La tecnología permite que la comunicación entre personas cada vez sea más fácil y efectiva. En el mundo laboral la modalidad del teletrabajo se va imponiendo, viendo las necesidades de las empresas y los beneficios que tiene para estas y sus empleados.
Ya no es necesario trasladarse a la oficina para realizar las tareas, ni que las personas implicadas en un proyecto se encuentren en un mismo espacio, ni siquiera en un mismo país. Programas, aplicaciones y todo tipo de software permite que trabajar a distancia se pueda hacer sin ningún tipo de problema, conformando equipos eficientes para realizar la actividad laboral.
Los emails continúan enviándose a millones diariamente, pero cada vez son más las herramientas que se utilizan para cumplir con todas las funciones. El cara a cara se sustituye por las videoconferencias y los empleados pueden enviarse archivos y trabajar en línea a través de la nube con un trabajo colaborativo que permite que no sea necesario que se encuentren en un mismo espacio.
Todos los integrantes de la empresa pueden estar conectados online desde cualquier lugar del mundo. Internet lo permite, con una conectividad que abre todo tipo de posibilidades para trabajar con equipos remotos. Existen herramientas de comunicación, colaboración, gestión de proyectos, productividad y seguridad que lo hacen posible.
Herramientas de comunicación para trabajar desde casa
Zoom
Es una plataforma de videoconferencias para todo tipo de dispositivos, con video y audio en alta definición. Las reuniones soportan hasta 1.000 participantes, con 49 apareciendo en pantalla. Es ideal para equipos grandes. Las reuniones se pueden grabar y transcribir de manera automática.
Skype
Una aplicación pionera con años de experiencia y que continua siendo uno de los referentes de las videollamadas, entre dos personas o en grupo. También permite chatear entre usuarios, intercambiar documentos y realizar llamadas de voz.
Slack
Está diseñada para equipos. Permite a los miembros de un mismo proyecto comunicarse y colaborar de manera efectiva, ofreciendo también servicio de videollamada. Uno de los puntos fuertes es su integración a un número elevado de aplicaciones y servicios de terceros.
Hangouts
Tiene tanto apartado de videoconferencias como de chat y cuenta con aplicaciones destacadas como efectuar llamadas privadas o realizar una retransmisión por YouTube, donde cualquier participante en el proyecto puede intervenir de manera directa.
Microsoft Teams
Puede albergar videoconferencias de hasta 300 personas. Esta herramienta permite crear chats de manera individual o en grupo, así como enviar diferentes tipos de documentos para trabajar de manera colaborativa.
MeetButter
Es una herramienta de videoconferencia todo en uno, ideal para realizar reuniones, workshops y cursos en directo. Los encuentros se pueden preparar sin necesidad de utilizar alguna otra aplicación y permite enviar toda la información de manera estructurada.
GoToMeeting
Es un software desarrollado para empresas. Se puede utilizar desde cualquier dispositivo con funciones de integración de flujos de trabajo, administración de cuentas y verificación de seguridad. Tiene herramientas de dibujos y teclados virtuales.
Nextiva
Es un sistema telefónico virtual que ofrece videoconferencias en alta definición, llamadas telefónicas y una amplia gama de herramientas de comunicación, servició de atención al cliente y herramientas de gestión de canalización de ventas.
Vidyard
Es una plataforma online que permite a los miembros de un mismo proyecto, compañeros de equipo y clientes, crear y compartir videos con alta calidad. Buena opción para agregarlos a sitios web y correos electrónicos.
Front
Leer y responder mensajes son tareas que en ocasiones por el volumen que suponen pueden provocar que la productividad disminuya a causa del tiempo que ocupan. Front optimiza el flujo de trabajo de la bandeja de entrada.
Drift
Es una plataforma de marketing que permite personalizar conversaciones de ventas con el objetivo de convertir potenciales clientes en clientes. También crea chatbots intuitivos que llevan a los visitantes de la web al descubrimiento de la marca, sus productos y servicios; mejorando la experiencia del cliente.
Herramientas de colaboración para el teletrabajo
Dropbox
Permite almacenar archivos de todo tipo en la nube para ser compartidos por otros usuarios y realizar copias de seguridad. Cuenta también con unas plantillas para escribir apuntes y gestionar los proyectos con los que se trabaja.
Google Drive
El trabajo colaborativo se impulsa con esta herramienta de almacenaje en la nube de Google, en la que se pueden guardar y compartir diferentes tipos de archivos. Los miembros pueden trabajar con ellos al instante, modificarlos y que los cambios sean visibles para el resto.
OneDrive
La solución de Microsoft para almacenar y compartir en la nube archivos entre los usuarios, que tendrán la posibilidad de trabajar en ellos y editarlos para desarrollar el proyecto en el que están centrados.
iWork
Es la apuesta de Apple para que los integrantes de un equipo que efectúan un trabajo online puedan compartir documentos y modificarlos. Permite trabajar con cualquiera de los dispositivos IOS, y desde un PC.
WeTransfer
Es la respuesta para enviar archivos de gran tamaño sin que sea un problema para el emisor y el receptor. Se hace a través de email o de un enlace. También posee otros servicios para fomentar la creatividad.
Whereby
Brinda la opción de trabajar desde cualquier lugar sin la necesidad de descargar ningún software ni aplicación. Con una URL personalizada se pueden realizar videollamadas de hasta 50 personas, tanto en el ordenador como el teléfono móvil. Tiene la posibilidad de compartir pantalla para presentar proyectos o documentos y gravar las reuniones.
Ydray
Herramienta de envío de documentos muy pesados a través del correo electrónico o generando un enlace. Puede hacerlo con archivos que tienen una capacidad de hasta 5 GB. Permite enviar 50 archivos a un total de 20 destinatarios.
Zapier
Es una plataforma que ofrece la integración de manera automática de diferentes herramientas y aplicaciones. Lo hace sin que sea necesaria la intervención humana, permitiendo que se produzca un ahorro de tiempo y que sea resolutiva.
Lucidchart
Es un espacio de trabajo para visualizar de manera automática los procesos y dar claridad para la mejor colaboración de equipos remotos. Facilita la compresión e impulsa la innovación a través de diagramas, pizarras y visualización de datos.
Herramientas de gestión de proyectos de teletrabajo
Trello
Facilita el teletrabajo de manera fácil, flexible y muy visual, desempeñando las funciones de manera colaborativa para que el equipo gane en productividad. Las tarjetas, listas y tableros permiten administrar los proyectos y que se siga el trabajo de cada componente, contribuyendo a la mejora del rendimiento para completar las tareas asignadas.
Asana
Los equipos pueden colaborar desde cualquier lugar con esta herramienta online de gestión de proyectos. El trabajo se planifica y estructura para facilitar las tareas, asignando las funciones a cada componente, poniendo prioridades y fechas límite, con un seguimiento en todas las etapas, permitiendo que se oriente a todos los miembros hacia un mismo objetivo.
BaseCamp
Herramienta flexible para trabajar online. Este organizador de proyectos facilita que los componentes del equipo sigan una organización de la tarea a desarrollar, las que han completado siguiendo un calendario y el envío de documentos.
Todoist
Es un gestor de labores multiplataforma que ayuda en tareas de organización. Prioriza las más importantes a efectuar y facilita la planificación de horarios. Posibilita la observación de los progresos que se realizan y las tendencias de productividad.
Monday
Sistema operativo de teletrabajo que permite al equipo estar conectado en todo momento y que tenga automatizados buena parte de los procesos. Este aspecto, junto con su facilidad de uso, es una ayuda para completar las tareas en el tiempo establecido.
ProofHub
Los equipos remotos aprovechan este software en la nube para controlar en todo momento el trabajo que tienen por delante, pudiendo controlar en tiempo real las tareas de cada uno de los usuarios. Posibilita compartir archivos y tiene un chat integrado.
Tick Tick
Es un gestor de tareas que permite compartirlas entre los componentes del proyecto. Se pueden establecer trabajos para cada uno de los miembros y comprobar la evolución, así como la de crear recordatorios para que nada se escape de lo establecido previamente.
I done this
Sirve para controlar la actividad de los miembros del equipo. Cada día todos los implicados entran a través del navegador o el correo electrónico y pueden agregar sus tareas, visibles para el resto de componentes. De esta manera mantiene las tareas organizadas y permite al grupo amentar la responsabilidad y la productividad.
Wrike
Ideal para administrar mejor los proyectos, especialmente si estos son de más de 20 personas. La colaboración entre los integrantes mejora con un mayor control sobre las tareas a completar, los flujos de trabajo y los horarios.
Herramientas de productividad para trabajar en casa
Evernote
Las notas para que no se olviden las cosas que siempre se habían tomado en un papel se pueden hacer también a nivel digital. Aunque esta herramienta va más allá. No solo permite tomar apuntes, sino otras funciones como capturar imágenes, guardar páginas web y rastrear tareas.
Figma
Software online colaborativo que ayuda a los equipos en el proceso de planificación, creación y envío de diseños. El flujo de ideas es constante y se comparten los archivos para que todos los miembros del equipo puedan participar. Es sencillo de administrar.
FocusMe
Ideal para los que se distraen con facilidad. Bloquea sitios web y aplicaciones que hacen perder el tiempo cuando se está trabajando y así ganar en eficiencia y buenos hábitos laborales. El bloqueo puede ser de una web entera o de solo algunas páginas de esta.
Flowbar
Es un administrador que permite guardar todas las pestañas, propiciando la eliminación del desorden en la pantalla y liberar memoria. Las pestañas se pueden guardar en grupos y sincronizar en diferentes dispositivos. También guarda enlaces para consultar posteriormente.
Dynalist
Herramienta online para acabar con la procrastinación. Ayuda a organizar todas las tareas y proyectos, y dividirlos de tal manera que sean factibles de completar con un esfuerzo asumible para cada persona. Contiene fechas de búsqueda y listas de verificación.
Steady Habit
Aplicación para hacer un seguimiento de los hábitos que se realizan cada día para alcanzar los objetivos impuestos a través de pequeñas tareas. Es fácil de usar y útil para visualizar el progreso que se está realizando.
Habitual
Es un rastreador de hábitos para crearlos, que sean alcanzables y de esta manera se cumplan los objetivo a través de la creación de rutinas que sean positivas para el trabajo. Diseñado para utilizar patrones de comportamiento, establece recordatorios y la planificación ofrece flexibilidad.
Sunsama
Administrador del trabajo a realizar, desde tareas y reuniones a correos electrónicos. Permite ver lo que están haciendo los compañeros del equipo, sincroniza la agenda y hace un seguimiento del calendario para facilitar la elaboración de una planificación adecuada.
Workato
Aplicación para integrar cualquier tarea y automatizar todos los procesos con total seguridad y sin la necesidad de tener conocimientos de programación, ya que el usuario no tiene que tocar código. La interfaz es intuitiva para diseñar, construir y administrar las integraciones.
Sweetprocess
Ahorra tiempo al usuario a través de documentar todos los procedimientos en un solo lugar. Los componentes del equipo pueden colaborar en tiempo real, quedan asignadas tareas y se hacer un seguimiento de ellas. También se pueden editar imágenes.
GitHub
Es una plataforma de código abierto con el que los equipos pueden resolver problemas y avanzar en las ideas que se presentan de forma segura. Con un espíritu de colaboración, posibilita alojar y revisar código, administrar proyectos y crear software junto a otros desarrolladores.
Herramientas de seguridad para trabajar online
TeamViewer
Software que proporciona acceso remoto seguro para conectar dispositivos, pudiendo acceder desde cualquier lugar del planeta como si se estuviera delante del ordenador o móvil. Permite optimizar y automatizar la protección de terminales, aplicar parches y realizar copias de seguridad.
Trend Micro
Provee soluciones eficaces para la protección de datos frente a las constantes amenazas existentes en la red. A través de la tecnología de aprendizaje de la Inteligencia artificial detiene el ransomware y otros tipos de ataques.
Shopos
Proporciona seguridad digital a los trabajadores en remoto, protegiendo ordenadores, servidores y escritorios virtuales, además de dispositivos móviles y correo electrónico. Presenta una tecnología de inteligencia artificial en constante evolución.
LastPass
En el sector digital se acostumbran a acumular un buen número de passwords. Esta aplicación genera contraseñas seguras para reforzar la seguridad y las recuerda en los diferentes dispositivos para que no tenga que hacerlo la propia persona. Simplifica el trabajo online.
Okta
Es una plataforma de administración de acceso con todas las funciones para las empresas, siendo una solución integral para la seguridad de las compañías. Protege a empleados y clientes usando métodos como el inicio de sesión único o el directorio universal.
1Password
La mayor parte de personas tienen diferentes passwords para las diversas aplicaciones, inicios de sesión y transacciones financieras. Este gestor es una herramienta de fácil utilización para almacenar y usar contraseñas seguras.
StickyPassword
Permite iniciar sesiones de forma protegida, recuerda todas las contraseñas, genera passwords seguros, mantiene el pago con tarjetas a resguardo mediante la encriptación y sincroniza los datos cifrados en todos los dispositivos.
RoboForm
Es un soporte multiplataforma que almacena de forma segura todas las contraseñas y las conecta con un solo click. También es un generador de passwords y permite compartir información entre usuarios conectados con todas las medidas de seguridad.
Duo Secutity
Protege a todos los usuarios, dispositivos y aplicaciones, permitiendo un acceso seguro desde el lugar en el que se encuentre. Responde con rapidez a cualquier amenaza online. Es de fácil uso y de integración en el equipo de trabajo.
