Muchas empresas proporcionan a sus empleados los dispositivos electrónicos necesarios para desarrollar su labor en remoto. El ordenador portátil es uno de ellos, ya que es una herramienta básica para realizar sus funciones así como para comunicarse, ya sea por videollamada como por correo electrónico.
En un momento u otro el material tecnológico se tiene que devolver a la empresa, ya sea porque solo te lo prestó de manera puntual para un trabajo concreto o porque no disponías en un inicio de un laptop; o bien porque te lo deben cambiar por uno con mayores prestaciones o porque terminas la vinculación con la compañía.
Es habitual que a este portátil también se le dé un uso personal, aunque tengas otro ordenador, para no estar cambiando de dispositivo, por comodidad, o porque el tuyo no tiene tantas prestaciones.
Hacer una consulta en internet, entrar a un perfil propio de las redes sociales, realizar una operación online del banco, escuchar música, ver un video de YouTube o consultar la cuenta del email personal son acciones habituales que puedes haber efectuado.
Cuando efectúas la devolución de herramientas de trabajo debes presentarlas en las mejores condiciones. Es importante no dejar rastro de tu actividad aunque no tengas nada que esconder y hayas dado un buen uso al dispositivo.
Antes de retornar el PC debes borrar los datos personales para evitar dejar una huella digital. No se trata de formatear el ordenador, porque puedes ser responsable de destruir datos de la empresa.
Funcionar con un laptop de la compañía supone tener consciencia de darle un uso responsable para no tener problemas técnicos ni de seguridad, porque puedes estar manejando información confidencial. Requiere tener responsabilidad.
Qué hacer para devolver a la empresa el laptop de trabajo
Cuando tienes un empleo en remoto para una empresa tarde o temprano tienes que hacer la devolución del material.
Si tienes un portátil de trabajo híbrido o de teletrabajo piensa que es la herramienta con la que te desarrollas diariamente, que debes tratarla con responsabilidad y no poner en peligro la seguridad de la información con la que tratas
A continuación te presentamos los pasos necesarios a completar antes de devolver la computadora a la empresa.
Hacer una copia de seguridad de los archivos
Antes de borrar cualquier archivo, documento o programa que se encuentre en la memoria del ordenador, realiza una copia de seguridad para conservarlos todos ellos en caso que se produzca alguna incidencia técnica o un error propio. No sabes si más adelante pueden serte útiles.
Guárdalos en un disco duro externo, una aplicación en la nube o una memoria USB. Si son reducidos tienes la opción también de enviártelos por correo electrónico. Una vez te hayas asegurado que están bien guardados puedes empezar a realizar la eliminación de archivos de la computadora.
Antes de guardarlos valora si los vas a necesitar. Te puede llevar tiempo, así que si necesitas hacer rápido la purga ya la harás más adelante cuando lo tengas almacenado en alguna unidad externa o en la nube.
Mantener los programas
Deja almacenado en la memoria del dispositivo los programas y archivos que puedan utilizar tus compañeros. Así facilitas el trabajo a la próxima persona que utilice el aparato.
Puede que te hayas descargado algún software que no estaba en la configuración cuando te entregaron el portátil y que actualmente la empresa lo usa en las labores de comunicación y colaboración entre los miembros del equipo.
También deben permanecer los documentos que son necesarios para consultar en el futuro.
Guardar contactos y emails
Guarda los correos electrónicos más relevantes, con información que te puede servir o que te interesa conservarla. También los contactos.
Borrar el historial de navegación
Entra en todos los navegadores que has utilizado en el dispositivo y elimina el historial de navegación. De esta manera quedaran borradas las páginas que has consultado, las búsquedas realizadas, contraseñas guardadas, usuarios de perfiles, direcciones, datos de autocompletado, marcadores, cookies y caché.
No solo sirve para que no puedan conocer tu uso del dispositivo, sino que es la manera de proteger tu intimidad y seguridad respecto a perfiles y contraseñas de los diferentes servicios que has utilizado
Google Chrome, Microsoft Edge y Firefox te facilitan poder hacerlo y con solo unos sencillos pasos borras el historial de navegación.
Eliminar programas y archivos personales
Borra todos los archivos personales que hayas guardado en el aparato. También desinstala cualquier software que no estuviera relacionado con tus funciones profesionales.
Comprueba bien este tipo de archivos en el equipo en las carpetas de Descargas, Documentos, Escritorio, Imágenes, Música y Vídeos. Examina los archivos de todo tipo que has ido acumulando: texto, foto, video y audio.
En Configuración del sistema consulta los apartados de Aplicaciones y características o Todos los programas. Marca los que quieres suprimir y a continuación dale al botón de Desinstalar.
Es especialmente importante eliminar los archivos personales y profesionales que no es conveniente que otras personas vean por razones de privacidad y seguridad.
Borra todo lo que no necesites ni sirva a la compañía. Para facilitar el proceso, mejor si has mantenido una correcta organización durante el uso del dispositivo.
Los archivos e información de carácter personal siempre debes guardarlo en tus dispositivos, nunca en los que usas a nivel profesional, desde fotos de vacaciones o en una fiesta, hasta documentos como facturas o datos bancarios.
Vaciar la papelera de reciclaje
Todo lo que has eliminado queda almacenado en la papelera de reciclaje, así que bórralo también de allí. Es posible restaurar los archivos que se encuentran en este apartado si lo deseas, así que bórralos.
Marca el icono del escritorio, aprieta el botón derecho del ratón y selecciona Vaciar papelera de reciclaje. A continuación en la ventana emergente que aparece pulsa el botón Sí.
También puedes entrar dentro de la papelera de reciclaje y marcar todos los archivos que deseas eliminar.
Con el botón derecho de mouse pulsa en Eliminar y a continuación Sí. Puedes hacerlo igual si una vez marcados los documentos pulsas la tecla Supr y después al botón de Sí.
En Mac la manera de eliminar archivos es similar. Entra en la papelera del Dock i clica en el botón Vaciar que aparece en el Finder situada en la esquina superior derecha.
También tienes la posibilidad de efectuar la misma acción si clicas en el icono del Finder del dock y después seleccionas Finder y Vaciar papelera. Aparece un mensaje de advertencia y pulsa Vaciar papelera.
Limpiar el disco duro
Una vez realizadas todas las comprobaciones y guardado la información que necesitas es el momento de limpiar el disco duro del ordenador. La manera de hacerlo dependerá del sistema operativo.
- Windows: si es con Windows 8 ve a Inicio, después selecciona Configuración y posteriormente Cambiar configuración de PC. A continuación Eliminar todo y puedes instalar la nueva versión. Con Windows 10 en la barra de búsqueda escribe Restablecer este equipo. El primer apartado de la Configuración que aparece es Restablecer este PC. Pulsa en el botón de Comenzar. Sigue los pasos que te indica y selecciona Eliminar todo.
- Mac: si presionas las teclas Comando+R mientras se inicia el dispositivo se abre Utilidad de discos y puedes suprimir la unidad principal del Mac seleccionando la pestaña Borrar.
- Chromebook: En Configuración pulsa la opción Powerwash y esto hará que la computadora borre toda la información añadida y deje la versión inicial.
Limpiar el ordenador portátil
Antes de devolverlo procura que no esté sucio, que se vea bien. Si no quieres tener una imagen pésima no lo retornes con manchas, polvo, restos de comida o de algún líquido.
Para sanear el laptop utiliza solo productos para estos menesteres, para no dañar la superficie del dispositivo ni su interior. Utiliza un paño suave de microfibra y aire comprimido. Pásalos por la carcasa, la pantalla y el teclado.
Control de los equipos remotos
Hay empresas que tienen monitorizados los ordenadores y pueden ver qué haces en todo momento. Les proporciona tener un control sobre como aprovecha el tiempo el empleado, que hace y registrar todas las actividades.
Tener instalado un software de acceso remoto en la computadora permite acceder al aparato en cualquier instante, para asegurar la conectividad remota.
También existe la opción de realizar restricciones con una configuración en el hardware y el sistema operativo para no poder entrar en determinadas web o descargar archivos, programas y aplicaciones.
Son medidas de vigilancia y control que se toman en los dispositivos digitales para asegurar una utilización correcta, evitar problemas de seguridad y alejarse de cualquier comportamiento inadecuado por parte del usuario.
Las compañías tienen un protocolo de uso del ordenador y del material de la empresa. Son acciones de seguridad para proteger la información y asegurar un buen uso de los dispositivos electrónicos.
También para garantizar que se mantengan en las mejores condiciones y que no sufra daños de software, hardware o físicos a causa de un uso irresponsable.
Es común en la entrega del aparato hacer firmar un documento de aceptación donde se establecen las condiciones de uso, la fecha de cesión del dispositivo tecnológico y las obligaciones como no utilizar para uso personal.
En las ocasiones en las que se decide no firmar nada, es obligatorio que la empresa informe al trabajador sobre las normas de utilización. No cumplirlas pueden comportar acciones disciplinarias y hasta un despido.
Qué no debes hacer con el ordenador del trabajo
El ordenador portátil es una herramienta de trabajo que te proporciona la empresa para mantenerte en remoto. Se emplea para labores estrictamente profesionales.
No emplees el dispositivo para:
- Buscar trabajo
- Consultar las redes sociales personales
- Realizar compras online
- Jugar a videojuegos
- Mirar películas o series, especialmente durante la jornada laboral
- Visitar ciertas páginas webs o consultar noticias y artículos comprometedores
- Descargar software o archivos que supongan que el ordenador se infecte con un virus o un malware
- Utilizar redes de wifi públicas
