Perder datos siempre es una fuente de problemas. Por eso tienen tanta relevancia las copias de seguridad, para evitar incidencias que pueden llegar a ser graves, tanto si se trata de archivos de carácter laboral como personal.
Confías en los dispositivos y software que utilizas. Pero los dispositivos informáticos y electrónicos que utilizas pueden fallar, igual que las herramientas con las que trabajas habitualmente.
Las copias de seguridad son una duplicación de los archivos, que quedan almacenadas y protegidas en un lugar aparte, que garantiza que puedas recuperar los datos en caso de cualquier contratiempo.
Son una garantía ante una situación desagradable que a nadie le gusta experimentar. Realizarlas de manera regular debe ser una práctica esencial para cualquier profesional.
Beneficios de realizar copias de seguridad de manera regular
Las ventajas de llevar a cabo backups de toda la documentación de forma regular son:
Protección contra la pérdida de datos
El beneficio más obvio es la protección contra la pérdida de datos. En cualquier momento puede ocurrir un desastre como un fallo del disco duro, un virus informático, un robo, un incendio o un simple error humano.
Si tu información está guardada y a salvo, podrás recuperarla fácilmente y no sufrir ningún problema importante.
Recuperación de datos en caso de fallos del sistema
Los fallos del sistema son inevitables. Ocurren en ocasiones algunas veces por diferentes motivos. Una de las consecuencias es dejar tus registros inaccesibles o dañados. Mediante backups tienes la opción de restaurarlos a un estado anterior y recuperar la funcionalidad perdida.
Esta posibilidad te permitirá retomar tus actividades sin sufrir largas interrupciones ni pérdidas irreparables.
Defensa contra ciberataques y ransomware
Los ataques de los piratas informáticos, como el ransomware, son una amenaza constante para cualquier usuario. Estas agresiones a través de la red pueden cifrar o bloquear tus archivos y exigir un rescate para su liberación.
Si tienes copias de seguridad actualizadas podrás restaurar tus documentos sin sufrir ninguna pérdida.
Recuperación de versiones anteriores de archivos
La capacidad de recuperar versiones anteriores de ficheros es relevante, ya que si por error sobrescribes o modificas uno importante, o si necesitas acceder a una versión anterior por cualquier motivo, podrás buscar en tus duplicados de protección y restaurar la versión necesaria.
Facilidad en la migración de datos y actualización de sistemas
Realizar copias de seguridad de forma regular permite migrar tu material de referencia a nuevos dispositivos o al actualizar tus sistemas operativos y aplicaciones.
Proporciona transferir los archivos de manera rápida y sencilla, evitando la pérdida de información o la necesidad de comenzar desde cero.
Protección de datos personales y confidenciales
Si almacenas material personal o confidencial en tus dispositivos, como contraseñas, números de identificación, reportes financieros o detalles sensibles de clientes, es fundamental preservarlos adecuadamente.
Así garantizas que se encuentren a salvo y puedan ser recuperados en caso de que se produzca un fallo de seguridad o pérdida de información.
Tranquilidad
Saber que todos los archivos están a resguardo aporta una sensación de tranquilidad. No tendrás que preocuparte constantemente por perder información valiosa.
Esta custodia evita que tengas preocupaciones innecesarias y hace que te centres en tus tareas.
Tipos de backups
Para elegir el tipo que utilizar ten en cuenta factores como la cantidad de archivos, la frecuencia de cambios, la velocidad de restauración requerida y el nivel de protección.
Copia de seguridad completa
Implica resguardar las carpetas y datos en su totalidad. Se crea una copia de seguridad completa de todos los ficheros seleccionados en un momento determinado. Es el método más exhaustivo, el que ocupa más espacio de almacenamiento y lleva más tiempo completarlo.
Esta opción es ideal para restaurar completamente un sistema o conjunto de elementos en caso de pérdida completa o fallo del sistema.
Copia de seguridad incremental
Con ella solo se preservan los elementos que han cambiado desde el último duplicado, ya sea completa o incremental. En lugar de copiarlos todos nuevamente, solo se hacen los cambios recientes.
Es un proceso rápido y utiliza menos espacio de almacenamiento en comparación a si se hace de manera completa. En caso de restauración se requerirá la completa más todas las incrementales hasta la fecha deseada.
Copia de seguridad diferencial
La diferencial también garantiza solo los registros modificados desde la última salvaguarda completa, pero a diferencia de la incremental, se guardan todos los modificados desde el último backup completo, en lugar de solo los cambios desde el último duplicado.
Esto significa que cada respaldo diferencial será más grande que el anterior. Aunque las diferenciales ocupan más espacio de almacenamiento, son más rápidas de restaurar, ya que solo se requiere la completa y la última diferencial.
Copia de seguridad en la nube
Se almacenan los registros de respaldo en servidores remotos a través de servicios en la nube. Este sistema ofrece ventajas como el acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar, la conservación ante desastres físicos locales y la escalabilidad según las necesidades de almacenamiento.
Para llevarla a cabo es fundamental elegir un proveedor de servicios confiable y establecer una buena estrategia de cifrado y protección de los datos en la nube.
Copia de seguridad local
Los archivos se salvaguardan en dispositivos de almacenamiento físicos, como discos duros externos, unidades USB o servidores locales. Este enfoque ofrece control directo sobre los registros y la posibilidad de acceder rápidamente a ellos.
Pero también tiene sus riesgos, como son los daños físicos, robo o pérdida, por lo que es importante mantener los dispositivos en un lugar fiable.
Copia de seguridad híbrida
Combina el respaldo en la nube y en local. Es una estrategia que aprovecha lo mejor de ambos. Se realiza un backup local para un acceso rápido y control directo, y también uno en el cloud para garantizar el resguardo ante posibles daños físicos.
Copia de seguridad en tiempo real
Se configura para preservar los registros de manera continua a medida que se realizan cambios. Utiliza tecnologías de sincronización y detección de cambios para garantizar que los ficheros se guarden automáticamente justo después que se modifiquen.
Es ideal para aquellos que necesitan proteger los datos de forma constante y no quieren depender de programaciones manuales. Ten en cuenta que este método puede consumir recursos del sistema y requiere una planificación adecuada para evitar guardar archivos no deseados o innecesarios.
Herramientas y software para realizar backups
Es vital seleccionar una herramienta o software que se ajuste a tus necesidades y presupuesto, tenga compatibilidad con los sistemas operativos y dispositivos que usas, así como configurarlo para que se almacene la información adecuadamente.
Software integrado del sistema operativo
La mayoría de los sistemas operativos, como Windows, macOS y Linux, incluyen herramientas integradas para realizar resguardos. Estos implementos suelen ofrecer funciones básicas de respaldo y restauración de archivos y permiten programar backups automáticos.
Aunque son convenientes, es posible que carezcan de algunas características avanzadas que ofrecen otras soluciones de software.
Software de terceros
Existen en el mercado numerosos programas que ofrecen una amplia gama de características y funcionalidades, así como de precios.
Estos programas proporcionan al usuario opciones más avanzadas, como copias de seguridad incrementales o diferenciales, compresión de ficheros, cifrado, programación flexible y opciones de restauración más completas.
Herramientas en la nube
Muchos proveedores de servicios en la nube, como Dropbox, Google Drive y OneDrive, ofrecen servicios para almacenar archivos en el cloud. Te permiten sincronizar y guardar automáticamente los elementos en servidores remotos, función que garantiza la conservación de registros y la accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Soluciones de servidores
Para entornos empresariales y servidores, existen soluciones especializadas que ofrecen características avanzadas. Están diseñadas para manejar grandes volúmenes de datos, programar copias de seguridad automáticas, realizarlas de servidores virtuales y físicos, y ofrecer opciones de recuperación rápida con toda fiabilidad.
Herramientas de imágenes de disco
Permiten crear una réplica completa de un disco o partición en forma de imagen. Esto significa que se captura una instantánea exacta de todo el contenido, incluidos el sistema operativo, las aplicaciones y los ficheros. Las imágenes de disco son útiles para restaurar un sistema completo en caso de fallos graves del sistema o cambios de hardware.
Almacenamiento y organización de las copias de seguridad
Para certificar la integridad y accesibilidad de tus documentos el almacenamiento y la organización son básicos. Ambos elementos son esenciales para garantizar la disponibilidad y la protección de las carpetas.
Determina los datos críticos
Identifica los archivos que necesitas guardar y prioriza en función de su importancia. Pueden ser documentos, proyectos, bases de datos, correos electrónicos, configuraciones de software y cualquier otro tipo de información que sea vital para tus actividades profesionales y personales.
Selección del método de backup
Elige el método que mejor se adapte a tus necesidades y recursos. Puedes optar por copias de seguridad completas, incrementales, diferenciales o una combinación. Considera aspectos como el tamaño de los ficheros, el tiempo disponible para la realización de backups y la velocidad de restauración requerida.
Selección del medio de almacenamiento
Elige el medio de almacenamiento que utilizarás para tus backups. Puedes optar por dispositivos físicos como discos duros externos, unidades USB, servidores NAS (Network-Attached Storage) o sistemas de almacenamiento en la nube.
Para la elección considera aspectos como la capacidad de almacenamiento, la velocidad de transferencia, la durabilidad y la accesibilidad al elegir el medio adecuado para tus necesidades.
Si eliges dispositivos físicos cerciórate que estén en buen estado. Si optas por el cloud, escoge un proveedor que ofrezca suficiente capacidad de almacenamiento y garantice la preservación de la información.
Almacenamiento en múltiples ubicaciones
Es recomendable mantener duplicados en varias ubicaciones físicas. Así posees una capa adicional de defensa en caso de daños físicos en un lugar específico o de un robo.
Puedes almacenarlos en diferentes discos duros externos y guardarlos en lugares seguros, como una caja fuerte o un sitio concreto de la casa.
Si utilizas servicios de almacenamiento en la nube, elige proveedores que ofrezcan redundancia y replicación en múltiples centros de datos geográficamente dispersos.
Etiquetado y documentación
Es esencial etiquetar y documentar correctamente los duplicados de protección para facilitar la identificación y recuperación de datos. Asigna nombres claros y asegúrate de incluir información relevante, como la fecha de creación y el contenido.
También es importante que lleves un registro actualizado de los backups, incluyendo detalles como la ubicación física, el medio de almacenamiento utilizado y la fecha de la última verificación.
Compresión y cifrado
Considera utilizar la compresión de archivos para reducir el espacio de almacenamiento requerido. Muchos software ofrecen opciones de compresión para minimizar el tamaño de los ficheros.
Además, es recomendable aplicar cifrado para proteger la confidencialidad de la información almacenada. Utiliza algoritmos de encriptado firmes y cerciórate de mantener las claves de codificado en un lugar resguardado.
Establece una frecuencia
Determina la frecuencia con la que realizarás las réplicas de resguardo y automatiza el proceso. Esto dependerá de la cantidad de cambios que se realicen en el material guardado y de cuánto tiempo estés dispuesto a perder en caso de un fallo del sistema.
Para registros que se actualizan con frecuencia, como bases de datos o archivos de proyectos, es recomendable realizar copias de seguridad diarias o incluso más frecuentes. Para los menos críticos, una frecuencia semanal o mensual es suficiente.
Verificación periódica
Realiza verificaciones periódicas para garantizar que los ficheros estén completos y sin errores. Esto implica comprobar la integridad de los datos respaldados y realizar pruebas de restauración de forma regular para confirmar que se puedan recuperar correctamente.
Si se detecta algún problema o error, toma las medidas necesarias para corregirlos y garantizar la fiabilidad de los backups.
Protección contra accesos no autorizados
Protege los archivos contra accesos no autorizados. Si utilizas dispositivos físicos, como discos duros externos o dispositivos USB, guárdalos en un lugar bien custodiado. En los servicios de almacenamiento en la nube, utiliza contraseñas firmes y habilita opciones adicionales de autenticación, como la verificación en dos pasos.
El objetivo es evitar que terceros no autorizados accedan y comprometan la seguridad de material almacenado.
Eliminación segura de copias obsoletas
A medida que actualices y realices nuevos duplicados, es importante eliminar de manera fiable las antiguas u obsoletas. Esta iniciativa evita la acumulación innecesaria de datos y reduce el riesgo de acceso no autorizado a la información.
Monitorea y verifica
Realiza un seguimiento continuo y verifica periódicamente tus salvaguardas para certificar que se están realizando correctamente.
Verifica que estén completas, sin errores y que puedan ser restauradas cuando sea necesario. Además, comprueba que el almacenamiento utilizado esté funcionando bien y tenga suficiente capacidad de almacenamiento.
