Cuando se trabaja en remoto las videoconferencias con dos o más personas interviniendo se presentan imprescindibles para poder elaborar las tareas designadas y cumplir con los objetivos marcados.
Este tipo de videollamadas deben ser eficientes para que las reuniones virtuales no se alarguen excesivamente -que supone una pérdida de tiempo para todas las partes- y sean productivas para poder seguir avanzando en el proyecto.
Para conseguir tal fin, deben seguirse una serie de pautas que permitan alcanzar una comunicación correcta y se posean todas las facilidades para realizar la videoconferencia y que todas las partes participantes finalicen con la misma buena sensación que si la reunión se hubiera realizado de manera presencial.
Consejos para una videollamada efectiva
Dos elementos son importantes para que cualquier videoconferencia se pueda efectuar correctamente. El primero es contar con un material informático adecuado y el segundo, tener bien pautada la reunión online para que sea ágil, eficaz y se puedan tratar todos los temas planteados adecuadamente.
Reglas de la reunión
Aunque se produzcan en espacios diferentes, una reunión virtual sigue las pautas exactas que una presencial. Los objetivos que persiguen son los mismos.
El propósito, uno o varios, deben quedar bien marcados y ser claros, con todos los participantes siendo conscientes de porque han sido convocados y cuál es el fin.
Por este motivo previamente debe hacerse una planificación y todos los integrantes de la conexión deben haber sido informados sobre los temas a tratar. En el caso de haber personas nuevas, primero se harán las presentaciones pertinentes.
La reunión debe tener un ritmo y guion, por lo que el encargado de tenerlos en cuenta debe controlar este aspecto, como que alguien no acapare todo el tiempo y la conversación.
En las reglas tienen que quedar delimitados los aspectos que pueden efectuarse y la manera de hacerlo, como la función de levantar la mano que tienen las plataformas de comunicación para pedr turno de palabra. También el uso del chat para intercambiar información.
Lenguaje y precisión
En todo momento de la conversación el lenguaje debe ser claro y sin ninguna palabra o frase que pueda ser ofensiva o inapropiada en estas circunstancias. Siempre se debe tener en cuenta que se trata de una reunión laboral. Del mismo modo la expresión corporal y mostrando interés sobre los temas que se están tratando.
En el momento de hablar, además de utilizar un tono correcto es necesario ser claro y preciso para que el evento no se alargue excesivamente y se pueda mantener la concentración de los miembros participantes.
Comportamiento
Como sucede en una encuentro laboral de este tipo, el comportamiento de la persona debe ser el apropiado. Esto significa que además de mantener una postura adecuada, es básico escuchar al interlocutor y que dos o más personas no hablen al mismo tiempo. Deben respectarse los turnos.
De la misma manera, aunque se esté en casa y no en la oficina, no es nada aconsejable estar comiendo o pendiente del teléfono.
Elimina cualquier elemento que signifique una distracción, como las notificaciones que llegan al smartphone de algunos de los servicios que utilizas, como el correo electrónico o las redes sociales.
Para no perder la atención y ser repetuosos, los participantes tienen que estar en todo momento ante la cámara para seguir el diálogo aunque no intervengan directamente.
Verficar la conexión a internet
Es imprescindible tener una buena conexión a internet. Si el ancho de banda no soporta correctamente el video y el audio, es preferible apagar el primero y que se pueda hablar y escuchar sin problemas.
Es importante familiarizarse anteriormente con el software que se vaya a utilizar para conocer las funciones y herramientas que posee la herramienta de comunicación.
Durante la sesión no se puede perder la conexión porque significa perderse parte de la conversación de los temas que se tratan. Es especialmente grave si eres la persona que está exponiendo los asuntos o está llevando a cabo una presentación.
Ante problemas de este tipo se debe apagar el equipo y volverlo a poner en marcha, tanto del ordenador com del router. Si falla conexión prueba de acercarte al router o bien dejar de conectarte por wifi y hacerlo a través de un cable ethernet.
Video y audio con calidad
Aunque parezca obvio, es necesario un ordenador con webcam. No todos lo tienen, ni los portátiles, por lo que si no se tiene la conexión por video tendrá que ser a través de una cámara exterior o del teléfono móvil con buena resolución.
También se debe tener en cuenta el micrófono. Si no se posee o el audio no es correcto, se utilizará un auricular con micro. Antes de la reunión virtual es necesario que todos estos elementos funcionen de manera correcta.
Es básico que se haga anteriormente una comprobación, porque el mal funcionamiento –especialmente del audio- supondrá una barrera muy importante en la comunicación entre las diferentes partes de la reunión virtual, y que esta no fluya como se espera y no se puedan cumplir las expectativas por la que se programó.
Modo galería
Para realizar estos encuentros a distancia se pueden utilizar un buen número de programas tanto de pago como gratuitos. En estos se puede configurar la pantalla de forma diferente.
De estas la manera más adecuada para efectuar la conexión es el modo galería, porque deja que todos los participantes aparezcan en la pantalla y sean visibles por todos los miembros de la reunión. Esto permite ver las caras de los interlocutores y sus reacciones por lo que se está comentando en cada momento.
Otro modo que también se acostumbra a utilizar es el de altavoz, en el cual aparece a pantalla completa la persona que habla en cada momento.
Mira a cámara
De la misma manera que en una conversación cara a cara se mira a los ojos, en las reuniones online el orador debe mirar a la cámara del ordenador, o en el caso que esta se encuentre fuera del portátil, al objetivo de esa.
El mensaje llega mejor de esta manera, como si se mantuviera un encuentro presencial, y no mirando a la pantalla donde se encuentra la imagen de las personas participantes. Cuando se esté escuchando, los ojos sí que deben estar puestos en la pantalla.
Para que el contacto visual de la videollamada sea el adecuado, el objetivo de la cámara debe estar a la altura de los ojos, para hacer la conversación más natural.
Silencio cuando no se habla
Para que no se produzca ningún tipo de interrupción es necesario que en las videoconferencias las personas que no estén hablando cierren su micrófono.
Por varios motivos. Uno es por el ruido que se puede producir alrededor de cualquiera de los participantes, desde que llamen al timbre o la sirena de un vehículo de bomberos, hasta el que pueda producir una persona que se encuentre en la casa.
Este tipo de interrupciones suponen un corte importante en el desarrollo de la conversación. También es necesario poner en silencio el micro ante la posibilidad que se pueda producir algún comentario fuera de lugar como reacción al diálogo establecido.
Conexiones individuales
Siempre que sea posible, es preferible que las reuniones virtuales se realicen con todos los miembros participando de manera individual, aunque se encuentren en un mismo espacio. Puede ser que algunos estén en la oficina y otros en diferentes lugares.
Si hay los ordenadores suficientes se deben utilizar para que en la pantalla aparezcan todos individualmente, porque si aparecen de manera general sus caras no se verán adecuadamente y además hasta puede ser que no se reconozcan a las personas. También es posible que no se les escuche bien.
Vigila los contraluces
La comunicación visual también es importante en este tipo de reuniones. Este elemento supone que las caras deben verse correctamente para efectuar la interlocución.
El entorno donde se encuentra la cámara debe cuidarse y que no haya ningún punto de luz fuerte detrás de la persona, porque se producirá un contraluz que provocará que el resto de participantes solo vean la silueta de la persona que se encuentra en esta posición.
Valora la iluminación de la estancia para que no se produzca ninguna sombra en la cara ni ningún resplandor molesto para el resto de participantes en la conexión online.
Coloca las lámparas de manera adecuada y utiliza luces con bombillas LED. En casa de haber luz natural, esta debe venir de enfrente a la situación de la persona.
Antes de iniciar la conexión es del todo necesario comprobar que la imagen sea la correcta y que no haya nada brillante detrás. El caso más común es el de una ventana. La solución se encuentra en correr las cortinas o bajar la persiana.
Vestir correctamente
Una reunión de trabajo desde casa comporta que se hayan de seguir los mismos cánones que se desempeñan en la oficina. Por lo tanto, aunque estemos en nuestro hogar, la vestimenta debe ser adecuada ante del resto de personas que asisten al encuentro.
Esto no quiere decir que se tenga que ir con traje y corbata, aunque en ocasiones se puede requerir. En algunos escenarios puede ser más informal, pero lo que no puede aparecer es el pijama o cualquier tipo de ropa inadecuada para la ocasión.
Entorno adecuado
Es fundamental tener en cuenta los elementos presentes en la habitación que puedan aparecer en imagen. Si hay alguno inapropiado se tiene que retirar.
Una buena opción es tener detrás una pared blanca, que además elimina distracciones a los que se encuentran al otro lado de la cámara. Una librería bien ordenada también es una posibilidad recurrente.
Procura no tener una puerta por la que pueda entrar alguien mientras estás conectado. No utilices fondo virtuales porque tienen defectos y distraen, como que alguna parte del cuerpo desaparezca cuando te mueves.
Grabar la reunión
Aunque se tomen notas del encuentro, es preferible grabar la reunión virtual por si después se deben realizar consultas sobre lo dicho o las decisiones tomadas.
Antes del inicio del evento es aconsejable informar a los participantes que se va a realizar la grabación y que den su consentimiento.
Poseer el documento audiovisual también permitirá que se le pueda facilitar a algún miembro de la empresa que no pudo participar en el encuentro.
