necesita más tiempo del necesario para completarla, aunque en alguna ocasión se haya conseguido con menos tiempo.
Aunque uno mismo se haya demostrado que no es así, la creencia inconsciente existe, retardando el inicio.
Demasiada dificultad
Cuando una tarea presenta un cierto grado de complicación hay personas que postergan el arranque porque no les apetece en ese momento ponerse con un asunto que se presenta complicado.
Por este motivo se alarga al máximo empezar a hacerlo, afrontándolo cuando no hay otro remedio.
No tener ganas
La pereza es uno de los grandes males de la procrastinación. Simplemente, y por cualquier motivo, no apetece realizar la tarea o tomar la decisión.
Cualquier excusa es buena para no ponerse en ello. No hay ganas, ya sea por holgazanería u otra situación, y hasta que no sea del todo necesario y no haya otra salida, no comenzará a completar la tarea.
Como superar la ley de Parkinson
Dejar las obligaciones para más tarde te convierte en una persona completamente improductiva. Y esto va a más si no se remedia. Se trata de ser eficiente, y no sentir esa adrenalina final porque el momento de conclusión se acerca y no se está seguro si se llegará a tiempo.
Cada persona debe ser consciente de sus decisiones y si está posponiendo los plazos para hacer y completar alguna tarea. Este el primer paso. Reconocerlo. A partir de aquí todo será menos complicado.
Ante el síntoma inicial es básico tomar medidas para que no ocurra. No se debe hacer una mala estimación de lo que hay por delante, y sí una correcta planificación del trabajo.
Se trata de realizar más en menos tiempo, y no al contrario, de hacer menos en más tiempo. Optimizar la productividad mejora tu vida y te sientes muy bien cuando completas un trabajo cuando toca y de manera satisfactoria.
Ten en cuenta una serie de consejos para ser más productivo:
Describe tus responsabilidades
Tener claro cuáles son las acciones a seguir y las labores a realizar son un primer paso para afrontar un proyecto sin procrastinar.
Desde el principio, y sobre todo si se trabaja en equipo, deben quedar claros los roles y responsabilidades de todos los integrantes, que ayudará a prevenir incidencias en el futuro. Es un elemento que ayudará a ser más ágiles en el trabajo y en la toma de decisiones.
No acumules tareas
Deja atrás la multitarea y céntrate en una sola cosa. Es la manera de darle un principio y un fin. Cuando se amontonan las ocupaciones se va acumulando el trabajo y cuesta más terminarlo, porque aparecen desatenciones en la acumulación de labores que se entrecruzan, que hace que cueste más completarlas y que se haga una montaña el concluirlas. Es importante saber priorizar.
Establece límites claros
Cuando se trata de trabajar en casa se debe tener una clara diferenciación entre vida laboral y personal. Las posibles distracciones son múltiples y no tiene que aparecer ninguna tentación en dejar las obligaciones profesionales para más tarde, porque hay el riesgo de postergarlo hasta que no haya otra salida.
Divide las tareas y las fechas
Cuando un proyecto es tedioso y la fecha límite se encuentra alejada, es posible que aparezca cierta relajación y que se vaya postergando el inicio, con la consecuencia posterior de tener que ir con prisas.
Para que no ocurra es una buena idea desglosar el trabajo en tareas y fechas, poniéndose objetivos recurrentes de terminarlos en los días marcados. De esta manera es más fácil mantener la concentración y la productividad.
Elimina las distracciones
Es complicado mantener siempre la concentración y a lo largo del día aparecen multitud de distracciones. Estas cortan el ritmo de trabajo, o hasta evitan que arranques con tus labores.
Fácilmente provocan pérdidas de tiempo. Una llamada, un mensaje de redes sociales o aplicación de mensajería, o un correo electrónico son solo alguna de las distracciones más fáciles a les que se puede caer.
Pero también una mesa de trabajo sin orden, en la que cuesta encontrar algo, o continuos trayectos a la nevera para comer cualquier cosa. Todos estos elementos deben eliminarse.
Créate incentivos
Son pequeños premios que uno puede ponerse por cumplir los objetivos. Es una manera de motivarse, sobre todo si el trabajo que tiene que hacerse no apetece demasiado.
Estas recompensas pueden ser de tipo diverso, desde un descanso a comer alguna cosa, distraerse por unos minutos con las redes sociales o salir a la calle para dar un paseo. Ayuda a aumentar la disciplina.
Desafíate a ti mismo
Se trata de salir de la zona de confort y automotivarse. Imponerse desafíos. El fin es producir un ritmo más rápido, pero sin perder la calidad.
La cuestión es no perder el tiempo ni ponerse presión por asuntos innecesarios, que solo provocan que las preocupaciones aumenten y se vea afectada la productividad.
Ajusta las fechas límite y comprueba si eres capaz de respetar los plazos con las nuevas reglas. Si lo consigues la satisfacción será elevada.
Mentalidad para tener el tiempo a tu favor
Para mantener la productividad es de especial relevancia la gestión del tiempo. Se trata de tener consciencia de lo que hay por delante y hacer una buena planificación, para que no se alargue demasiado.
Piensa en el tiempo que necesitas para completar el trabajo, no en el que queda para concluir el plazo delimitado. Esta elección supondrá tener una mentalidad positiva, no tener prisas ni sufrir estrés, mantener la calidad en lo que se está haciendo para obtener un resultado satisfactorio, y poder tener más tiempo para dedicarlo a otras cosas.
Planifica el futuro
La cuestión es tener en cuenta lo que viene a continuación. Si no está claro es posible que aparezca cierta distracción en el objetivo actual porque no queda determinado lo siguiente que vendrá.
Si se sabe, el elemento motivacional crecerá para completar la tarea con éxito y ponerse manos a la obra para la siguiente. La productividad será un hecho.
