Un hombre asiático trabaja con su laptop desde su casa

Cómo trabajar con equipos en diferentes zonas horarias

La globalización y las posibilidades que ofrece la tecnología permiten que los equipos ya no necesiten estar en el mismo punto y puedan estar repartidos por el planeta con diferentes zonas horarias. Para que el trabajo remoto tenga éxito la comunicación entre todos los miembros debe ser precisa y directa.

Los equipos pueden colaborar sin la necesidad de estar en el mismo sitio físico. Ni tan solo en la misma ciudad, país o continente. La conectividad que ofrece internet posibilita un trabajo en línea beneficioso para la capacidad productiva de una empresa y efectivo a través de diseñar estrategias y encontrar soluciones.

En el mundo hay 24 husos horarios y los empleados de diferentes partes del planeta aportan diversidad, nuevas ideas y otros puntos de vista. Pueden estar en plantilla de la compañía, subcontratados o ser freelance. Una de las habilidades de estar en remoto es trabajar de manera autónoma, es una cualidad aunque se forme parte de un conjunto.

Tener un calendario común es imprescindible para un funcionamiento correcto, así como dominar la comunicación asincrónica, donde los miembros del equipo envían mensajes que no se responderán inmediatamente, pueden pasar horas hasta que esté activo quién tenga que responder, o puede ser hasta el día siguiente.

Las herramientas, software y aplicaciones de organización, gestión y comunicación son imprescindibles. Las videodonferencias, llamadas telefónicas, email y mensajería instantánea son piezas clave para confeccionar procesos productivos eficaces.

Es importante asegurarse de no trabajar más horas de lo indicado en la jornada laboral. Puede ser de carácter excepcional, pero que no se normalice  Se entiende que pueda haber reuniones fuera del horario habitual porque es complicado cuadrar agendas cuando el momento del día es tan diferente para unos y otros.

Liderar un equipo global

Para liderar un equipo virtual para un proyecto debes tener siempre claro la hora en cada lugar, tener el reloj y la agenda controlados para que no se produzcan errores y contar con inteligencia emocional para mostrar empatía y ser respetuoso para que la productividad no se vea afectada.

Es una experiencia muy diferente a cuando todos los componentes del equipo se encuentran en la oficina. También ocurre cuando hacen teletrabajo aunque residan en el mismo huso horario. Es indispensable que haya una buena organización del equipo remoto, como en cosas tan sencillas como preparar una reunión, porque se tienen que cuadrar horarios y disponibilidad de cada uno.

Es importante tener la contribución de todos, porque se puede hacer difícil programar reuniones y eventos virtuales en los cuales todos puedan estar incluidos, ya que puedes causar molestias porqué se concreta fuera de la jornada laboral.

Uno de los aspectos a cuidar es que las personas que están en remoto no estén en desventaja respecto a las presenciales en la oficina, que tienen más contacto entre ellas por la proximidad y que no dejen de banda a los que están a distancia. Es fundamental que los miembros del equipo se sientan incluidos, para conseguir el rendimiento máximo de todos ellos.

Consejos para trabajar con diferentes husos horarios

La diferencia horaria hace que líderes y empleados que forman parte de equipos globales deban seguir una agenda. Todos los miembros del proyecto tienen que demostrar capacidad de adaptación y seguir unas pautas para que los resultados sean óptimos.

Establece un calendario

La programación laboral es fundamental para que funcione correctamente un equipo remoto. La comunicación y la colaboración deben desarrollarse de manera eficaz y para hacerlo posible se tienen que seguir razones de rendimiento.

No solo es cuestión que los jefes elijan las horas que creen que son las mejores para trabajar en remoto con un equipo formado por componentes que viven en diferente zonas horarias, sino que es preferible que estos den su punto de vista para que todo el proceso sea más productivo. Mejor llegar a acuerdos que imponer y que exista una capacidad de adaptación por parte de todos.

Sin confusiones con las horas

A nivel organizativo no se pueden producir confusiones con los horarios establecidos porque se retrasa en exceso el ritmo de trabajo, especialmente si es una situación que se repite. Precisamente se tiene que subrayar un plazo de entrega o cuando empieza una reunión virtual para no tener que esperar a nadie que pensaba que comenzaba en otro momento del día.

Para que no se produzcan este tipo de sucesos es recomendable hacer un seguimiento de como se está desarrollando el trabajo y avisar con antelación cualquier cambio que se produzca, como un adelanto o retraso de una fecha límite para que queden clara las nuevas fechas.

Respetar los horarios

El líder del proyecto es quién organiza, el que marca los horarios y las reuniones en unas horas determinadas. El trabajador también debe saber decir que no cuando no se respeta su jornada laboral y puede sugerir otros momentos del día para realizar cualquier aspecto o encuentro virtual.

Únicamente en ocasiones exclusivamente necesarias se debe romper esta programación por parte del jefe. Solo en situaciones extraordinarias por expresa necesidad y rapidez. Tiene que ser una excepción y no un hecho habitual. Si no pasa algo extraordinario no se puede obligar a trabajar en horas intempestivas por la noche o la mañana. Es una situación que causa malestar.

Es importante mantener un diálogo y poner todos los miembros en común las sugerencias de funcionamiento para encontrar los momentos más adecuados que se ajusten a las necesidades del proyecto, los flujos de trabajo y los horarios de las personas. Es positivo consultar a todos por sus preferencias y hablar si hay problemas para establecer las reuniones.

Cuando se pregunta el parecer hace que se sientan valorados y se ahorran futuros problemas de motivación que pueden romper la dinámica y la productividad.

También es importante rotar los horarios de reuniones cada cierto tiempo para que no sean perjudicados los mismos en cada ocasión. Siempre se debe tener presente saber quién está trabajando, quién ha terminado la jornada laboral y quién la debe iniciar.

Adaptar las jornadas laborales

Las circunstancias de cada proyecto y de los objetivos de la empresa permite que los trabajadores que están a distancia puedan tener diferentes condiciones que los que se encuentran en la oficina para adaptarse a las necesidades, como tener la jornada dividida o que los días laborables no sean de lunes a viernes.

La coyuntura marcará si existen zonas horarias que se pueden adaptar y otras que no, como también que pueda producirse que media jornada estén presentes en la oficina de la sede de otro país y el resto trabajar desde casa. Así hay más disponibilidad. También tener un horario diferente al del resto de la empresa para adaptarse al horario internacional. Son modificaciones que se realizan para ganar en productividad y practicidad.

Saber ser flexible

Con los empleados tan alejados físicamente es necesario tener empatía. Cuando se trabaja en remoto, con personas que geográficamente pueden estar repartidas por todo el mundo, se tienen que respetar los horarios, es evidente, pero también es importante que exista cierto grado de flexibilidad porque se necesitan cuadrar horarios, flujos de trabajo y todo esto con la vida personal de cada uno. A veces la comunicación puede fallar o que se retrase y se tiene que ser respetuoso.

Planificar con anticipación

Aunque la tecnología lo permite, sabes que habrá momentos en los cuales no te responderán al instante por los horarios de cada uno. Por eso es preciso tener una estrategia en la que la anticipación sea una premisa. Ten en cuenta el huso horario de cada lugar para poner fechas límite, hacer solicitudes y el margen que tienes para obtener repuestas.

Configurar herramientas

La tecnología posibilita trabajar a personas de manera conjunta desde cualquier lugar del mundo. Los softwares y las herramientas proporcionan la disposición para hacerlo efectivo. Son la vía para comunicarse y colaborar desde cualquier punto del planeta, pudiendo controlar la gestión de proyectos para comprobar en todo momento cómo evoluciona.

Todos los miembros del equipo pueden actualizar las tareas realizadas y van completando fases respecto a sus horarios. A los programas de gestión se le suman como imprescindibles los correos electrónicos y las aplicaciones de mensajería instantánea.

Prioriza los mensajes

Ten en cuenta si necesitas una respuesta rápida o puede esperar, porque el receptor puede tardar en dar la contestación hasta que se incorpore a su jornada laboral. Es conveniente saber dar prioridad y utilizar los diferentes canales existentes dependiendo de la celeridad que se precise, como hacer una llamada telefónica o una videoconferencia, utilizar mensajería instantánea, un chat de alguno de los programas o el correo electrónico.

Tener en cuenta la disponibilidad del receptor en cuanto a la jornada laboral y aproximadamente cuando se va a dormir y la hora que se levanta por la mañana.

Comunicación clara

En la comunicación asincrónica y cuando se produce con personas tan separadas en la distancia, los mensajes tienen que ser claros y concisos, que no dejen lugar a dudas porque puede interrumpir un proyecto porque tarda a tener respuesta y no se puede avanzar hasta tenerla. Podría ser que los plazos no se cumplan porque se retrasa todo el trabajo.

Mismo horario para todos

Todos trabajan simultáneamente, pero sus horas de inicio y final de la jornada son diferentes, así la comunicación es siempre inmediata, no hay tantos problemas para las reuniones o coordinarse de manera rápida si es preciso. Es más efectivo cuando la diferencia horaria es de un par de horas, de otra manera es más complicado por las horas que se trabaja.

Candidatos más cualificados

Tener una cultura empresarial con colaboración internacional permite optar a candidatos más cualificados en cualquier rincón del planeta. Es una ventaja para las empresas para ser más competitivas, ya que sus ofertas de trabajo las pueden ocupar las personas más competentes y capacitadas, sin importar donde se encuentran geográficamente.

Es fundamental en organizaciones de este tipo tener en cuenta aspectos culturales y que no se produzca ninguna barrera idiomática.

Deja un comentario