Correo electrónico con las carpetas de spam, archivo y papelera

Pautas para que los emails no vayan a la carpeta de spam

Los proveedores de internet desarrollan la tecnología para materializar comunicaciones seguras. Los usuarios necesitan esta garantía para utilizar los servicios que hay en la red. El spam en los emails es uno de los problemas en los que se ponen esfuerzos y por este motivo muchos mensajes terminan en la bandeja de correo no deseado.

Este es un inconveniente para empresas y personas, que envían coreos electrónicos legítimos, pero ven que son considerados como spam. Esta circunstancia supone un serio problema porque es posible perder información importante.

Si los correos no llegan a la bandeja de entrada del destinatario es necesario saber porqué los emails terminan como spam. Los proveedores de mensajería utilizan filtros mediante algoritmos para detectar comunicaciones sospechosas de tener contenido de poco interés para el remitente o que posee archivos maliciosos con virus y malware.

El bloqueo de los filtros de spam es un sistema para frenar el correo basura, las estafas, el phishing y el robo de datos por parte de ciberdelincuentes. Son medidas de seguridad y privacidad de los usuarios.

El objetivo de un correo legítimo es no ser etiquetado como spam, porque es donde van los mensajes sospechosos y es el lugar donde el destinatario decide borrarlo o enviarlo a la bandeja de entrada si lo considera seguro. Aunque en muchas ocasiones es un apartado que ni se consulta confiando en las medidas antispam del proveedor y se acaba perdiendo.

El uso de buenas prácticas es fundamental para tener la confianza del destinatario, ya sea en cualquier comunicación como si forma parte de una campaña de marketing, y así no terminar en la carpeta de correo no deseado.

Porque el comportamiento de la persona que recibe el email también es determinante. Si se observa que las tasas de apertura son bajas respecto a los enviados por un mismo remitente será un email marcado como spam.

Medidas para que los correos no sean considerados como spam

Las compañías que ofrecen el servicio de email tienen soluciones para combatir los correos sospechosos y fraudulentos. Los filtros analizan el correo para encontrar elementos que no aportan confianza. Para no formar parte de este grupo envía los mensajes bajo unas pautas que ofrezcan garantías de seguridad.

Elección del nombre de la dirección

La denominación de la dirección de correo electrónico no debe levantar sospechas, ni para el remitente ni para los filtros para detectar el spam. Tiene que ser claro, con tu nombre o el departamento en el que trabajas, y el dominio de la empresa.

Es preciso que no esté formado por caracteres aleatorios, con letras y números, como hacen los correos electrónicos automáticos, creados para materializar un delito por los piratas informáticos.

Comprueba las direcciones de la base de datos

Cuando trabajas con una base de datos para enviar los correos puede ser que algunas de las direcciones no sean correctas o estén desactualizadas. Cuando este número es elevado salta una señal de alerta si muchas son inactivas y es posible que los emails que envíes se consideren spam. También si muchos se han entregado bien pero ni se han abierto, demostrando que no suscitan interés.

Para solventar el problema y que el porcentaje de lectura no sea demasiado bajo tienes que hacer una limpieza de forma periódica, así la lista siempre está actualizada. Eliminar las cuentas inactivas permite que la tasa de apertura crezca.

Evita poner el asunto en mayúsculas o con signos de exclamación

Uno de los aspectos más importantes para que el receptor abra un email es el contenido de la línea de asunto, que debe específicar claramente el motivo de la comunicación, además de ser conciso. Las palabras en este apartado marcan donde puede terminar este correo.

No se tiene que escribir ciertas cosas como gratis, oferta, regalo, sin riesgo o promoción especial, porque en muchas ocasiones será considerado spam. Tampoco escribir en mayúsculas o con signos de exclamación para enfatizar el mensaje. Evita todo lo que pueda ser interpretado como sospechoso.

Demasiados archivos adjuntos

Cuando envías un correo con información en archivos adjuntos estos deben ser relevantes para la persona que se envían, además de estar libres de virus o malware. Para aportar mayor seguridad al destinatario cuando en un correo hay un número excesivo de archivos como medida de prevención lo considera como spam.

Excesiva presencia de imágenes

Con el mismo fin aparecen medidas antispam cuando se encuentran muchas imágenes en el email, ya que en ocasiones se utilizan para reemplazar el texto para engañar a los filtros. Estos correos son más propensos a ser considerados sospechosos y puede bloquear la descarga de la imagen y no se visualice, por lo que si el mensaje va dentro no lo verá el receptor.

Revisa antes de enviar

Como medida de precaución siempre es conveniente revisar todo el contenido del email que vayas a enviar. Es aconsejable para asegurarte que no se ha producido ningún error, como que no hayas incluido algún archivo adjunto relevante, existan errores de ortografía, gramaticales y tipográficos, o la dirección de correo del destinatario esté mal escrita.

Es especialmente importante que no se produzcan estos fallos en la escritura, porque representa una imagen nefasta de cara al receptor. Además es uno de los motivos por los cuales hacen saltar las alarmas antispam, porque en muchas ocasiones los correos fraudulentos son simples traducciones que contienen errores ortográficos.

Autenticación de la dirección

Para asegurar que tus comunicaciones son seguras puedes realizar una autenticación como propietario del dominio, el correo o la dirección IP con el que realizas los envíos, especialmente si el email tiene una dirección personalizada. Con este proceso se envian mensajes cifrados desde el servidor del remitente al del receptor, sin que se produzca ningún bloqueo.

Consigue el permiso del receptor

Es una manera para asegurarse que el correo irá a la bandeja de entrada. Obtener el permiso de la persona permite que esa comunicación no se considere sospechosa. Para conseguirlo en el formulario de registro de la suscripción debe haber un apartado donde el contacto tiene que especificar que da el consentimiento para recibir los emails que le hagas llegar. Es la confirmación que desea que recibir tus mensajes. Debe quedar bien especificado que se están suscribiendo a una lista de correo. Además es un requisito legal porque tratas con datos personales.

De esta manera no se molestarán al recibirlos y abrirán el correo porque les interesa la información que les aportas. Las personas interesadas piden estar en la lista de manera voluntaria y te aseguras que esa cuenta de correo es activa.

Coloca un enlace para darse de baja

Las marcas o las personas físicas que envían correos recurrentes a las personas que tienen en una base de datos, que pueden ser clientes o personas suscritas a una newsletter, deben poner en el correo un link bien visible para que puedan darse de baja del servicio y no recibir más mails.

Si no aparece este enlace o no es sencillo de encontrar es fácil que vaya a la carpeta de spam. Facilitar la cancelación de la subscripción, además de cumplir con la ley, da confianza.

Forma parte de una lista blanca

Para solucionar de raíz el problema puedes pedir a tus contactos que introduzcan tu dirección en una lista blanca de correo electrónico, que te registra como un remitente seguro y que no seas analizado por un filtro antispam.

Si no saben como agregarte a una lista blanca indícales como hacerlo mediante capturas de pantalla para facilitar el proceso porque quizás no tienes los conocimientos técnicos suficientes para realizar la acción.

Utiliza un verificador de spam

Puedes hacer uso de un verificador de spam, que detecta cualquier problema que se produzca en el contenido del correo electrónico, comprueba el grado de peligro de tus correos y recibes un informe de la probabilidad que vaya a correo no deseado. Además te proporciona recomendaciones para no tener ningún problema de este tipo.

No uses acortadores de URL

Los links provenientes de acortadores de URL provocan que los filtros hagan saltar las alarmas, porque estos enlaces sirven para esconder las verdaderas URL. Los piratas informáticos en la mayoría de ocasiones los utilizan para engañar a la persona respecto a la página web que se dirige y cometer sus delitos.

Alerta de phishing

El phishing es un tipo de delito informático que consiste en suplantar la identidad de una persona, empresa u organización con la finalidad de conseguir información personal, datos bancarios o contraseñas para cometer un delito. Los servicios de correo tienen un filtro para detectar los enlaces que hay en el contenido del texto que se hacen pasar por personas o empresas legítimas para engañar al receptor. Procura que no se te cuele ninguno de estos links.

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