El lugar de trabajo es un espacio que debe mantenerse en las mejores condiciones para que las tareas laborales se puedan realizar en las mejores condiciones para asegurar la productividad.
En una oficina en casa tiene que evitarse que el escritorio se llene de cosas, manteniéndolo organizado perfectamente para tener el máximo de eficiencia.
Como esté la mesa de trabajo es un fiel reflejo de la personalidad, así como también de los hábitos y el volumen de trabajo que se afronta. Una home office debe configurarse para que sea productiva y la gestión del tiempo efectiva, además de ser cómoda. Cada uno tiene su sistema para que funcione.
No solo es una cuestión estética, porque el orden y la limpieza son aspectos importantes para no perderse en remover papeles, encontrar todo lo que precisas y evitar cualquier pérdida de tiempo.
Una oficina desorganizada te hace menos productivo. Trata que no sea un lugar visualmente desagradable, ya que dificulta la concentración y la capacidad de trabajo
Considera la frecuencia de uso de los artículos, para tener solo lo esencial y mantener la mesa despejada y la habitación limpia. Una vez finalizadas las tareas déjalo todo ordenado siempre para el día siguiente, porque aporta un proceso mental para iniciar la siguiente jornada con plena energía.
Una configuración funcional de todo el mobiliario proporciona comodidad, que se mantenga ordenado y evita que sea un caos. Cada centímetro es importante, por lo que debes deshacerte de las cosas innecesarias y tener creatividad para la organización.
Utiliza bandejas, carpetas para documentos, cajones, pequeños contenedores de fácil acceso, estantes, almacenaje de todo tipo y gadgets.
Tener un escritorio desordenado para trabajar provoca inconvenientes para desarrollar la actividad laboral:
- Reduce la productividad
- Disminuye la concentración
- Dificulta la priorización de tareas
- Produce estrés
- Se pierde tiempo buscando cosas
- Muestra una imagen poco profesional en la videollamadas
Cómo organizar un escritorio para trabajar
No te pongas excusas que no tienes tiempo para ordenar la mesa y la home office. Toma hábitos para hacerlo posible. Ordenar un escritorio de oficina no es complicado. Empieza por tener a mano todo lo esencial.
Ser organizado te permite ser más eficiente. Sigue estas recomendaciones para ordenar la mesa y mejorar el entorno de trabajo:
Ten únicamente aquello que necesitas
Comprueba cuales son los documentos, dispositivos, accesorios y material que necesitas en cada momento, para no tener esparcidas cosas que no necesitas y que solo hacen que molestar y reducir el espacio de trabajo.
Retira todos los elementos que no son esenciales. No es necesario que acumules todo tipo de material, como los bolígrafos y rotuladores, que con el paso del tiempo –y más si no se usan– se resecan y dejan de funcionar.
Clasifica los papeles y hazte la pregunta si verdaderamente necesitas conservarlos. Si no es así tíralos a la basura. Los que necesites pero no tienes por qué consultarlos, mejor que estén guardados en algún lugar de almacenaje.
Configura por tus necesidades
Materializa el diseño de la oficina en casa en relación a tus tareas diarias. Coloca sobre la mesa todo lo que necesitas con una disposición adecuada, que sea funcional.
Valora el tipo de trabajo y tus características, como si eres diestro o zurdo. Estas propiedades harán que coloques las cosas en un lugar o en otro.
Almacenamiento
No se trata de acumular por acumular, pero siempre es necesario para trabajar material y dispositivos, aunque no sean de uso habitual. Para no tener a la vista lo que menos necesitas, o bien para guardarlo una vez finalizada la jornada laboral, utiliza almacenaje para poner todas las cosas.
Pueden ser cajones con separadores debajo el escritorio, un carrito con ruedas, en el interior de un armario, estanterías o un organizador colgante, que permite ahorrar espacio. Un aparato que ocupa un tamaño importante como la impresora se puede colocar en un estante.
Un tablero perforado permite personalizar el espacio, con colgadores y estantes que puedes colocar a la altura que desees, teniendo múltiples opciones para colocarlos según tu gusto y necesidades. Crea niveles de almacenamiento si necesitas sitio.
Utiliza un soporte de portátil
Si empleas para trabajar un portátil en vez en un ordenador de sobremesa, que tiene el monitor a parte y una torre que ocupa espacio, ganas sitio, porque además no es necesario tener un teclado aparte.
Si por comodidad deseas usarlo con el laptop, utiliza un soporte elevador, que permite tener una posición del cuerpo ergonómica y que no sea perjudicial.
Es un accesorio que por lo general se puede regular respecto a la altura y la inclinación. Además consiente que se pueda guardar el teclado debajo cuando no lo utilizas.
Digitaliza
El papel es uno de los principales causantes de un escritorio desordenado. Los documentos esparcidos sobre la superficie quitan espacio y hasta produce situaciones estresantes, especialmente si no encuentras lo que buscas.
Una excelente opción para solucionar el problema es digitalizar los documentos o tomar notas en el ordenador y no en una libreta u hoja.
Puedes guardarlo todo en el disco duro de la computadora, en uno externo, una memoria USB o una plataforma para guardar archivos en la nube.
Es la mejor manera de no acumular papel, además que es una medida positiva para la protección del medio ambiente. Si necesitas copias de algún documento puedes escanearlo y guardarlo como archivo PDF.
Si no tienes el aparato, no quieres comprarlo porque no lo vas a utilizar demasiado, ocupa demasiado espacio o no deseas gastarte el dinero siempre puedes utilizar alguna aplicación para el teléfono móvil para esta función.
Rehúye la multitarea
Trabajar en varios aspectos a la vez disipa la atención, además que promociona el desorden porque necesitas usar y consultar diferentes cosas al mismo tiempo.
La multitarea provoca tener esparcido sobre la mesa todo tipo de documentos y material que necesitas. Además afecta a la productividad, ya que no te centras en un único tema.
Por esta razón es recomendable afrontar cada tema individualmente y finalizar la tarea antes de empezar otra.
Evita distracciones
No pongas demasiadas notas como post-its porque lo único que harán es despistarte. Para evitar las distracciones visuales solo utiliza este sistema para asuntos que son verdaderamente importantes y que no te puedes olvidar o pasar por alto.
Ten un espacio personal
Cuando llegues a casa no esparzas sobre la mesa todas tus pertenencias. Es habitual poner todo lo que llevas encima, ya sea las llaves, teléfono móvil, cartera, bolso y hasta la chaqueta o alguna bolsa que lleves.
Es aconsejable tener un lugar apropiado para dejar todos estos objetos cuando vengas de la calle, así no promueves el desorden en tu lugar de trabajo y te puedes centrar en las tareas laborales.
Dale un toque personal
Siempre es positivo que tu oficina en casa contenga elementos que te inspiren, que permitan ofrecer una atmósfera adecuada para concentrarte. Pero sin pasarse. Es mejor que sean pocos para no distraerte.
Fotos, dibujos, decoración, plantas o frases motivadoras está bien tenerlas, pero que sean un número reducido para que atraigan pensamientos positivos y no produzcan ninguna distracción o fomenten el desorden.
Lámpara con abrazadera
Si quieres tener una lámpara en la mesa para tener una fuente de iluminación más directa utiliza una que posea una abrazadera en vez de un pie. Se sujeta en el costado de la mesa y no ocupa espacio en la superficie del escritorio.
Ordena los cables
Es una de las principales causas de desorden, aunque no sea muy vistosa porque se encuentra debajo de la mesa. Ordenadores, monitores y conexiones de carga de dispositivos utilizan cables, que se pueden enredar entre ellos y ocupar lugar.
Para organizar los cables y acabar con este desaguisado es recomendable utilizar tubos para que vayan por dentro, un organizador de cables, bridas o velcros.
Ten un cubo de la basura al lado
Una forma simple de acumular papeles o cosas que no necesitas es esperar a tirarlas. Evitas una acción que solo provoca que el desorden se amplíe.
Si tienes al lado de la silla un cubo de basura con un simple movimiento podrás deshacerte al instante de lo que no precisas y no tiene más uso. Hasta puedes tener más de uno para hacer un reciclaje efectivo.
Limpieza
Ten el hábito de limpiar cada cierto tiempo el escritorio y los dispositivos electrónicos que se encuentran en él. Siempre es más saludable estar situado en un lugar limpio y libre de polvo y gérmenes que en uno donde se acumule la suciedad. Además también ayuda a alargar la vida útil de los aparatos.
Escritorio del ordenador también organizado
Es importante que el orden se encuentre en cualquier elemento de la home office. El ordenador no es ninguna excepción.
Para que no suponga una pérdida de tiempo con archivos que no se encuentran, es preciso guardarlos en el lugar apropiado, creando carpetas si es necesario o usar un software para este menester, y no tener todo de archivos acumulados en el escritorio de la pantalla.
También es importante tener ordenado el correo electrónico y hacer una limpieza de la bandeja de entrada para que no se acumulen mensajes.
