Un teletrabajador escribe en el ordenador portátil para usar la comunicación asincrónica con sus compañeros de trabajo

Qué es la comunicación asincrónica y cómo se benefician los equipos remotos

La comunicación asincrónica es aquella en la que una persona se comunica y proporciona información a otras, la respuesta de estas no se produce de forma inmediata y transcurre pasado un periodo de tiempo. Permite a los trabajadores remotos ser más productivos, gestionar el tiempo de forma más eficaz y organizar cada jornada.

Es un sistema que mejora la comunicación con los compañeros, con todos los miembros del equipo. Se adapta a la perfección a las empresas que desarrollan modelos de trabajo híbridos o remotos y es ideal para personas que se encuentran en diferentes zonas horarias.

De hecho no es un tipo de comunicación nada nuevo, porque existe de toda la vida. Antiguamente cuando se enviaban cartas, por ejemplo, podían pasar meses entre que el emisor la enviaba y recibía la respuesta. Actualmente sabes que cuando escribes de forma diferida pueden pasar horas o días hasta que obtengas una contestación.

Realizar comunicación asincrónica no significa acabar con la sincrónica. Son complementarias. Hay cosas que se necesitan de inmediato y otras que pueden esperar a otro momento. Es aconsejable establecer hábitos para ser más productivos y utilizar herramientas de gestión de proyectos.

Diferencias entre comunicación asincrónica y comunicación sincrónica

La principal diferencia entre las dos transmisiones es que mientras la comunicación asincrónica no ocurre en tiempo real, en la sincrónica sí. El emisor entrega la información, el destinatario la recibe, la procesa y contesta al momento. Una llamada de teléfono es un ejemplo de ello.

No se produce un desfase de tiempo en la comunicación entre las diferentes partes. Su mayor fortaleza es la inmediatez. Es más ágil, mientras que la asincrónica es más pausada para poder desarrollarse mejor. Además permite registrar la información para consultarla, como en una cadena de correo electrónico o un chat.

Puedes comunicarte por escrito y leerlo cuando sea o bien gravar un video, en el que puedes dividir la pantalla para al mismo tiempo mostrar documentos o la pantalla del ordenador. También es posible editar audios para escuchar cuando quieras.

Cómo elegir la manera de comunicarse

La comunicación asincrónica y la sincrónica pueden funcionar en paralelo o comenzar por una y continuar con la otra. Para elegir la manera ten en cuenta algunos aspectos del proceso de comunicación y colaboración:

  • ¿Necesitas una respuesta de inmediato?
  • ¿La información la necesitan en este momento?
  • ¿Es lo suficientemente urgente o importante como para interrumpir el trabajo de otras personas?

Beneficios de la comunicación asincrónica

  • Mayor concentración y productividad: el enfoque en el trabajo se mantiene porque las interrupciones no se producen o se reducen en gran medida, haciendo que el nivel de concentración aumente y que sobretodo se alargue en periodos de tiempo. Esta circunstancia hace que la productividad sea mayor.
  • Control de la jornada laboral: estableces tú mismo el momento de revisar los mensajes que has recibido. Te organizas el día tanto a nivel laboral como personal, dependiendo de las responsabilidades y el tipo de funciones a realizar. No tienes que detener tu trabajo para interactuar con otra persona porque en ese momento le va bien, aunque no sea un instante adecuado para ti. Mantienes una mayor libertad para estructurar las tareas respecto al propio horario y aprendes habilidades para autogestionarte mejor.
  • Decisiones meditadas: es una comunicación más lenta pero permite que se pueda dar la mejor respuesta porque tienes tiempo para reflexionarla. Es más efectiva para dar soluciones a problemas y tomar decisiones inteligentes. No te obliga a pensar rápidamente para contestar, permitiendo ser más analítico y que sea más complicado que se produzcan malentendidos. También te da tiempo para hacerte una opinión sobre algún tema o aspecto.
  • Menos estrés: tienes una planificación y una agenda diaria, que proporciona saber todo lo que tienes que hacer durante la jornada y la semana. Facilita mantener una programación y salvo picos de trabajo estar más relajado para rendir de la mejor manera. Quita presión.
  • Menos errores: puedes preparar la respuesta y evita cometer fallos ligados a la necesidad de la inmediatez. Proporciona una mejor calidad en la concentración, permite pensar con claridad y llegar a soluciones efectivas.
  • Comunicación registrada: los datos y archivos que se envían son por escrito o por video, permitiendo que se puedan guardar y visionar en cualquier momento. Esta característica hace que se consulten las veces que quieras y no se produzcan errores o equívocos. Queda un registro detallado de todas las conversaciones, documentos y archivos.
  • Difumina las zonas horarias: cuando personas de diferentes lugares trabajan conjuntamente uno de los puntos a controlar es la gestión del trabajo en diferentes zonas horarias. Con la comunicación asincrónica nadie parte en desventaja en cuanto a recibir la información, entregarla o realizar horarios poco favorables.
  • Mejora del equilibrio entre la vida personal y la profesional: no tienes que estar pendiente de recibir alguna comunicación. Estás libre hasta la siguiente jornada de trabajo, significando que no se solapa la vida personal con la laboral, para una mayor satisfacción del trabajador.
  • Ahorra tiempo: no se pierde el tiempo con reuniones ineficaces por videollamada que se alargan, con silencios porque nadie propone ideas, se dan vueltas a los mismos temas sin llegar a tomar ninguna decisión en concreto, o se desvían de la cuestión a tratar.

Desventajas de la comunicación sincrónica

  • Interrupciones constantes: dificulta la concentración, corta el flujo de trabajo y por lo tanto el rendimiento. Las llamadas, videoconferencias y mensajería instantánea causan interrupciones. La persona necesita estar enfocada en lo que está haciendo y los mejores resultados se obtienen cuando durante largos lapsos de tiempo no se interrumpen. Las distracciones obstaculizan el trabajo de calidad y se produce una pérdida de productividad.
  • Prioriza estar conectado: este tipo de comunicación hace que siempre debas estar alerta de recibir alguna interacción para responder de manera inmediata, que siempre estés disponible y no puedas desconectar en ningún momento. Tampoco tienes horarios concretos porque se espera una respuesta instantánea.
  • Situación de estrés: la obligatoriedad de estar siempre disponible crea en las personas situaciones de malestar, agotamiento, nerviosismo y hasta episodios de estrés. Además de los cortes en el flujo de trabajo que provoca que las jornadas laborales se alarguen para terminar las tareas que no se han podido concluir. Escuchar ese sonido o zumbido continuo de que has recibido un mensaje no permite desconectar y tener la sensación de estar disponible 24/7.
  • Malas decisiones: en ocasiones cuando debes responder rápido, sin poder valorar suficientemente la contestación y sin consultar toda la información, hace que no ofrezcas la mejor respuesta, que provoca por una parte que los resultados no sean los mejores y por otra que se produzcan situaciones tensas o discusiones. Es posible que no puedas recopilar toda la información porque no te da tiempo en ese momento.
  • Dependes de la tecnología: la inmediatez obliga que a la hora de comunicarse nada pueda fallar. Los dispositivos que utilizas, el software y la conexión a internet no pueden tener ningún error. Cualquier problema tecnológico afecta gravemente a la productividad de forma directa.

Consejos para comunicarse de forma asincrónica

Para que la comunicación asincrónica sea eficaz requiere de disciplina y buenos hábitos.

No comunicare en exceso

Evita enviar demasiados correos electrónicos consecutivos a lo largo del día, o producirás una situación de estrés al destinatario. No es conveniente llenarle la bandeja de entrada y menos utilizarlo como un chat. Mejor incluir la máxima información en cada email.

Siempre es preciso facilitar la comprensión al receptor, ser claro y conciso, y que tenga todo lo necesario para que no aparezcan dudas o falte información. Anota detalles para que no haya indecisiones, así no te tendrán que escribir o llamar para preguntar una duda y que se alargue todo el proceso.

Prioriza

Valora la relevancia de todas las interacciones. Si necesitas algo rápido hazlo por comunicación sincrónica. Sino es determinante la inmediatez, por asincrónica. No es necesario una respuesta veloz si no la necesitas. Planifica con antelación para que el receptor tenga tiempo a responder, así no interrumpes sus tareas. Tampoco realices comunicaciones en forma de correo o llamada fuera del horario laboral salvo que sea de extrema urgencia.

Establece plazos

En el mensaje puedes poner la fecha límite en la que necesitas una respuesta, así los destinatarios se planifican y preparan a conciencia la respuesta. Es la manera que se puedan organizar y no tengan que preocuparse en contestar al momento si se encuentran en un pico de trabajo, porque la respuesta quizás la necesitas al final de la jornada, en días o hasta en semanas.

Usa herramientas de gestión de proyectos

Estos softwares facilitan el trabajo y evitan enviar muchos emails, ya que puedes compartir con el equipo toda la información y proporcionar archivos. También se visualiza el progreso que se está realizando. Todos los miembros del equipo pueden consultarlo.

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