Las nuevas tecnologías proporcionan servicios para agilizar procesos. Uno de ellos son las aplicaciones que permiten firmar documentos digitalmente, que son legalmente vinculantes, desde el teléfono móvil o la tablet de forma rápida y sencilla. Aquí presentamos 10 de las mejores herramientas para este uso.
Son herramientas que en tan solo unos segundos son capaces de realizar procedimientos que antes ocupaban bastante más tiempo. Ya no es necesario cambiar el formato, imprimir, firmar, escanear y enviar un documento al destinatario.
Un documento firmado digitalmente tiene el mismo valor legal que si la rúbrica se ha hecho manuscrita sobre papel. Cumplen la legislación porque ofrecen capas de seguridad y protección de datos para que los archivos con los que trabaja no se vean manipulados.
Enviar documentos para rubricar, como certificados y contratos, son acciones que se repiten a diario. Facilitar estos procesos supone un ahorro importante a empresas, entidades y particulares en gastos de impresión y correo postal. En parámetros de sostenibilidad son también útiles por el ahorro en papel y tinta que representan.
Para el trabajo remoto este tipo de software es una herramienta imprescindible para acelerar transacciones y validar documentación.
Aplicaciones de firma de documentos
Estas apps poseen la funcionalidad de poder firmar documentos online a través de dispositivos móviles sin tener que imprimirlos. Son software que facilitan mucho los procesos y proporcionan rapidez.
La mayoría de ellos tienen versiones gratis y Premium, y funcionan para Android, iOS, Windows y navegadores web. Se encuentran disponibles en Google Play y App Store de Apple.
1. DocuSign
Es una de las aplicaciones más populares. Permite enviar documentos desde cualquier lugar, aún sin tener conexión a internet. Destaca porque es muy intuitiva y se integra en varias herramientas. Se pueden cargar a través de escanear en el momento, por correo electrónico, Google Drive, Dropbox o Ervernote, entre otros.
Es posible firmar con el propio dedo tanto en el teléfono móvil como en Tablet. Permite crear rúbricas personalizadas directamente en tu dispositivo y todos los archivos están protegidos a través de cifrado.
Es fácil realizar un seguimiento del proceso. Puedes comprobar en todo momento los documentos que has enviado, con una bandeja de entrada donde visualizas los recibidos, y en borradores con los que estás trabajando.
Tiene plantillas de informes para aquellos que envías a menudo. Es tan sencillo como guardar el archivo, rellenar los campos en cada ocasión y enviar. Tiene un plan gratis y diferentes Premium si necesitas más funcionalidades.
2. HelloSign
Es una herramienta muy accesible de usar, con una interfaz sencilla donde el usuario de inicio ya tiene a su disposición enviar o firmar documentos, sin perderte en menús. Tiene una excelente integración en plataformas de almacenamiento en la nube como Dropbox, Google Drive, OneDrive o Evernote, pudiendo guardarlos en cualquiera de ellas cuando te envían el archivo rubricado.
Tiene planes gratis y de pago. Estos últimos proporcionar un mayor almacenamiento de datos, integración de SSO y más personalización.
3. PandaDoc
Posee una interfaz optimizada y destaca por la automatización. Aporta una solución integral para la gestión de contratos y documentos con la firma electrónica. La pantalla de inicio contiene un menú clarificador, con todo lo enviado, recibido, borradores, vencido, pagado y en espera de pago, entre otras funciones.
La rúbrica se puede dibujar, escribir o cargar una imagen. Tienes la posibilidad de descargar documentos firmados para compartirlos por correo electrónico y plataformas de mensajería instantánea.
Además es posible realizar una configuración para que cuando se firme un documento y se envíe, se ingrese la información de su tarjeta de crédito y se le cobre. Se integra en pasarelas de pago como PayPal, Stripe y Square. Tiene planes gratis y de pago.
4. signNow
Aporta no solo con firmar documentos, sino también negociar contratos, aceptar pagos y crear flujos de trabajo automatizados. Es una aplicación que admite crear grupos de archivos, plantillas y documentos y poderlos compartir a los miembros de un equipo concreto.
Las firmas se pueden crear con los modos de escribir y dibujar. También es posible guardar una copia por email y exportar a servicios de almacenamiento en la nube. Tiene la opción de configurar plantillas y guardarlas. Posee plan gratuito y de pago.
5. SignEasy
Dispone de una interfaz sencilla y fácil de usar, con integraciones en herramientas en la nube y de productividad como Google Drive, Google Docs, Gmail, Outlook, Slack o Dropbox, para importar y guardar documentos firmados. Estos archivos se mantienen seguros con un código de acceso o huella digital.
Engloba opciones de firma automática, en persona y remota. Estas funcionalidades propician que se pueda rubricar, rellenar datos y enviar en cualquier formato de documento, como Word, Excel, pdf, jpf o png. Es posible firmar en el móvil y enviar los archivos para que lo hagan. También hay la opción de añadir una imagen como firma si se ha escaneado de un papel. Tiene versión gratis y de pago.
6. Adobe Sign
Permite firmar documentos y formularios electrónicamente, facilitando también el envío y que se les pueda hacer un seguimiento. Ofrece herramientas para crear y editar archivos pdf y poder gestionarlos. También proporciona protección a través de contraseñas.
La rúbrica se puede efectuar en la pantalla del dispositivo móvil o hacer una fotografía a la propia firma manuscrita que se encuentre en un papel. Este software se integra con una gran variedad de herramientas de terceros. Tiene versión de prueba gratuita y planes de pago.
7. SIGNificant
Permite realizar firmas biométricas identificables a través de diferentes parámetros como la aceleración, la velocidad y el ritmo en la escritura. Admite trabajar offline una vez los archivos se han cargado, el almacenamiento en la nube y enviar por email los documentos directamente desde la aplicación.
Posee un modo espectador para que los documentos queden bloqueados a través de una contraseña para que otras personas los puedan consultar pero no modificar. Tiene un trial gratuito y planes de pago.
8. SingWell
Es una aplicación en la que puedes cargar documentos, crear plantillas, elegir a quién van dirigidos y crear recordatorios de manera sencilla. La rúbrica es posible realizarla en modo dibujo e imagen, y además puedes personalizar agregando campos de texto o fechas.
Entre las funciones que posee está de la enviar el documento final al correo electrónico del contacto con un mensaje personalizado y archivos adjuntos adicionales. También tiene la posibilidad de descargar un documento firmado como pdf y guardarlo como plantilla. Tiene versión gratuita y de pago.
9. OneSpan Sign
Es fácil de usar, con compatibilidad con otras aplicaciones y tiene muy buena acogida entre empresas de todos los tamaños. Las compañías usan esta herramienta en sus propias instalaciones o bien como servicio en la nube.
Contiene una gran variedad de opciones de implementación y seguridad para aportar funcionalidad a los usuarios. Es un software de pago.
10. eversign
Se caracteriza por su facilidad de uso con una interfaz pensada para diferentes tipos de necesidades, con gran variedad de opciones. Gestiona las firmas electrónicas y el envío es sencillo. Está configurado para aumentar el flujo de trabajo y permite la automatización de funcionalidades.
Asegura el almacenamiento de documentos en la nube gracias a una infraestructura de servidor monitoreada y un sistema de encriptación. Contiene un editor de archivos y ofrece plantillas personalizadas. Posee planes gratuito y de pago.
Diferencias entre firma digital y firma electrónica
Son dos términos que a menudo se utilizan con un mismo sentido, pero que tienen sus diferencias. Una firma digital es un tipo de firma electrónica con un algoritmo matemático que se usa para validar la autenticidad de un mensaje, como puede ser una transacción realizada con una tarjeta de crédito o un correo electrónico. Crea una huella digital que se utiliza para identificar a usuarios, sea una entidad o persona. De esta manera se protegen los datos enviados.
Las electrónicas son cualquier símbolo o proceso que se muestran para realizar la rúbrica. Puede ser la firma manuscrita en un archivo escaneada o un sello. También un sonido, como una declaración verbal grabada.
¿Las firmas digitales son seguras?
La firmas digitales son más seguras que las electrónicas. Tienen un sistema de encriptación y de capas de seguridad que hace que sea muy difícil falsificarlo. Evitan que los archivos que se envían puedan padecer alguna alteración o manipulación desde el momento que se rubricó.
Generan un hash que es único y si se sufre alguna modificación cambiará por completo, lo que permite detectarlo porque no concuerda con el del destinatario una vez descifrado. Si coinciden significa que no ha sufrido ninguna alteración y queda autenticado.
