Una de las técnicas de productividad existentes es el método Alpen, que ayuda a las personas a organizar sus tareas y responsabilidades de una manera accesible, para que sean más eficientes en el trabajo y en su vida personal.
El método Alpen es una metodología de productividad que se basa en la creación de una lista de tareas. La idea es que las personas puedan planificar sus labores de manera sencilla y efectiva, a través de anotaciones que ayuden a priorizar y organizar esas tareas.
Estas notas pueden incluir la urgencia con que debe hacerse, la importancia y la fecha límite, entre otros aspectos. Al tener una visión clara de aquello que debe materializarse, las personas pueden decidir cómo abordarlas y en qué orden, lo que permite aumentar la efectividad y hacer una mejor gestión del tiempo.
La metodología fue desarrollada por el profesor alemán Lothar J. Seiwert, experto en la gestión de tiempo y en el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Ha escrito varios libros sobre estas temáticas que han sido traducidos a más de 20 idiomas.
¿Cómo funciona el método Alpen?
La técnica Alpen te permite estructurar la jornada de manera óptima a través de la priorización de las tareas y decisiones. Es especialmente efectiva para aquellos que trabajan desde casa porque desarrolla la autogestión y define las obligaciones profesionales y personales que se deben cumplir.
La palabra Alpen es un acrónimo, se constituye de las siglas en alemán que marcan los 5 puntos de la metodología de productividad: Aufgaben, Länge, Pufferzeiten, Entscheidungen y Nachkontrolle.
Escribe una lista de tareas y actividades
Anota todas las tareas a realizar, incluyendo tanto las grandes como las pequeñas. Mejor que esta acción la hagas el día anterior, así cuando empiezas la jornada ya puedes ponerte manos a la obra y tienes claro aquello con lo que debes cumplir.
Escribe todas aquellas actividades, reuniones, temas pendientes, presentaciones, visitas a clientes, llamadas, correos electrónicos que tienes que hacer. Inclúyelo todo.
No es necesario que las tareas las pongas en orden, solo se trata de enumerarlas. No te preocupes por la organización en este momento, céntrate solo en escribir todo lo que se te ocurra.
Estas anotaciones te proporcionan un conocimiento de los quehaceres a realizar y saber los objetivos para organizar el tiempo.
Calcula cuanto tiempo necesitas
Estima cuanto tiempo te llevará cada tarea. Esta evaluación te permite saber si la carga de trabajo la puedes asumir y planificar de modo acertado para ser eficaz.
Incluye las pausas que necesitas para descansar o desconectar, para que no aparezca la fatiga ni decaiga tu rendimiento. Considera el tiempo que vas a invertir en cada una de las obligaciones, los periodos que estás activo y los que no.
Mantén la objetividad y trata de ser realista en las estimaciones. No quieras abarcar demasiado ni pongas horarios ajustados. La suma de carga de trabajo excesiva en lapsos muy limitados aportarán como consecuencia niveles de estrés.
Planifica más tiempo para imprevistos
A lo largo de la jornada laboral aparecen imprevistos e interrupciones que cortan el ritmo de trabajo, para atender otras obligaciones tanto a nivel personal como profesional.
Son aspectos que alteran la planificación, no dejan seguir la programación y cortan la concentración. No te permiten cumplir con los plazos, que supone un problema grave.
Para contrarrestarlo es imprescindible asignar en la agenda del día un tiempo extra en cada actividad para no retrasarse, además de sumar los descansos. En la gestión de proyectos es preciso tomar medidas de este tipo para mantener objetivos.
Establece prioridades
Una vez conoces las tareas que debes llevar a cabo y el tiempo de que dispones, es necesario tomar decisiones para priorizar aquellas que debes hacer de la lista que has confeccionado.
Decide por importancia y urgencia y colócalas en la parte superior de tu listado. Estas anotaciones te ayudarán a priorizar y organizar tus actividades de manera efectiva para hacer todo lo prioritario en primera instancia porqué requiere atención inmediata.
Un sistema de priorización maximiza la eficiencia. Si no puedes hace alguna tarea tú mismo valora delegarla para que se materialice.
Realiza un seguimiento
Revisa cada día toda la planificación, para comprobar que has cumplido con todas las obligaciones, que no se haya olvidado nada y que las estimaciones eran correctas.
Valora el ritmo de trabajo, si calculaste correctamente el tiempo, necesitas más pausas para no cansarte excesivamente, quieres acaparar demasiadas tareas, tienes pérdidas de tiempo, procrastinas o has padecido situaciones estresantes para terminar el trabajo.
Todos los elementos son esenciales. Sirve para ajustar la planificación para el futuro. Es una experiencia. Evalúa tus resultados regularmente para determinar si estás logrando tus objetivos y para identificar cualquier área que necesite mejoras.
Ventajas de utilizar la técnica Alpen en tu vida y trabajo
La metodología Alpen es una herramienta valiosa para una mejora continua en tus habilidades y la toma de decisiones. Sus beneficios son evidentes.
- Mejora de la organización: te ayuda a visualizar y organizar tus tareas y responsabilidades de forma competente. Esta facultad te proporciona ser más eficiente y productivo, y asegurarte de que no se te escape ninguna labor importante.
- Mayor enfoque: confeccionar una lista explícita y organizada te resultará más fácil para mantenerte enfocado, priorizar tus tareas y acertar en la toma de decisiones. Esto te ayudará a lograr tus objetivos.
- Reducción del estrés: visualizar todas las tareas y objetivos a cumplir te hace aumentar el control sobre la situación y menos estresado. Es especialmente relevante si tienes una carga de trabajo pesada o si te sientes abrumado por tus responsabilidades.
- Mejora de la productividad: el listado te ayuda a ganar en rendimiento, ya que puedes decidir cómo abordar tus tareas y en qué orden. Esta característica te permite ser más resolutivo con tu tiempo y lograr más en menos tiempo.
- Mejora de la motivación: ver tus logros y progreso te hace incrementar la motivación para seguir el camino y avanzar hacia tus metas.
- Flexibilidad: se adapta a tus necesidades individuales y a tus objetivos. Puedes personalizar la lista para incluir tareas específicas, recordatorios y notas relevantes. También puedes utilizar la metodología para priorizar las labores y asegurarte que las más importantes sean las primeras en realizarse.
- Sencillez: es una herramienta fácil y accesible para utilizar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Puedes utilizar una hoja de papel y un lápiz para crear el listado, o bien usar la tecnología con una aplicación o software.
Consejos para mejorar la eficiencia con la técnica Alpen
Sigue las siguientes recomendaciones para que el método te proporcione los aspectos adecuados para organizar tu jornada de trabajo.
Establece metas claras y realistas
Es indispensable plantear objetivos realistas antes de comenzar este sistema de productividad. Es el modo de mantener el foco y motivarte por la consecución de las metas, evitando que se produzca frustración.
Utiliza herramientas tecnológicas
Hay muchos softwares que puedes usar, desde aplicaciones de listas de tareas hasta herramientas de gestión de proyectos. Son programas que favorecen mantenerte organizado.
Aprende a decir no
Uno de los trucos claves para mejorar la eficiencia es aprender a decir no. Es imprescindible saber cuándo debes enfocarte en tus tareas prioritarias y rechazar las menos relevantes. Recuerda que no puedes hacerlo todo.
Aprende a delegar
Es una habilidad esencial para mejorar el rendimiento. Delega las actividades menos importantes a otras personas y enfócate en las fundamentales para tus obligaciones laborales.
Mantén una lista actualizada
Garantiza que las anotaciones estén siempre actualizadas y tener en cuenta cualquier cambio en tus responsabilidades u objetivos. Es la manera de no olvidar nada y centrarse en lo más determinante para tus objetivos.
