Una de las partes destacadas para que trabajar en remoto funcione es realizar videollamadas que sean realmente efectivas. Reuniones en las cuales se obtengan resultados satisfactorios para la empresa y el desarrollo del proyecto. Mantener la concentración es una de las claves para conseguir el objetivo.
El teletrabajo se sustenta con herramientas de comunicación y colaboración que proporcionan el escenario adecuado para ser eficientes a distancia. Las reuniones online sirven para exponer los asuntos en los que se trabaja y así avanzar. Permite que no sea necesario que ningún miembro tenga que desplazarse. Pero no siempre es fácil sustentar el interés en la conversación y la pantalla.
Es complicado mantener la concentración más de 45 minutos seguidos. Es fácil perder la atención si se tienen que afrontar reuniones tediosas. Por este motivo es importante que se limiten a las imprescindibles y con las personas necesarias. Además que no sean largas si no lo requiere la programación.
Estos encuentros por videoconferencia son productivos si se organizan correctamente. Proporcionan que se avance en las tareas y proyectos, que todos los componentes del equipo se sientan involucrados y crear vínculos entre compañeros y clientes.
Para que sean efectivas es necesario eliminar todas las distracciones y seguir una estrategia para conducirlas y que sean eficientes. Cualquier fallo en la tecnología, como problemas con el sonido y la imagen, repercutirá en una fatiga para los asistentes que no permitirá que sea productiva.
¿Cómo puedo mantener el enfoque?
En las reuniones online deben seguirse unas normas sociales para que el funcionamiento sea correcto. Durante la jornada laboral se afrontan videollamadas de trabajo para hacer seguimientos y tomar decisiones, por lo que una vez delante la pantalla y el ordenador todo debe funcionar correctamente.
Para materializar reuniones provechosas y no perder la concentración es necesario tener en cuenta un conjunto de aspectos.
Acomoda la home office
Si estás a gusto en tu espacio de trabajo podrás centrarte en lo que haces y no en elementos externos. Condiciona tu oficina en casa para estar cómodo y tener todo lo que necesitas a mano, que la iluminación y ventilación sean las correctas. Con una silla ergonómica tendrás el confort necesario para pasar tiempo sentado y mantener la concentración.
Estar bien descansado
Para trabajar en las mejores condiciones es imprescindible tener un descanso adecuado, que te permita mantenerte activo durante el día. Por eso es tan importante dormir bien y tener la mente despejada cuando se tiene que cumplir con las obligaciones laborales. Así también las reuniones son más clarificadoras y la participación productiva.
Para estar activo es imprescindible tener una vida saludable. El teletrabajo puede acarrear sedentarismo si no se toman medidas al respecto. Por eso son tan importantes los descansos y hacer ejercicio físico para que cuerpo y mente recarguen pilas.
Aparca pensamientos
Factores personales también marcan el desarrollo en el trabajo. Para afrontar una reunión lo más conveniente es aparcar cualquier pensamiento que puede suponer una distracción, aunque no siempre es fácil.
Se trata de hacerse a la idea que en ese momento no se puede resolver y que más adelante se buscará la solución. Consiste en diferirlo en el tiempo para que a corto plazo no sea un inconveniente para las tareas profesionales.
Come antes de la reunión
Tratar de concentrarse teniendo hambre es muy difícil. La sensación de tener ganas de comer es un foco importante de distracciones, porque estás pensando más alimentarte para quitarte esa impresión que estar concentrado en los temas que se están exponiendo en la reunión.
Es conveniente nutrirse antes de empezar la videoconferencia para que no ocurra. Pero hacerlo de una manera comedida, sin comer demasiado, porque a causa de la digestión podría causar somnolencia.
También es importante hidratarse, pero en un encuentro virtual puedes tener sin problemas un vaso de agua al lado e ir bebiendo. No se considera de mala educación.
Toma apuntes
Para prestar atención y que no se escape ningún asunto expuesto es preciso tomar notas para destacar conceptos que se exponen o hacer resúmenes, ya sea con el mismo ordenador o con un papel y un bolígrafo. Obliga a estar atento a lo que se presenta y se escucha de una manera más efectiva.
Hacerlo a mano además ayuda más a recordar la información y eleva la estimulación en el cerebro.
Aleja el móvil
Igual que en una reunión presencial no estarías pendiente del teléfono móvil, en una online tampoco lo hagas. Es más, ten el dispositivo alejado, en modo avión o silencia las llamadas y notificaciones, así ningún mensaje de WhatsApp o las redes sociales que lleguen podrán distraer tu atención.
Es fundamental que no puedas acceder a él mientras estás sentado en la silla. La eliminación de distracciones de este tipo permite que puedas estar más concentrado y no poseas la tentación de si se produce alguna novedad en el aparato de teléfono.
Cierra todas las pestañas
Durante el transcurso de la videollamada es aconsejable que todas las pestañas que tengas abiertas en los monitores las cierres. Así no tendrás el estímulo de acceder a alguna.
Esta pauta es válida tanto para pestañas de páginas web del navegador de internet que utilizas, como del servicio de correo electrónico que notifican cuando hay un mensaje nuevo.
Utiliza auriculares
No tener la habitación insonorizada significa que entren sonidos exteriores en la estancia. Pueden venir de la calle, como el ruido de unas obras o del tráfico, del domicilio de al lado porque el vecino se le ha ocurrido en ese momento hacer agujeros en la pared o poner la música alta; o del propio piso, por los hijos o las mascotas.
Usar auriculares facilita que estos ruidos que son fuente de distracciones, o que hasta no te permitan oír con facilidad lo que se está comentando en la videoconferencia, los elimine y puedas estar centrado y escuchar a los participantes del encuentro digital.
Se ordenado
Cuanto más desordenado se encuentre el espacio de trabajo, más posibilidades reales habrán de distraerse y perder la concentración. Deja el escritorio despejado, con únicamente lo imprescindible para participar en el encuentro en línea.
De esta manera no te pondrás a colocar cosas en su sitio mientras otra persona está hablando, ojear una revista o entretenerte jugando con un clip o un lápiz.
Mantente participativo
Participa activamente en las reuniones, así no perderás el hilo de nada. Da tu opinión y expone tus planteamientos, dando ideas y contribuyendo aportando valor. No seas un mero oyente de todo lo que se comenta.
También puedes encargarte de aspectos organizativos, como la admisión de las personas que se mantienen la sala de espera para entrar, el control del tiempo o la confección de las actas.
No te guardes nada
Si tienes cualquier duda, pregunta o comentario a hacer, no te reprimas y dilo. Si estás pensando en si es procedente exponerlo y estás valorando en dar el paso, supondrá que no estás suficientemente atento a todo lo que se está diciendo. No dejes tu intervención para el final porque será una distracción constante.
Reuniones más productivas
La preparación de las reuniones virtuales es la manera más efectiva para que tengan el resultado esperado y los participantes sigan el guion de la misma sin perder atención ni aburrirse con conversaciones que no llevan a ningún lugar.
Se trata de aprovechar el tiempo. Para conseguirlo es necesario:
- Compartir con anterioridad todos los recursos y documentos con los participantes, para que los consulten y no tengan que hacerlo durante el encuentro online. Con esta medida se gana tiempo y todos los integrantes conocen los temas a tratar.
- Participación únicamente de personas que sean imprescindibles y que su presencia aporta valor. No es necesario que se integren miembros que no participen de manera directa en los asuntos que se gestionan.
- Estructurar la reunión de manera clara con los puntos a tratar. Así el contenido se entiende de manera más sencilla. Esta agenda se entregará previamente a todos los miembros que componen la reunión. Si todos saben de qué se va a hablar es más fácil que se mantenga el foco.
- Delimitar el tiempo para cada asunto para que no se alargue la videoconferencia y provoque fatiga entre los asistentes. Con esta medida se consigue incidir de forma más directa en la materia. Si es inevitable que se extienda la reunión programa pausas para que los asistentes puedan descansar.
