Las técnicas de productividad son sistemas creados para aumentar la eficiencia y la efectividad a nivel personal y profesional. Entre estas, el método Zen To Done (ZTD) se focaliza en la creación de simples hábitos para alcanzar los objetivos.
Para obtener más y mejores resultados se centra en la consecución de tareas de forma efectiva y sin que se produzca ninguna situación de estrés, con una correcta gestión del tiempo, manteniendo las cosas simples para tener organización y ser productivo.
Zen To Done es un sistema de productividad creado por Leo Babauta, autor de best-sellers sobre hábitos zen, mindfunless y minimalismo, además de tener el blog Zen habits, con más de un millón de lectores.
Babauta señala que en este método “se trata de los hábitos y el hacer, no del sistema y las herramientas”. ZTD es una versión simplificada de método Getting Things Done (GTD), que se enfoca en el hacer y sin estar encorsetado en la planificación.
¿Qué es el método Zen To Done?
El método Zen To done es una técnica para enfocarte en las tareas que son realmente importantes y necesarias mediante la creación de hábitos, que permiten realizar una estrategia organizativa eficaz y sencilla.
La simplicidad es uno de los principios principales de ZTD, porque se centra en materializar hábitos efectivos a través de priorizar tareas y dejar de lado aquellas que son innecesarias para alcanzar una gestión de flujo de trabajo eficaz.
La creación de listas de tareas a cumplir es una herramienta importante para realizar un seguimiento, asegurar el rendimiento, el flujo de trabajo y mantener el cumplimento para asegurar la productividad.
El sistema ZTD se basa en 10 hábitos, que se deben llevar a cabo de manera individual, centrándose durante 30 días hasta adquirirlo. Después pasa al siguiente. Si no hay otro remedio, como máximo que sean 2 o 3 a la vez.
Hábitos de la técnica ZTD:
Recopilar
Recopila todas las tareas mediante un listado que escribes en una libreta de pequeño tamaño. También puedes hacerlo en el teléfono móvil, tablet u ordenador portátil si te es más cómodo, pero es preferible para este caso utilizar el papel.
Es más fácil de transportar y con este sistema se trata de utilizar herramientas sencillas. Apuntar las cosas que hacer proporciona tener una visión general de todo lo que se tiene que realizar y no olvidar nada relevante.
Procesar
Toma decisiones y no las pospongas. Dejar las cosas para más tarde solo provoca que se acumulen. Analiza cada labor y decide que debes hacer. Valora si es importante y la tienes que priorizar, si la puedes dejar para más adelante, si no es relevante y la puedes eliminar o simplemente delegar en otra persona.
Con esta acción, que no debe ocupar demasiado tiempo para cada tarea, evitas que la lista de quehaceres se alargue o que la bandeja de entrada del correo electrónico se acumule de emails.
Planificar
Elige las actividades más importantes que tienes que efectuar y priorízalas en tu lista de tareas. Estas decisiones permiten enfocarte en lo verdaderamente principal, a avanzar en tus metas y no perder el tiempo en nimiedades. Cada día apunta de 1 a 3 labores de este tipo y asegúrate de cumplirlas.
Hacer
Concéntrate en únicamente una tarea y realízala, sin que se produzcan distracciones que atrasen su realización. Pon todo el foco en iniciar y terminar el trabajo, sin pensar en las otras cosas a hacer. Evita la multitarea porque te retrasará.
Mantén la concentración en todo momento y apaga cualquier dispositivo que pueda ser una fuente de distracción, así como cualquier elemento, como el desorden en el escritorio.
Crear listas sencillas
Es básico seguir un sistema simple, que no presente complicaciones, con listas de contexto para tenerlo todo bien claro. Construye un sistema que te sea fácil de lleva a cabo y no te presente complicaciones en su funcionalidad, ni por el contenido de las tareas ni por las herramientas que utilizas para completarlas.
Esta simplicidad te aporta volúmenes de concentración para no desviarte del camino. Ten un control sobe estas tareas y no permitas que se acumulen. Dedica tu atención en lo que tienes que hacer en cada momento.
Organizar
La organización te permite ser productivo. Mantén tu espacio de trabajo limpio y ordenado. No amontones cosas a tu alrededor, que lo único que te trae son distracciones y pérdida de tiempo para encontrar algo.
Cada objeto debe estar en su lugar. El escritorio debe estar siempre lo más despejado posible para poder concentrarte y ser eficiente. Cuando utilices una cosa y ya no la necesites, guárdala en su lugar, no pospongas la acción para más tarde.
Revisar
Es necesario revisar diariamente o semanalmente todas las tareas. Dedica un tiempo y valora cual está siendo el progreso y si se cumplen los objetivos, tanto a corto, como a medio y largo plazo.
Este repaso regular proporciona hacerse a la idea de cómo evolucionas, adelantar los siguientes pasos a seguir y si necesitas efectuar algún tipo de ajuste, como eliminar labores de las listas o delegarlas.
Simplificar
Reduce las tareas y objetivos a lo que realmente es esencial. Simplifica cuanto puedas todo el trabajo que tienes por delante. Elimina cualquier labor o aspecto que no sea verdaderamente importante y que no te permita ponerles foco.
Además para ir alineado también es preciso suprimir cualquier cosa innecesaria en tu vida, así como deshacerte de objetos que no utilizas ni necesitas.
Establecer rutinas
Materializa el hábito de crear y mantener rutinas. Te permite tener el día mejor estructurado para rendir al máximo y avanzar en tus metas. Selecciona hábitos que sean verdaderamente importantes y haz que funcionen.
Crea una rutina matutina que te haga ser productivo ya en las primeas horas de la jornada. Son aspectos de todo tipo, desde tener tiempo para revisar el trabajo, consultar la bandeja de entrada del correo electrónico, meditar, hacer ejercicio o controlar la economía familiar.
Pasión
Encuentra tu pasión. Si tienes un trabajo que te gusta y lo vives, no vas a posponer las cosas, porque tendrás ganas de realizarlas. Por lo tanto debes tener el hábito siempre de buscar y encontrar aquello que te apasione y convertirlo en tu actividad laboral.
De esta manera conseguirás que la lista de tareas parezca un listado de deseos, con objetivos que ofrecen gratificaciones y disfrutes de todo el proceso.
Diferencias entre Zen To Done y Getting Things Done
El método ZTD es una continuidad del GTD. Son dos técnicas de productividad para ayudar a las personas a ser más efectivas en la realización de sus tareas y en la administración del tiempo.
Las dos metodologías mantienen enfoques y estructuras diferentes. Debes elegir la que mejor se adapte a tus necesidades y preferencias.
Zen To Done trata de resolver 5 problemas que las personas acostumbran a tener con Getting Things Done:
1. Enfoca varios cambios de hábitos a la vez
El sistema GTD trata sobre los cambios de hábitos que se realizan al unísono, mientras que ZTD se enfoca en adoptarlos de manera individual, no todos a la vez, para que sea más sencillo cumplirlo con éxito y no sea tan abrumador. La metodología se implementa en fases.
2. No se centra en hacer
GTD se enfoca más en los procesos que en materializar las tareas. En cambio ZTD lo hace en hacer, además de materializarlo de la manera más simple posible para asegurar el bienestar de la persona y que sepa gestionar el tiempo mejor.
3. Falta de estructura
Para muchas personas la metodología GTD está demasiado desestructurada, situación que provoca desconcierto. Necesitan un orden y esta planificación es la que aporta ZTD, en forma de organización y rutinas.
4. Hacer demasiado
Realizar demasiadas tareas a la vez o en un período corto de tiempo provoca estrés. Por eso ZTD se basa en simplificar la lista de tareas, priorizando en las que son especialmente relevantes y sea posible concentrarse correctamente para hacer correctamente el trabajo.
5. Falta de enfoque
Cumplir con los objetivos es la base de cualquier sistema de productividad. GTD no lo hace con suficiente ímpetu, sin priorizar lo suficiente las cosas más relevantes. ZTD suple esta carencia anteponiendo tareas en base a su importancia, que permite centrarse en alcanzar las metas.
