En el ámbito laboral en cualquier momento te encontrarás con la necesidad de solventar problemas. En un entorno virtual como el del trabajo remoto la toma de decisiones requiere de un enfoque estructurado y pensamiento creativo.
No importa si eres un empleado, un líder de equipo o un emprendedor. Las estrategias y pasos a seguir son fundamentales para que la resolución de problemas sea eficaz para que aporten los resultados esperados.
Para mejorar la capacidad y maximizar la productividad es imprescindible desarrollar habilidades de comunicación, mantener una mentalidad de adaptación y sacar el máximo rendimiento de las herramientas digitales disponibles.
Definir claramente el problema
Especificar la complicación es un paso fundamental para remediarlo satisfactoriamente. Tener una comprensión clara del asunto proporciona sentar las bases para encontrar soluciones satisfactorias.
Identificar la brecha entre la situación actual y la deseada
Comienza por comprender cuál es el estado actual y qué resultados o condiciones se esperan. Identifica la incidencia entre la situación actual y la deseada.
Analizar los síntomas y las causas
Examina los síntomas o manifestaciones visibles del contratiempo. A continuación, profundiza para identificar las causas subyacentes que contribuyen a esos síntomas. Busca los factores que generan o perpetúan el obstáculo, ya sea falta de recursos, procesos ineficientes o barreras de comunicación.
Formular una declaración
Una vez que comprendas los síntomas y las causas, realiza una declaración que debe ser específica, precisa y orientada en el núcleo del reto a resolver. Evita generalizaciones vagas y asegúrate de capturar la esencia de la cuestión en pocas palabras.
Delimitar el alcance
Define los límites del tema para evitar que se vuelva demasiado amplio o difuso. Determina qué aspectos o áreas específicas están afectadas y cuáles se encuentran fuera de su alcance. Esto ayudará a centrar tus esfuerzos y recursos en la resolución del problema real.
Establecer objetivos claros
Define los objetivos que deseas lograr al remediar la incidencia. Estos deben ser medibles, realistas y alineados con la situación deseada. Establecer metas claras te proporcionará una dirección específica y evaluar el éxito de tus determinaciones.
Reunir información relevante
Investiga y recopila documentación importante que te ayude a comprender mejor la dificultad y sus implicaciones. Se puede hacer a través de incluir datos, estadísticas, opiniones de expertos o experiencias previas. Cuanta más referencias tengas, más fundamentada y sólida será tu definición del inconveniente.
La definición del problema puede evolucionar a medida que obtienes más información y avanzas en el proceso de resolución. Mantén la mente abierta, sé flexible y dispuesto a ajustar tu punto de vista a medida que profundices en el análisis y descubras nuevos detalles.
Recopilar información importante
Reunir todo lo relevante es un paso esencial para comprender a fondo una complicación y tomar decisiones reafirmadas. Estos datos se tienen que organizar de manera estructurada para que sea fácil de acceder.
Identifica las fuentes
Determina qué fuentes de información son relevantes para abordar la cuestión. Pueden estar incluidos documentos internos de la empresa, informes de mercado, estudios de investigación, opiniones de expertos, datos estadísticos, entrevistas o encuestas.
Realiza investigaciones
Recurre a internet y utiliza motores de búsqueda, bases de datos especializadas y recursos online para buscar detalles relacionados. Asegúrate siempre de consultar fuentes confiables y actualizadas.
Consulta a colegas y expertos
Comunícate con gente del sector, compañeros de trabajo o expertos en el campo que puedan tener información o perspectivas relevantes sobre la cuestión. Pide su opinión, comparte ideas y aprovecha su experiencia para obtener una visión más completa.
Realiza entrevistas o encuestas
Si es apropiado, efectúa entrevistas o encuestas a las personas involucradas en el problema. Recoge sus opiniones, experiencias y sugerencias para obtener una comprensión más amplia y encontrar posibles soluciones.
Usa herramientas de colaboración
Aprovecha las herramientas de colaboración en línea, como documentos compartidos o pizarras virtuales, para recopilar y organizar la información importante. Facilita el acceso y la colaboración con los miembros del equipo remoto, lo que permitirá compartir ideas, realizar anotaciones y un seguimiento del progreso.
Analiza datos y métricas
Examina los datos y las métricas disponibles que estén relacionados, que aporten documentación cuantitativa relevante. Identifica patrones, tendencias o anomalías que puedan proporcionar conocimientos valiosos y sus causas.
Evalúa la calidad de la información
Considera la reputación de la fuente, la objetividad, la validez de los datos y la relevancia para la incidencia en particular. Garantiza que el material que recopiles sea verdadero.
Aplicar técnicas de pensamiento creativo
Llevar a cabo técnicas de pensamiento creativo con el equipo permite la participación de todos los integrantes, fomentando la creatividad en los miembros, la generación de ideas innovadoras y encontrar desenlaces originales.
La creatividad se nutre de la diversidad de perspectivas. Alentar a compartir ideas desde diferentes experiencias y puntos de vista enriquece el proceso creativo y abre nuevas vías de soluciones.
Lluvia de ideas
El brainstorming es una técnica clásica que consiste en generar ideas sin restricciones. Anima al resto de personas a compartir pensamientos libremente, sin juzgar ni dictaminar en la etapa inicial.
Mapas mentales
Son una forma visual de organizar ideas y conceptos. Existen herramientas online para crear mapas mentales colaborativos donde los miembros del equipo pueden agregar sus ideas, hacer conexiones y explorar diferentes perspectivas. Esta metodología permite identificar patrones y relaciones entre conceptos.
Pensamiento lateral
Esta técnica, popularizada por Edward de Bono, implica mirar un problema desde diferentes perspectivas y desafiar las suposiciones establecidas. Anima a pensar de manera no convencional y a considerar ópticas no tradicionales para resolver contratiempos.
SCAMPER
Este método propone hacer preguntas específicas para explorar diferentes aspectos de una incidencia. SCAMPER es un acrónimo que representa Sustituir, Combinar, Adaptar, Modificar, Poner en otro uso, Eliminar y Reorganizar. Estimula a aplicar estas cuestiones a una dificultad o idea existente para generar nuevas perspectivas y posibilidades.
Pensamiento inverso
En lugar de centrarse en cómo resolver una complicación, el pensamiento inverso implica considerar cómo hacer que este empeore. Es un método que ayuda a identificar barreras o desafíos potenciales, además de encontrar formas de evitarlos o superarlos.
Analogías y metáforas
Utiliza analogías y metáforas para relacionar una complicación con algo completamente diferente. Esto puede ayudar a desbloquear nuevas ideas y perspectivas al permitir que vean el problema desde una visión diferente.
Experimentación y prototipado
Fomenta un enfoque experimental y prototípico para probar ideas y recursos de manera rápida y tangible. Se trata de crear prototipos simples, realizar pruebas y aprender de los resultados. Esta mentalidad de prueba y error permite refinar y mejorar las soluciones a medida que se avanza.
Evaluar las opciones
La evaluación de las opciones proporciona un entorno adecuado para tomar decisiones correctas y elegir la mejor opción.
Clarifica los criterios de evaluación
Antes de comenzar la estimación, define claramente los criterios que utilizarás para estimar las opciones. Puedes incluir factores como la viabilidad, el impacto, la rentabilidad, la factibilidad técnica, la alineación con los objetivos o la sostenibilidad, entre otros.
Recopila material relevante
Revisa y recopila documentación relevante sobre cada opción. Incluye datos, análisis, investigaciones, opiniones de expertos, retroalimentación de los miembros del equipo o cualquier otra fuente de información pertinente. Asegúrate de contar con referencias confiables y actualizadas para respaldar tu valoración.
Compara las opciones
Realiza una comparación de las diferentes opciones en función de los criterios establecidos. Considera los pros y los contras de cada una y cómo se alinean con los objetivos y requisitos específicos del proyecto o situación.
Pondera los criterios
Asigna pesos o importancia relativa a cada criterio de evaluación en función de su relevancia y prioridad. Permitirá dar más peso a los factores más críticos en tu decisión.
Analiza los riesgos y las contingencias
Evalúa los riesgos asociados con cada posibilidad y considera las contingencias disponibles para mitigar o superar esos riesgos. Facilita calcular la viabilidad y la resiliencia de cada opción y a tomar en cuenta posibles obstáculos o temas futuros.
Solicita opiniones
Busca la opinión y la retroalimentación de los miembros del equipo u otras personas relevantes. Obtener diferentes perspectivas aporta ideas adicionales, señalar aspectos que pueden haber pasado por alto y enriquece la evaluación en general.
Tomar decisiones basadas en datos
Tomar determinaciones cimentadas en datos propicia ser objetivo y resolutivo para alcanzar la mejor decisión.
Reconoce lo esencial
Identifica qué tipo de referencias necesitas para respaldar la toma de determinaciones, como datos cuantitativos, con métricas o estadísticas; y cualitativos, con opiniones o comentarios de los miembros del equipo. Es imprescindible que la información sea fiable.
Recopila y analiza
Reúne toda la información necesaria por mediación de fuentes fiables. Identifica patrones, tendencias y relaciones entre las referencias que puedan influir en tu resolución.
Evalúa los riesgos y las limitaciones
Comprende los riesgos y las limitaciones asociados con los datos que estás utilizando. Considera la precisión, posibles sesgos o errores, así como la representatividad de la muestra si provienen de una que es limitada.
Utiliza herramientas de visualización de datos
Las herramientas de visualización de datos, como gráficos, tablas o diagramas, son útiles para presentarlos de manera comprensible.
Considera diferentes escenarios y opciones
Utiliza la información recopilada para establecer diferentes escenarios y opciones posibles. Analiza cómo avala o refuta cada posibilidad y valora su viabilidad y probabilidad de éxito. Considera también los posibles resultados y consecuencias de cada una.
Toma una decisión consolidada
Con toda la información recogida toma una decisión. Después comunícala y justifícala, si es necesario, a las partes interesadas esenciales, explicando cómo los datos respaldaron la elección y cómo se tuvieron en cuenta otros factores.
Establecer un plan de acción
Materializar un plan de acción es fundamental para llevar a cabo de manera efectiva las resoluciones tomadas. Requiere una ejecución disciplinada y un seguimiento constante.
Definir los objetivos
Comienza por confeccionar unos objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo.
Desglosar tareas y responsabilidades
Determina las tareas específicas que deben llevarse a cabo para lograr cada objetivo. Asigna responsabilidades a los miembros del equipo y asegúrate que la comprenden. Marca plazos realistas para cada actividad.
Establecer hitos y hacer un seguimiento
Divide el plan de acción en hitos para marcar el progreso. Permitirán realizar un seguimiento del avance del proyecto y valorar si se están cumpliendo los plazos establecidos. Confecciona indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el éxito y realiza un seguimiento regular.
Asignar recursos
Reconoce los recursos necesarios para ejecutar el plan de acción. Estos recursos deben incluir aspectos como herramientas, equipos, presupuesto o habilidades específicas. Asigna los recursos adecuados a cada tarea y de que estén disponibles para los miembros del equipo cuando los necesiten.
Comunicación clara
Establece una comunicación clara y regular con todas las personas involucradas en la implementación del proyecto. Informa sobre los detalles, los objetivos, las tareas asignadas y los plazos. Fomenta la colaboración.
Evaluar y ajustar
Dedica tiempo para evaluar tu desempeño y en realizar los ajustes necesarios para mantener la productividad y garantizar la efectividad y el éxito de las actividades y proyectos.
- Establece indicadores de rendimiento: Define KPIs o métricas que te ayuden a determinar el progreso y el éxito de tus actividades.
- Realiza seguimiento regular: Haz un seguimiento periódico de las actividades. Mantén registros actualizados de los avances, los hitos alcanzados y las dificultades encontradas.
- Analiza los resultados: Examina los resultados recogidos para valorar el rendimiento y los resultados obtenidos. Compara los resultados con los KPIs establecidos e identifica las áreas en las que se ha alcanzado o superado el objetivo, así como aquellas que necesitan mejoras.
- Obtén feedback: Busca opiniones sobre tus fortalezas y áreas de mejora. El feedback aporta perspectivas valiosas y sirve para identificar posibles ajustes en los procesos de trabajo.
- Ajusta las estrategias y enfoques: Utiliza los resultados de tu evaluación y el feedback recibido para ajustar las estrategias y criterios. Realiza cambios en tus métodos de trabajo, asignación de tiempo, prioridades o procesos según sea necesario.
- Comunica los cambios: Notifica sobre los ajustes realizados a los miembros del equipo. Asegúrate de que todos estén al tanto de los ajustes implementados y comprenden las razones.
