Una de las claves del teletrabajo es solucionar problemas técnicos cuando estos aparecen. Las incidencias con la tecnología siempre pueden surgir. Por eso es preciso tomar medidas eficaces para minimizar la posibilidad que aparezcan y cuando lo hacen que se solventen rápidamente.
Cuando trabajas en remoto debes tener controlados aspectos como la conexión a internet, la configuración del equipo y el acceso a herramientas específicas. Son elementos fundamentales para realizar las tareas de forma eficiente y asegurar la productividad.
Una de las recomendaciones fundamentales para trabajar desde casa es contar con un equipo tecnológico adecuado. Esto incluye un ordenador con suficiente capacidad y un router de calidad, entre otros dispositivos y periféricos.
Además, es importante tener siempre actualizado el software y el antivirus para evitar problemas de seguridad.
Otro aspecto relevante es la formación y las competencias especializadas. Es recomendable tener unas nociones básicas en el uso de herramientas digitales y conocer la solución de problemas técnicos comunes.
De esta forma, se puede resolver de forma autónoma pequeñas incidencias y no depender en exceso del soporte especializado de la empresa o de terceros.
Algunas de las soluciones se implementan fácilmente, pero otras requieren de conocimientos avanzados. Si no se poseen se debe acudir a la asistencia de un profesional.
Identificación de los problemas técnicos comunes en el trabajo remoto
Antes de abordar cómo solucionar las incidencias, es importante identificar cuáles son los contratiempos más comunes que pueden surgir al trabajar en remoto.
- Problemas de conectividad a internet: incluye conexiones lentas o inestables, complicaciones con el enrutador o incidencias de interferencias.
- Problemas de software: implican inconvenientes de instalación de software, fallos del sistema o errores en los programas y aplicaciones.
- Problemas de hardware: comprenden consecuencias con el ordenador, pantalla, disco duro externo, impresora o cualquier otro dispositivo y periférico.
Cómo solucionar problemas de conectividad a internet
Los problemas de conectividad a internet son una de las mayores preocupaciones al hacer teletrabajo, porque una mala conexión afecta la calidad de las videollamadas, la descarga de archivos, el uso de herramientas colaborativas y la carga de páginas web.
Para arreglar cualquier complicación con la conexión sigue los siguientes pasos:
- Verificar la velocidad de internet: es primordial asegurarse de tener una conexión de internet adecuada. Verifica la conexión a la red mediante diversas aplicaciones online o a través de la configuración del enrutador. Así te aseguras que estás recibiendo la velocidad contratada.
- Revisar la configuración del router: es importante asegurarse de que el enrutador esté instalado correctamente. Esto incluye verificar la configuración del servidor DHCP, la de DNS y la de la puerta de enlace predeterminada.
- Revisar el hardware: si el fallo de conectividad persiste es preciso revisar el hardware. Verifica que los cables estén correctamente conectados y que el router funcione de manera adecuada.
- Reiniciar el router: al reiniciar el router se borran las conexiones establecidas y se restablecen las configuraciones a su estado predeterminado, lo que puede solucionar cualquier dificultad temporal de acceso que pueda estar experimentando. Para reiniciar el router simplemente debes apagarlo y volver a encenderlo después de unos segundos. La mayoría de estos aparatos tienen un botón de encendido y apagado. También tienes la opción de desconectar y volver a conectar el cable de alimentación.
- Cambiar la ubicación del enrutador: el lugar donde se encuentra el enrutador afecta la calidad de la señal. Trata de colocarlo en una posición central de la casa o de la oficina para maximizar la cobertura de la señal.
- Usar un repetidor de señal: en los casos en los cuales la conexión wifi no alcance ciertas áreas de la casa, utiliza un repetidor de señal como resultado efectivo para extender la cobertura de esta.
- Utilizar una conexión de red cableada: si no es posible arreglar el problema de conectividad a través de una red inalámbrica, conéctate con un cable Ethernet para obtener una conexión correcta.
Cómo resolver incidencias con el software
Los problemas de software afectan significativamente la productividad en el trabajo remoto. Afortunadamente, existen salidas efectivas para resolver las incidencias de software. Aquí presentamos algunas de las soluciones más comunes:
- Reiniciar el dispositivo: en muchas ocasiones reiniciar el aparato solventa los errores técnicos con los programas y aplicaciones que utilizas. Asegúrate de guardar cualquier archivo importante con el que estés trabajando antes de reiniciar.
- Cerrar y volver a abrir el programa: con esta acción se reestablecen muchos de los estados temporales o errores menores que afectan al funcionamiento. Cierra el software a través de pulsar la X que se encentra en la esquina superior derecha de la ventana o bien seleccionando la opción Cerrar del menú. Espera unos segundos para volver a abrirlo.
- Verificar la compatibilidad: asegúrate que el software utilizado es compatible con el sistema operativo. Si no lo es, es necesario actualizar el sistema operativo o buscar una alternativa al software utilizado.
- Verificar la versión: si el software se encuentra desactualizado, puede generar complicaciones. Actualízalo regularmente para evitar un mal funcionamiento en el dispositivo.
- Reinstalar el software: en los casos en los cuales siga presentando problemas, reinstalarlo es un remedio efectivo. Antes de realizar el proceso certifica que guardas los archivos que tienes abiertos.
- Utilizar software alternativo: si aun así no funciona correctamente, busca una alternativa. Realiza una búsqueda en internet para encontrar el programa adecuado y consulta con otros profesionales para conocer cual utilizan para sus tareas.
- Contactar al proveedor del software: en última instancia y después de probar posibles correcciones, contacta con el proveedor del software para obtener asistencia técnica.
Cómo solucionar problemas de hardware
Las incidencias relacionadas con el hardware acostumbran a ser más complejas que las que tienen el software como causa, pero también tienen arreglo.
- Reiniciar el dispositivo: de la misma manera que ocurre con los contratiempos de software, reiniciar el dispositivo es un remedio eficaz para solucionar muchos problemas técnicos que tienen como origen algún componente del hardware.
- Revisar los cables y conexiones: examina que todos los cables y conexiones estén conectados correctamente y que no tengan ningún daño estructural. Si se encuentra algún cable o conexión deteriorado, reemplázalo.
- Comprobar el estado de la batería: si el dispositivo utiliza una batería, asegúrate de que esté completamente cargada y en buen estado. En el caso de estar dañada deberás cambiarla por una nueva.
- Actualizar los controladores: los controladores son programas que permiten que el hardware funcione correctamente. Chequea que estén actualizados. Si no lo están tienes que hacerlo.
- Realizar un mantenimiento regular: llevar a cabo un mantenimiento periódico de los componentes y utilizarlos adecuadamente alarga la durabilidad de estos. Limpia regularmente el polvo y la suciedad de las piezas. El dispositivo debes mantenerlo en un lugar seco y seguro.
- Reemplazar el hardware dañado: si el hardware está dañado y no se puede reparar, es hora de adquirir uno nuevo y cambiarlo. Busca opciones adecuadas y compatibles con el sistema que utilizas y que se amolde a tus necesidades profesionales.
Herramientas y recursos online para solventar incidencias técnicas comunes
Las oportunidades que ofrece internet hacen que existan muchas herramientas y recursos online para arreglar estas dificultades. Aprovecha estos medios para solucionar problemas técnicos comunes, siempre asegurándote que la información es veraz y de confianza.
- Foros: los foros son una gran fuente de información para resolver contratiempos de todo tipo. Busca en internet foros relacionados con el sistema operativo, software o dispositivo en el que estás experimentando incidencias y busca respuestas proporcionadas por otros usuarios que con anterioridad se han encontrado con la misma dificultad.
- Tutoriales: proporcionan información detallada y visual sobre cómo solucionar problemas tecnológicos. Busca tutoriales específicos para el inconveniente que estás experimentando y sigue las instrucciones detalladas.
- Videos instructivos: aportan una forma visual y práctica para solventar cuestiones. Busca material audiovisual relacionado con el problema que estás experimentando y sigue los pasos que se muestran. Encuentras remedios para cualquier temática en distintas plataformas de video, como en YouTube.
- Soporte técnico online: si no tienes conocimientos suficientes o estás experimentando fallos graves, recurre a la asistencia técnica online. Muchos proveedores de servicios tecnológicos tienen soporte especializado en línea disponible para ayudarte con tus dificultades con los aparatos.
- Herramientas de diagnóstico: permiten identificar problemas técnicos en tu dispositivo. Explora herramientas de diagnóstico en línea relacionadas con el sistema o dispositivo que utilizas y sigue las instrucciones detalladas.
Cómo trabajar con el equipo de soporte técnico de la empresa para solucionar fallos
Cuando experimentas dificultades que no puedes resolver por tu mismo, es posible que debas trabajar con el equipo de soporte técnico de la empresa para solucionarlos. Para conseguir el objetivo de solventar el asunto, actúa de la siguiente manera:
Describe el problema de manera clara y detallada
Describe la incidencia de forma específica a los expertos cuando les expliques la situación con la que te encuentras. Proporciona toda la información relevante, como los pasos que tomaste antes de que se presentara el contratiempo, los mensajes de error que recibiste y cualquier otro dato que pueda ayudar a comprender la complicación y donde se puede encontrar el origen.
Permanece en contacto
Mantén una comunicación frecuente con el equipo de asistencia técnica para asegurarte de que se están tomando medidas para arreglar el incidente. Si los responsables de mantenimiento necesitan más información, tienes que proporcionarles todos los datos que necesiten.
Sigue las instrucciones
Si los miembros del servicio técnico te aportan instrucciones para que lleves a cabo alguna acción, tienes que seguirlas cuidadosamente, al pie de la letra. Si no estás seguro de cómo seguir las indicaciones, pide las aclaraciones que necesites.
Sé paciente
A veces, solucionar incidencias relacionadas con la tecnología es complejo y puede llevar tiempo. Este panorama hace que debas mostrarte siempre paciente y colaborativo. Comprende que están haciendo todo lo posible para resolver el problema y ponen todos sus esfuerzos en conseguirlo lo antes posible.
Mantener una buena comunicación mientras se reparan los errores técnicos
En las situaciones en las que tienes dificultades tecnológicas con alguno de los dispositivos electrónicos o programas informáticos que utilizas, es posible que resulte complicado mantener una comunicación eficiente con el equipo de trabajo.
En el trabajo remoto es fundamental conservar el contacto para asegurar que los proyectos avancen mientras se encuentra la solución. Para conseguirlo sigue los siguientes consejos:
Informa al equipo de trabajo
Es vital que informes al equipo de trabajo sobre el contratiempo que estás enfrentando. Proporciona una descripción detallada de lo que ocurre y durante el proceso expón el progreso que se está haciendo para arreglar la situación.
Mantén una comunicación constante
Preserva una comunicación constante con los miembros del proyecto para asegurar que pueda avanzar, que afecte lo mínimo el flujo de trabajo de los demás y se cumplan los plazos y objetivos. Intenta mantener al máximo tu operatividad.
Utiliza herramientas de comunicación
Tienes diferentes vías para comunicarte. Usa herramientas como el correo electrónico, mensajería instantánea, chat o videollamadas para mantener una comunicación eficiente con el equipo de trabajo. Asegúrate de estar disponible para responder cualquier pregunta o inquietud que puedan tener sobre las tareas que desarrollan o datos que necesiten.
