Trabajar desde casa es un sistema que la tecnología ha hecho posible. Las empresas ven en esta opción una oportunidad para descentralizar sus oficinas y dar una mayor flexibilidad a sus empleados.
Las ventajas se sustentan a través de una productividad satisfactoria con las herramientas que lo permiten.
Por este motivo las empresas que aportan servicios han realizado un notable salto para adecuarse a las circunstancias y a las nuevas necesidades que tienen las compañías y los trabajadores a distancia.
Google Workspace ofrece herramientas necesarias para desarrollar las tareas que se requieren, aportando colaboración y comunicación entre los integrantes de un equipo.
La plataforma asegura una experiencia de usuario única para poder realizar todas las actividades necesarias con funcionalidades de gestión de contenidos y proyectos, videollamadas, mail y chat.
Productividad con Google Workspace
La compañía de Mountain View ofrece 10 consejos para que el teletrabajo aporte los mejores resultados mediante las aplicaciones de Google Workspace:
1. Forma una lista de grupos
Cuando el equipo se encuentra en diferentes ubicaciones es normal que se necesite transmitir la misma información a todos ellos, o bien a solo una parte determinada. Para simplificar este cometido, lo mejor es crear una lista de mail con grupos de Google.
Así podrás comunicarte en conjunto y no tenerlo que hacer individualmente. Los correos electrónicos también pueden utilizarse para compartir cualquier recurso, como calendarios y documentos de Drive.
2. Organización a través de calendarios
Cuando físicamente un grupo de trabajo no se encuentra en el mismo lugar, y además existe una diferencia horaria por las zonas del planeta en la que se encuentran localizados, es indispensable mantener una buena organización para que no se produzcan problemas, que hagan que el proyecto se vea directamente afectado.
Por este motivo es básico organizarlo todo a través de Google Calendar, donde quedará especificado el momento en el que los trabajadores están disponibles, los plazos de entrega, cuando realizar reuniones o las vacaciones.
Toda esta información en un solo lugar facilita la labor para programar todo el trabajo del equipo.
3. Crea salas de equipo
Cuando un conjunto de personas que trabajan conjuntamente se encuentran realizando su actividad laboral en diferentes lugares, es de suma importancia que todos ellos se encuentren conectados para que la colaboración sea continuada.
Es necesario que todos ellos estén en una sala de Google chat o de chat en Gmail para mantener la comunicación. De esta manera podrán ayudarse, saber en que fase se encuentra en todo momento el proyecto, compartir ideas y opiniones, y mantener el espíritu de equipo.
4. Tener acceso desde cualquier lugar
Todos los datos imprescindibles para trabajar deben estar a disposición de los miembros del equipo. Por este motivo es necesario guardar toda la información en Google Drive o en unidades compartidas para que tengan libre acceso todos ellos, de forma segura y desde cualquier dispositivo.
Facilita y da rapidez al trabajo, además que cualquier modificación que se realice en alguno de los documentos, quedará reflejada en Drive.
5. Coordinación de agendas y proyectos
La gestión de los proyectos en un elemento de suma importancia para obtener resultados positivos.
La persona o personas que se encargan de este control deben tener una supervisión total de todos los aspectos que forman parte de la organización, el esquema y la estrategia, como las agendas en las fechas de entrega y las tareas que se producen en el último momento de improviso.
Las Hojas de cálculo de Google permiten confeccionar un plan de proyecto dinámico para que toda la estructura del equipo esté bien organizada y se pueda mantener un dominio sobre la evolución del proyecto.
Los componentes del equipo podrán actualizar su estado de trabajo, escribir comentarios y todos tienen la ocasión de verlo en tiempo real. Esta funcionalidad aporta que sea más fácil la distribución de las tareas y la gestión de las agendas, que pueden tener un buen número de cambios.
6. Reuniones con videollamadas
Una de las formas de mantener el contacto con los miembros del equipo cuando estos se encuentran en diferentes ubicaciones son las videollamadas.
Google Meet permite realizar las comunicaciones desde el ordenador o el teléfono móvil. Tiene ventajas importantes, como la de celebrar reuniones como si todos se encontraran en un mismo lugar, viéndose las caras. Permite que no sean necesarios los desplazamientos.
También es importante celebrar otros tipos de eventos a través de las videoconferencias para mantener el grupo unido y fomentar el compañerismo.
7. Edita documentos en tiempo real
Para que todos los componentes de un equipo puedan contar con la totalidad de los documentos y archivos ya no es necesario hacérselos llegar por correo electrónico.
Todos pueden realizar modificaciones en tiempo real, chatear y recibir consideraciones por parte de los compañeros en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones del propio Google.
Los cambios quedan guardados de forma automática, por lo que las versiones actualizadas son a las que se puede acceder.
8. Realiza presentaciones virtuales
Trabajar en remoto comporta que las reuniones se tengan que hacer a distancia, a través de videollamadas. Google Meet permite trabajar con todo tipo de documentos durante esta comunicación, por lo que es ideal para realizar presentaciones.
Hay la posibilidad de grabar estas videoconferencias para hacerlas llegar a quien no ha podido estar presente o para consultarlas posteriormente. También se pueden colocar subtítulos para visionarlas sin sonido.
9. Informa sobre las novedades
Las empresas trabajan con volúmenes importantes de información y tienen la necesidad de expandir su mensaje y novedades. Existen varias vías para hacerlo.
Una de ella es a través de las páginas web propias, que suponen un refuerzo para posicionar la marca y dar a conocer sus productos o servicios. Google Sites permite tener una web para introducir el contenido y hacerlo llegar a los trabajadores de la compañía y al público en general.
Desde Drive existe la posibilidad de insertar directamente diferentes tipos de archivos, como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
10. Agrupa la información de tu equipo y los clientes
Los formularios de Google son una excelente solución para reunir la información de grupos con un gran número de participantes, de equipos internos y clientes. Con ellos se pueden crear y analizar encuestas desde el ordenador o el dispositivo móvil.
Con todos los datos reunidos se pueden realizar varias acciones, como la realización de encuestas de satisfacción de los clientes o la recopilación de comentarios en documentos por equipos de tamaño grande.
A medida que lleguen las respuestas se producirán notificaciones y se podrán comprobar los resultados, que se pueden hacer visibles a través de gráficos y diagramas en formularios y Hojas de cálculo.
