La colaboración en tiempo real es imprescindible para los equipos remotos. Si utilizan software como Word y Excel, todos sus miembros tienen la posibilidad de modificar los documentos simultáneamente, haciendo que el proyecto sea fluido.
En un entorno de teletrabajo dominar las herramientas de colaboración es imprescindible. Los programas integrados en Microsoft 365 ofrecen unas funciones como la coedición en tiempo real y la gestión inteligente de comentarios y cambios, para que el flujo de trabajo sea el de las expectativas de rendimiento.
Utiliza todas las funciones de Word y Excel en cuanto a colaboración de equipos para desarrollar todo el potencial del software y el equipo humano.
Domina la colaboración en Microsoft Word y Excel
Con los pasos que hay a continuación, podrás realizar un seguimiento de cambios y comentarios en documentos de Microsoft Word y Excel de manera colaborativa con otros usuarios.
Pasos para colaborar en documentos compartidos en Microsoft Word
Crear un documento compartido:
Abre Microsoft Word y crea un nuevo documento o selecciona uno existente.
Haz clic en Archivo en la barra de menú.
Selecciona Compartir y luego Guardar en la nube.
Elige un servicio de almacenamiento en la nube como OneDrive o SharePoint.
Define los permisos de acceso y comparte el enlace con los colaboradores.
Invitar a colaboradores:
Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha.
Ingresa las direcciones de correo electrónico de los colaboradores.
Define los permisos de edición o solo lectura para cada colaborador.
Envía las invitaciones.
Editar en tiempo real:
Una vez que los colaboradores accedan al documento, podrán editar simultáneamente.
Las actualizaciones se sincronizan automáticamente en tiempo real.
Los cambios de cada colaborador se muestran con su nombre para facilitar la identificación.
Comentarios y seguimiento de cambios:
Utiliza la función de comentarios para discutir cambios o hacer preguntas.
Para agregar un comentario, selecciona el texto relevante, ve a la pestaña Revisar y haz clic en Nuevo comentario para escribirlo.
En la misma pestaña de Revisar tienes que activar el Control de cambios para registrar todas las modificaciones realizadas.
Revisa los cambios y acepta o rechaza cada uno según sea necesario.
Una vez que hayas terminado de colaborar en el documento ve a la pestaña Archivo y selecciona Guardar para que queden registrados todos los cambios realizados.
Ejemplo:
Estás trabajando en un informe con un equipo. Mientras escribes tu sección, un compañero agrega datos en otra parte del documento. Ves sus contribuciones en tiempo real y ajusta tu contenido según sea necesario.
Pasos para colaborar en documentos compartidos en Microsoft Excel
Crear un libro compartido:
Abre Microsoft Excel y crea un nuevo libro o selecciona uno existente.
Clica en Archivo en la barra de menú.
Pulsa en Compartir y después en Guardar en la nube.
Escoge una herramienta de almacenamiento en la nube como OneDrive o SharePoint.
Marca los permisos de acceso y comparte el enlace con los colaboradores.
Invitar a colaboradores:
Clica en Compartir en la esquina superior derecha.
Escribe las direcciones de email de los colaboradores.
Establece los permisos de edición o solo lectura para cada colaborador.
Envía las invitaciones.
Trabajar en celdas simultáneamente:
Cuando los colaboradores accedan al libro, editarán simultáneamente.
Cada colaborador puede trabajar en diferentes hojas o celdas al mismo tiempo.
Las actualizaciones se sincronizan de forma automática.
Revisión y comentarios:
Usa la función de comentarios para hablar sobre datos o fórmulas específicas.
Selecciona la celda o rango de celdas relevantes, ve a la pestaña Revisar y selecciona Nuevo comentario.
A continuación, de nuevo en la pestaña Revisar clica en la opción de Control de cambios para registrar modificaciones.
Analiza las modificaciones y acepta o rechaza cada una si es necesario.
Para concluir pulsa la pestaña Archivo y selecciona Guardar.
Ejemplo:
El equipo de trabajo está colaborando en una hoja de cálculo para presupuestar un proyecto. Mientras añades costes a una tabla, uno de los miembros ajusta las fórmulas en otra hoja. Puedes ver sus cambios al instante y coordinar tus acciones en consecuencia.
¿Los cambios en Word y Excel se pueden hacer en tiempo real?
Sí, en Microsoft Word y Excel los cambios se realizan en tiempo real cuando se trabaja en documentos compartidos.
Varios usuarios pueden editar el mismo documento simultáneamente y ver los cambios que otros hacen en tiempo real, sin necesidad de actualizar o sincronizar manualmente.
Cuando varios usuarios están colaborando en un documento compartido, las actualizaciones se reflejan instantáneamente en la pantalla de cada colaborador.
Por ejemplo, si un usuario está escribiendo un párrafo en un documento de Word y otro usuario está formateando una tabla en Excel, ambos podrán ver los cambios que el otro está haciendo al mismo tiempo.
Ventajas de colaborar con documentos compartidos equipos de trabajo remoto
La colaboración eficiente en documentos compartidos es fundamental para el éxito de estar en remoto. Cooperar en tiempo real ofrece una serie de beneficios significativos para equipos de trabajo, proyectos y procesos empresariales.
Acceso y edición simultánea
Permite a los miembros del equipo acceder y editar los archivos al mismo tiempo. Elimina la necesidad de enviar múltiples versiones por correo electrónico y garantiza que todos estén trabajando en la última versión del documento. Evita versiones desactualizadas y errores.
Comunicación en tiempo real
La colaboración en tiempo real facilita la comunicación instantánea entre los miembros del equipo. Agiliza el proceso de trabajo porque pueden discutir cambios, hacer preguntas y resolver problemas directamente dentro del documento mediante comentarios y chats integrados.
Coedición transparente
Quedan registradas las contribuciones de cada miembro y son visibles para todos los miembros del equipo.
Los cambios se muestran con el nombre del autor, que facilita el seguimiento de quién hizo qué y cuándo, una información crucial para la responsabilidad y la gestión del proyecto.
Flexibilidad y adaptabilidad
Trabajar en documentos compartidos en la nube ofrece flexibilidad. Los componentes del equipo acceden a los archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya sea desde casa, en la oficina o mientras viajan. Solo necesitan tener conexión a internet.
Se eliminan barreras de tiempo y espacio, se promueve la colaboración continua y la productividad sin importar las limitaciones de ubicación.
Seguridad y control de versiones
Microsoft ofrece funciones de seguridad robustas para proteger la integridad de los datos en documentos compartidos. No hay riesgos de perder datos al trabajar en la nube.
El control de versiones permite a los usuarios revertir los cambios no deseados o acceder a versiones anteriores del documento en caso de necesidad, lo que brinda tranquilidad y confianza en el trabajo colaborativo.
Es una opción muy útil cuando varios colaboradores estás editando simultáneamente un mismo documento.
Eficiencia y productividad
Aumenta la eficiencia y la productividad del equipo. Al trabajar juntos al mismo tiempo, los proyectos avanzan más rápidamente. Se elimina la necesidad de esperar turnos para realizar modificaciones, se reducen los tiempos de revisión y se minimizan los errores causados por la descoordinación.
Imprimir el documento con los comentarios
Microsoft Excel y Word te dan la posibilidad de imprimir el documento con los comentarios que introducen las personas que trabajan en él.
Imprimir los comentarios en Word
En el caso que los comentarios no se muestren, tienes que ir a la pestaña de Revisar.
Haz clic en Mostrar marcas y después en Comentarios.
Para imprimir los comentarios de un revisor en particular, selecciónalo en Personas específicas.
Selecciona Archivo y a continuación Imprimir.
En Configuración debes seleccionar Imprimir documento con revisiones.
Para terminar pulsa en Imprimir.
Imprimir los comentarios en Excel
Para que se muestre un comentario individual, tienes que clicar el botón derecho del mouse en la celda y seleccionar Mostrar u ocultar comentarios.
Para que se vean todos los comentarios, ve a la pestaña Revisar y pulsa en Mostrar todos los comentarios.
Si quieres ajustar la posición o el tamaño de los comentarios superpuestos, simplemente clica en el borde del cuadro de comentarios para mostrar los controles de ajuste.
Para ajustar el tamaño del cuadro de comentarios, arrastra cualquiera de los controladores de tamaño o muévelo escogiendo cualquier parte del borde y arrastrándolo a la posición deseada.
Marca la pestaña Diseño de página y en el grupo Configurar página clica en el control flotante que se encuentra abajo de la derecha para abrir el cuadro de diálogo Configurar página.
Pulsa la pestaña Hoja. En el apartado Imprimir abre el cuadro de Comentarios y elige Al final de la hoja o Como en la hoja.
Pulsa el botón de Imprimir.
