Escribir correos electrónicos es una actividad diaria en muchos puestos laborales. En el teletrabajo es una herramienta imprescindible para tener una comunicación efectiva y enviar archivos. Para que sea realmente productiva, los emails deben seguir unos parámetros para tener una respuesta positiva por parte del receptor.
Existen pautas importantes a seguir, cómo que esté bien redactado, mantenga una estructura correcta y permita la facilidad de comprensión en la lectura para que no se produzca ninguna confusión, que lleva a errores, pérdidas de tiempo y en ocasiones también económicas.
Para una comunicación efectiva por correo electrónico se necesita desarrollar habilidades para la gestión de proyectos, porque es una parte imprescindible para conseguir objetivos. Las maneras de proceder y la información que se traslada son un reflejo de profesionalismo.
La comunicación por email en aspectos laborales tiene que ser fluida. Un correo debe poseer contenido destacado para no quitar tiempo al receptor. Además si no se hace correctamente lo más probable es que el mensaje acabe en la papelera sin llegar a abrirse. Es preciso no quitar tiempo a la otra persona.
Pautas para una comunicación efectiva por email
La comunicación asincrónica debe estar bien organizada para que se comprenda correctamente el mensaje. Ten en cuenta los siguientes pasos para ser eficaz.
Valora el motivo del mensaje
En primera instancia piensa por qué estás escribiendo el correo electrónico, cual es el motivo. A nadie le gusta recibir cualquier tipo de mensaje que no sea substancial, y especialmente en términos laborales. Pon énfasis para que el motivo y la información queden claros al destinatario para que pueda responder correctamente.
El contenido debe ser claro y conciso, sin extenderse más de lo necesario. Las abreviaturas no son demasiado aconsejables, si no es que ya son de muy amplio conocimiento, porque la persona a quien se dirige no lo puede tener claro o desconoce el significado.
El asunto debe ser descriptivo
Lo primero que ve una persona cuando recibe un email es el asunto, a parte de quien se lo ha enviado. El texto en el asunto tiene que ser descriptivo, con una frase corta, para que el destinatario sepa exactamente el motivo de la comunicación. Con la indicación de la temática le será útil también para más adelante encontrarlo en la bandeja de entrada.
Es muy importante saber priorizar, porque cada día puede recibir muchos mails y tener un flujo de trabajo considerable, por lo que no puede perder el tiempo. Abrirlo o no puede ser en función del asunto. Elige bien las palabras y que no se considere como spam.
Tiene que llamar la atención para que se vea que es relevantes. Muestra la información más importante, el motivo principal del correo. Escribe ‘propuesta del proyecto de construcción’ o ‘temas importantes a hablar en la reunión’, por ejemplo. En el caso de enviar un currículum que aparezca el nombre y la oferta, como ‘Cristina Prado – Solicitud de marketing manager’.
No pongas un simple ‘hola’, lo dejes en blanco o no quede claro de qué va. Son las maneras más fáciles de ser ignorados por el destinatario, que vaya al buzón de correo no deseado y sea eliminado sin llegarse a leer.
Saludo formal
Muéstrate correcto en el texto y en el saludo, aunque sea un mensaje a una persona con la que existe confianza, porque se trata de un email con motivos profesionales. Especialmente si el envío es a alguien que no conoces. Salúdalo con un ‘estimado/a’ y el nombre y el apellido. En caso de no conocer el nombre usa un saludo formal como un ‘buenas tardes’.
Preséntate si no te conocen, utilizando un tono formal, como en el contenido del texto. S la forma de causar una buena impresión de inicio. Evita mostrar un exceso de confianza con la persona que te comunicas, especialmente si no la conoces.
Utiliza un formato simple
No te compliques en los formatos a usar porque lo más adecuado es hacerlo simple. Cada servicio de correo electrónico muestra los mails de manera diferente, situación que puede llevar a que quién lo lee tenga el texto descuadrado si utilizas algún formato en particular. No juegues con la tipografías.
Los archivos que envíes deben ser en formatos estándar que no presenten complicaciones para abrir porque el receptor no tiene el programa en cuestión o la última versión del software. En el texto puntualiza que envías archivos adjuntos para que no pasen desapercibidos.
Sintetiza el mensaje
No escribas más de lo necesario. A nadie le gusta abrir un correo electrónico y encontrarse con un texto muy extenso. Sé conciso en el mensaje, poniendo en valor los aspectos importantes y obviar aquello que no lo es.
Tampoco pongas más palabras o frases de las necesarias, porque no estás escribiendo un libro o un artículo para publicar. No es necesario que lo acomodes todo bonito y con un vocabulario culto. No quieras mostrar tus habilidades con la escritura, porque estás escribiendo un correo electrónico, no haciendo literatura.
El objetivo es que se entienda bien y que no sea necesario que te hagan preguntas, que se comprenda correctamente a la primera. Tiene que ser fácil de leer, así que organiza y estructura el mensaje. No utilices jerga.
Los párrafos que no tengan más de una idea principal y que sean cortos, con un espacio entre ellos. Procura que toda la información respalde el tema principal del correo
Cuida el tono
En la comunicación escrita el lenguaje corporal no existe. No se puede ver al interlocutor, situación que provoca que parte de la comunicación que se realiza cara a cara, o por videoconferencia, se pierda. Este aspecto hace muy importante que se tenga especial cuidado en la manera de escribir, para que no haya malos entendidos que podría llevar a una situación de confusión o a equívocos graves.
En esta interacción no se observan las expresiones faciales, el tono de la voz o el movimiento de las manos. Sin estas señales se pueden interpretar erróneamente las palabras escritas y que lleve a una respuesta negativa, como que se crea que las cosas se piden de una forma poco educada o autoritaria, cuando no ha sido tu intención.
Separa los temas
Los emails en los que trates de diferentes temáticas estructúralos de tal manera que cada una quede separada por párrafos para que el receptor tenga una comprensión correcta de toda la información.
No pongas muchos temas en uno mismo porque se puede escapar alguno. Los que tengan una relevancia importante envíalos en otros mails. De esta manera el mensaje será más claro. Pero intenta siempre que no sean demasiados los que envíes porque llenas la bandeja de entrada al destinatario, pudiendo provocar una situación de estrés.
Ningún elemento inapropiado
Cuando se trata de enviar correos de trabajo, tanto a personas conocidas como con la que no lo son, abstente de enviar emojis o gifs, porque no dan una imagen profesional. Tampoco imágenes o videos que no tengan una relación directa con el motivo del mensaje.
Envío de archivos grandes
Cuando tengas que enviar archivos de gran capacidad no lo hagas por correo electrónico, porque hará que los tiempos de carga y descarga de los mismos sean demasiado extensos. Además puede ser que se produzca un problema con el envío y quedar bloqueado el programa o el ordenador. Para documentos de este tipo mándalos por una plataforma en la nube para compartir archivos de gran tamaño.
No usar como mensajería instantánea
El email es un sistema de comunicación con sus características concretas. Si deseas tener una interacción rápida utiliza una plataforma de mensajería instantánea, no el correo electrónico, porque puedes ser molesto por la cantidad de mensajes que envías y llenas la bandeja de entrada con comunicaciones poco extensas. Además es poco profesional actuar de esta manera.
Despedida apropiada
En el final del contenido despídete de forma correcta y recordar educadamente que esperas una respuesta. Puedes tener una firma personalizada donde además de aparecer tú nombre y apellidos aparezca el cargo u oficio. Puedes poner ‘Saludos’, ‘Atentamente’ o ‘Mis mejores deseos’.
Vigila los errores
Especial atención a no cometer faltas de ortografía y gramática. Son indicadores de las aptitudes del remitente y de la importancia que le da al correo. Es básico no cometer errores de este tipo, que pueden ser graves y que la información que se comunica quede penalizada.
Cuando finalices el texto vuélvelo a leer y revisa cada parámetro del contenido para que no se produzcan fallos. Puedes utilizar un corrector ortográfico como apoyo.
Repasa antes de enviar
Nunca te olvides una vez finalizado hacer un repaso de todos los detalles para que no se produzca ningún error. Se especialmente cuidado en este aspecto. Con el texto corregido y seguro que no tienes ningún fallo, comprueba que la dirección sea la correcta, el asunto sea claro, que los archivos adjuntos que deseas hacer llegar están todos y te diriges a la persona apropiada. No pulses el botón de enviar hasta que no estés seguro.
