Para maximizar la productividad la gestión del tiempo es vital. Saber administrar correctamente cada jornada y tener una agenda bien configurada para coordinar las tareas propias y dirigir equipos son aspectos básicos. Google Calendar te ofrece multitud de funcionalidades para hacerlo posible.
Es una herramienta muy efectiva para la colaboración en equipos, tener un control de las tareas, realizar un seguimiento de proyectos, y programar eventos y reuniones. Para abrir sesión necesitas vincularlo a una cuenta de Google. Si no la tienes en primera instancia es necesario crear una cuenta de Gmail.
El calendario de Google ofrece tener la agenda bien planificada para trabajar en remoto y tienes la posibilidad de usarlo en ordenador, tablet y teléfono móvil.
Cómo mejorar la gestión del tiempo con Google Calendar
Para aumentar la productividad nombramos una serie de tips en Google Calendar que te ahorran tiempo y clarifican el flujo trabajo.
Acceso directo a un nuevo evento
Para crear nuevos eventos existe un atajo muy fácil. Si escribes en la barra de búsqueda del navegador cal.new y clicas en entrar permite que puedas agregar un evento.
Cambio de la hora predeterminada del recordatorio
El sistema de recordatorio predeterminado es de 10 minutos. Este aspecto se puede variar para que no entorpezca las tareas que se están realizando y distraiga a la concentración con tiempo todavía por delante.
Para solucionarlo existe la opción de variar la antelación del aviso. En la página de inicio del calendario ir a configuración, que es la rueda dentada de la parte superior derecha de la pantalla, y en configuración de mi calendario entrar en calendario.
Si te desplazas hacia abajo encuentras notificaciones de eventos, donde puedes cambiar el número de minutos para recibir la notificación.
Presentar varias zonas horarias
Los miembros de los equipos remotos pueden estar desperdigados por diferentes puntos del planeta y que por consiguiente vivan en localizaciones con diferentes husos horarios.
Para tener presente la hora en diferentes lugares en configuración seleccionar reloj mundial y mostrar reloj mundial. Clicando en agregar zonas horarias puedes poner las zonas horarias elegidas.
Exista la posibilidad de agregar una hora secundaria, que sirve también para controlar el horario con la persona con la que te comunicas, como enviarle un email y tener en cuenta cuando puedes obtener una respuesta o que lo abra.
También en configuración puedes acceder a zona horaria y poner la secundaria juntamente con la propia.
Verificar días festivos
Funcionalidad eficiente de Google Calendar para no equivocarse con los días festivos. Si trabajas con equipos remotos o clientes situados en diferentes puntos del mundo, es importante conocer los días que tienen de fiesta por el lugar donde se encuentran.
Así no errarás programando reuniones si ellos tienen que participar. Para comprobarlo ir al icono + que se encuentra debajo de otros calendarios y pulsar en examinar calendarios de interés, desde aquí puedes agregar o hacer una vista previa del calendario de festivos religiosos y por países.
Configurar eventos que se repiten
Está pensado para planificar aquellos eventos que se realizan de forma recurrente, así no es necesario crearlos de nuevo en cada ocasión. Cuando se crea el evento en fecha y hora la opción predeterminada es la de no se repite.
En el desplegable es posible hacer el cambio y colocar la periodicidad establecida. Puede ser diaria, semanal, mensual o anual.
Dar permisos de invitado
Los miembros del equipo tienen la posibilidad de cambiar aspectos del calendario como la fecha y hora de una reunión cuando les concedemos el permiso necesario. Así no se producirá ninguna interrupción para realizar el cambio.
En configuración seleccionar configuración de eventos y posteriormente a permisos predeterminados de invitados. A continuación modificar evento. Cuando no quieras que otro usuario pueda hacer modificaciones es necesario desmarcar esta última opción.
Duplicar eventos
Para aquellos eventos que se diferencian mínimamente unos de otros, con pocos cambios entre ellos, no es necesario crear uno en cada ocasión y poner toda la información.
Basta con ir a más acciones de la configuración del evento y seleccionar duplicar. Una vez cargado se podrán efectuar los ajustes de información necesarios.
Recuperar eventos borrados
Si quieres rescatar un evento eliminado de forma consciente o sin querer, es posible recuperarlo en los 30 días siguientes a ser borrado. En configuración ve a la opción papelera y podrás observar una lista con los elementos borrados.
Para recuperar un archivo clica en la flecha curva que aparece en la parte derecha, mientras que si son varios los que necesitas restaurar marca el cuadrado que hay en el inicio de cada uno y después clica en la flecha que aparece.
Añadir eventos invisibles
En el calendario los eventos invisibles son aquellos que únicamente puede ver uno mismo, sin que el resto de personas puedan acceder.
Se debe tener especial atención porque otros usuarios pueden introducir eventos y reuniones en la agenda, por lo que presta atención con los privados.
Con el botón derecho del ratón eliges el espacio libre de la programación. Completa el título del evento y pon la disponibilidad en libre. La visibilidad la colocas como privado y guardas.
Introducir un filtro de Gmail a un evento
Cuando realizas una tarea de manera periódica pero no diaria, como una vez a la semana o al mes, es interesante tener un aviso en el email con un recordatorio para que no se olvide.
Para hacerlo posible configuras un evento y le pones un nombre. En tu cuenta de Gmail creas un filtro y escoges opción reenviarlo y dirígelo a tu número de teléfono.
Utilizar los filtros avanzados
Una opción que te permite ganar tiempo son los filtros avanzados que se encuentran en la barra de búsqueda, ya que con una palabra o un nombre te aparece en un instante los eventos o tareas donde forman parte.
En la página de inicio ve a la lupa para que aparezca la barra de búsqueda. Clica en el desplegable, donde aparecen los filtros y rellénalos. Después dale a buscar.
Trabajar con varios calendarios
Trabajar con diferentes calendarios es una buena solución para no hacerse un lío con diferentes áreas o tareas en las que formes parte. Permite organizarte mejor para actividades de distinta índole.
Para crearlos en la parte de la izquierda de la página principal donde aparecen los calendarios en otros calendarios clica en el símbolo + que aparece al lado, para a continuación hacerlo en crear nuevo calendario. El recién creado aparecerá con el resto y podrás realizar las configuraciones pertinentes.
Añadir otros calendarios
Google Calendar permite agregar otras agendas. En otros calendarios tienes que clicar en el símbolo + y pulsar en suscribirse al calendario. Cuando entras en uno de ellos todos sus eventos aparecerán en el tuyo. Visionando las dos programaciones es más fácil cuadrar agendas.
Compartir calendarios
La posibilidad que varias personas vean y editen un mismo calendario es factible a través de configuración y uso compartido. Puedes poner el nombre o email de las personas con las que compartir la agenda.
Existen 4 configuraciones de permisos: solo ver libre/ocupado, ver todos los detalles del evento, realizar cambios en eventos y realizar cambios y administrar el uso compartido.
Recibir un email con la agenda del día
Todas las mañanas puedes recibir un correo electrónico a primera hora con las tareas a realizar durante la jornada. Puedes programarlo el día anterior.
En configuración selecciona configuración para mi calendario y a continuación en mi calendario vas a notificaciones de eventos. En otras notificaciones opta por correo electrónico para agenda diaria.
