Planificar las tareas diarias es un hábito que permite mejorar la productividad. El timeboxing es una técnica para asignar una unidad de tiempo fija a una actividad. Esta limitación proporciona un enfoque más elevado para completar el objetivo marcado.
Uno de los mayores problemas para un rendimiento afectivo es no establecer una programación correcta de las tareas, perdiendo el control del tiempo y sin definir el valor del trabajo, sin tener una buena comprensión de aquello que te proporciona una mejor productividad.
El timeboxing es una técnica de gestión del tiempo en la que estableces una duración concreta a cada actividad. Cuando defines un bloque de tiempo marcas un objetivo a cumplir para completarlo con éxito. De esta manera te impulsa a trabajar sin perder la concentración para alcanzar las metas en el periodo delimitado.
El secreto de esta técnica es que te permite estar mucho más concentrado. Si tienes un tiempo límite tu foco es más importante, aunque también puede subir el nivel de estrés. Piensa solo en las veces que tenías que concluir una tarea laboral o una que tenías que entregar al profesor cuando estudiabas y pensabas que no llegabas, pero al final lo conseguiste. Esto es lo que busca ser el sistema timeboxing.
Como más se acerca la fecha límite mayor es la motivación y el enfoque, más difícil es distraerse y por consiguiente mayor el rendimiento. Te permite garantizar en que ocupas tu tiempo.
Una forma de alcanzarlo es dividir las tareas grandes en pequeñas. Te marcas pequeños objetivos y así no tienes la sensación que no terminarás nunca, siempre estás motivado y evitas procrastinar pensando lo que tienes por delante.
Limitar la duración de una tarea es una solución perfecta para la administración del tiempo y la gestión de proyectos. Así impides que se alargue todo el día y que no se cumpla la Ley de Parkinson, que dice que el trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo que se tiene para completarlo.
El timeboxing se diferencia de otras técnicas de productividad en que en esta delimitas la duración de cada tarea y no como otras, donde la empiezas a hacer hasta completarla sin saber exactamente el tiempo que vas a dedicarle.
Es un sistema que proporciona autodisciplina, organización de agenda y horarios, saber priorizar, tomar decisiones y ser consciente del plazo que tardas a concluir las cosas.
Es importante ser realista con el plazo que delimitas, para no quedarte corto o bien excederse en la duración. Trata también de no tener interrupciones y si no es estrictamente necesario poner los dispositivos y aplicaciones apagados o en modo que no te lleguen notificaciones.
Beneficios del timeboxing
Las ventajas del sistema timeboxing son diversas. Mantiene unas características positivas que inciden de manera directa al rendimiento y la productividad
- Eficiencia: ayuda a afrontar todas las tareas que debes llevar a cabo, hasta las que has postergado porque no te apetece hacerlas.
- Foco: únicamente realizas una tarea y todo tu enfoque está centrado en una única cosa, sin distorsiones por otras labores. Eres más consciente del tiempo que dedicas a cada actividad.
- Organización: permite organizarte mejor porque estableces de manera fácil límites de tiempo de las actividades a completar. Visualizas más claramente la jornada de trabajo.
- Priorización: realizas una planificación más eficiente marcando prioridades, ya que priorizas objetivos. Evitas la multitarea y mejoras la agenda.
- Toma de decisiones: desarrollas la capacidad para tomar decisiones para resolver problemas y solventar diferentes escenarios. Aumentas la creatividad para llegar a esas resoluciones.
- Productividad: aumentas la productividad porque mantienes el foco en lo que estás haciendo, evitando distracciones que te cortan el flujo de trabajo.
- Motivación: cumplir con los objetivos del bloque de tiempo creado es un elemento motivador muy relevante y te hace afrontar el siguiente con mayor energía para encarar el reto.
Cómo usar la técnica timeboxing
Es un sistema que te permite hacer una planificación efectiva de las actividades y tareas pendientes. Con la experiencia tu estimación del tiempo mejora y eres más consciente de lo que puedes tardar por el nivel de complejidad que presenta.
Cumple con unos pasos de estructura y organización para que cada caja de tiempo creada sea efectiva:
Marca unos objetivos claros
Para realizar la planificación márcate unos objetivos que sean concretos y realizables. No determines metas que no sean alcanzables o muy complicadas de cumplir a causa de diferentes circunstancias, como valores de tiempo o recursos humanos y económicos.
Ten en cuenta las herramientas que necesitas para elaboran tu trabajo y el del equipo, prioriza las actividades y decisiones más importantes o urgentes y si es necesario divide las tareas grandes en pequeñas.
Delimita un tiempo para cada tarea
Estima la duración que te va a llevar completar una tarea concreta. Tienes una lista de ocupaciones pendientes y debes realizarlas priorizando, dándole a cada una duración determinada. Esta tiene que ser realista, que veas que puedes cumplir con el objetivo marcado.
Ten en cuenta que también se pueden producir interrupciones que no esperabas que pueden retrasar no solo una tarea, sino también un conjunto completo.
Utiliza un temporizador
Usa un temporizador o un cronómetro para marcar la duración que asignas a cada labor. De esta manera sabes el periodo que resta y cuando debes tenerla completada.
Tener esta presión te permite aumentar el foco y evitar las distracciones. No te hace estar tan pendiente del reloj y te permite ser más eficiente.
Realiza descansos
Entre quehaceres tómate un descanso. Sirve para despejar tanto el cuerpo como la mente. Son paradas breves, que te permiten hacer un reset de lo que estabas haciendo e iniciar una nueva labor con energías renovadas.
Con este hábito mejoras la concentración y por lo tanto el rendimiento. Los descansos los puedes considerar como pequeños premios que obtienes durante la jornada laboral.
Revisa toda la actividad
Cuando finalizas las actividades que tienes agrupadas o bien al final de día realiza un repaso de todo lo que has hecho para sacar conclusiones, para ver si has completado todas las labores y si has sido efectivo. De esta manera puedes corregir cosas de cara al futuro y ser más eficiente a la hora de programar.
Método para superar la procrastinación
En tu día a día hay obligaciones que dejas para más tarde porque simplemente no te apetece hacerlas, ya sea porque no son de tu gusto, la duración de realizarlas se prolonga demasiado o bien son de una complejidad destacada.
Con el timeboxing marcas en la agenda el momento en el que comenzarás cualquier actividad, con la obligación de seguir la planificación establecida. No vale reprogramar la tarea si no es por una causa muy justificada.
Aunque cueste arrancar porque no es de tu agrado, una vez empieces el trabajo será más fluido y te sentirás mejor contigo mismo. Este es un paso importante de cara al futuro, ya que será menos farragoso iniciar una tarea que no apetece llevar a cabo.
Con las actividades bien definidas y una programación correcta, en todos los sentidos tu productividad se verá favorecida y los resultados obtenidos también.
Agenda mejor planificada
La organización es un elemento básico para que la productividad sea una realidad. Establecer horarios fijos para las diferentes tareas hace que la planificación delimite tu jornada y que sepas en cualquier momento lo que tienes por delante.
También eres más consciente sobre en qué ocupas cada instante. Tienes un mayor control para decidir sobre todo aquello improductivo que debes eliminar o transformar para que el rendimiento sea superior.
Timeboxing en Scrum
El marco de trabajo Scrum se utiliza la técnica timeboxing en sus diferentes eventos, que dentro de los principios ágiles permite que los equipos permanezcan enfocados en completar una tarea porque tienen bien definido el objetivo y la duración de las actividades.
- Sprint: es un periodo de un periodo como máximo de un mes en el que se definen los objetivos. Timeboxing se usa para establecer la duración del sprint y los límites de tiempo.
- Planificación de sprint: los miembros del equipo deben tener claro antes de iniciar el sprint cuales son las tareas a realizar, como se llevaran a cabo y la duración para completarlas. El límite de tiempo para programar todo el proceso es de un máximo de 8 horas para los sprint de un mes, y de 2 horas como mucho para los de una semana.
- Daily Scrum: es un período de 15 minutos diarios para que los equipos se reúnan para actualizar el desarrollo de las labores, resolver problemas y establecer prioridades para alcanzar los objetivos.
- Revisión de sprint: en el desarrollo de un sprint es preciso analizar el trabajo que queda pendiente para adaptarlo según las necesidades. Para los procesos de un mes no debe superar las 4 horas de duración.
- Retrospectiva de sprint: cuando se completa un sprint todos los componentes del equipo se reúnen para examinar todo el proceso e identificar las mejoras que se pueden realizar en el siguiente sprint. Su duración no debe ser superior a 3 horas.
