Trabajar en remoto supone flexibilidad y la necesidad de mantener un registro detallado de las horas trabajadas, ya que no existe un control de la jornada laboral igual que si estás en una oficina.
Monitorizar el tiempo es imprescindible tanto si formas parte de una empresa y eres asalariado, como si eres freelance y tu remuneración es por proyectos o servicios. En cualquier caso, debes realizar la elección de la herramienta adecuada para tener la disposición óptima de la información.
Un registro de horas trabajadas es un documento o sistema utilizado para anotar y mantener una supervisión precisa de la duración dedicada a actividades profesionales específicas durante un período determinado.
El propósito principal es proporcionar una visión clara y precisa del espacio empleado en diferentes tareas o proyectos, que facilita la gestión del tiempo, la evaluación del rendimiento y, en algunos casos, la facturación de servicios prestados.
Estructura de un archivo para llevar un registro detallado del tiempo trabajado
Tener un sistema para llevar el control de las horas trabajadas es vital para monitorizar toda la jornada laboral.
Formato del archivo
Utilizar una hoja de cálculo ofrece una plataforma versátil para organizar y manipular datos. Tanto Microsoft Excel como Google Sheets son opciones populares que permiten crear y editar fácilmente estos archivos.
También existen herramientas digitales que tienen la misma funcionalidad además de ofrecer otros servicios.
Columnas principales
Fecha
La fecha en que se realizan las tareas proporciona un contexto temporal crucial para el documento. Facilita la búsqueda y la revisión de datos históricos.
Organizar el archivo por días permite una fácil visualización de las actividades realizadas en un período específico. Facilita la revisión de las horas empleadas en un día en particular, la identificación de patrones y evaluar la distribución del tiempo.
Proyecto
Registrar el nombre o código del proyecto facilita realizar un seguimiento claro del espacio dedicado a cada iniciativa. Es especialmente útil en entornos donde se manejan múltiples proyectos simultáneamente.
Tarea
Describir minuciosamente cada tarea realizada proporciona información valiosa para comprender cómo se ha utilizado el tiempo. También es útil para evaluar la productividad y la eficiencia en diferentes tipos de funciones.
Hora de inicio y finalización
Registrar el momento del inicio y finalización de cada actividad permite calcular la duración exacta. Es importante ser preciso para evitar errores en los cálculos.
Utilizar el formato de 24 h aporta consistencia y claridad en el documento. Te aleja de problemas como las confusiones con los horarios AM/PM y facilita los cálculos matemáticos. Por ejemplo, 9:00 para las 9 de la mañana y 17:00 para las 5 de la tarde.
Total de horas
Calcular automáticamente la duración de cada labor proporciona una visión rápida de la duración dedicada a cada una. Simplifica el proceso de sumar las horas trabajadas y agilita la generación de informes. También facilita visionar el cumplimiento de plazos establecidos.
Notas adicionales
Ofrece espacio para agregar información relevante que no se capture en otras categorías. Introduce detalles sobre problemas encontrados, decisiones tomadas o cualquier otra observación importante relacionada con las actividades realizadas.
Consideraciones adicionales
- Es imprescindible ser consistente en las anotaciones para garantizar la precisión de los datos.
- Actualiza el listado regularmente para evitar olvidos o errores en la información.
- Realiza copias de seguridad periódicas de tu archivo para evitar la pérdida de datos.
- Si participas en proyectos sensibles, asegúrate de mantener la confidencialidad de la información.
Por qué es necesario tener un registro de las horas trabajadas
Realizar una administración precisa de las horas empleadas en el teletrabajo es fundamental por varias razones:
Transparencia y rendición de cuentas
Un registro riguroso aporta transparencia. Permite a los empleadores tener una visión clara del periodo dedicado a cada ocupación y proyecto, facilitando así la evaluación del rendimiento y la productividad.
Los asalariados demuestran el lapso que han necesitado para cada actividad y muestran su organización para tener un control exhaustivo.
Cumplimiento normativo y legal
En muchos países, existen regulaciones laborales que requieren que los empleadores mantengan anotaciones exactas de las horas trabajadas por sus empleados.
Estos listados son necesarios para demostrar el cumplimiento de las leyes laborales, como los límites de duración, el pago de horas extras y los períodos de descanso obligatorios.
Facturación y gestión de proyectos
Para los freelancers, autónomos o empresas de servicios, un documento exhaustivo de las horas trabajadas es esencial para la facturación de los servicios prestados.
En entornos de gestión de proyectos, su monitorización posibilita evaluar la rentabilidad de los proyectos, asignar recursos y estimar con precisión el periodo necesario para completar tareas futuras.
Gestión del tiempo y la productividad
Llevar una vigilancia precisa proporciona a los empleados una herramienta valiosa para mejorar la productividad.
Permite identificar tendencias de productividad, identificar áreas de mejora en la gestión del tiempo, ajustar horarios en consecuencia y establecer metas realistas.
Para los empleadores, proporciona información valiosa para optimizar la asignación de recursos y mejorar la eficiencia operativa.
Prevención del agotamiento laboral
El teletrabajo aumenta el riesgo de agotamiento laboral debido a la falta de límites claros entre el empleo y la vida personal.
Mantener un listado detallado propicia establecer límites saludables y evitar el exceso de trabajo, que a su vez contribuye a prevenir el agotamiento y mejorar el bienestar general.
Herramientas para llevar un registro de horas
Existen varias herramientas disponibles para llevar un registro de horas en el trabajo remoto. Es importante considerar las necesidades específicas del equipo o empresa, así como la facilidad de uso, la integración con otros programas y la capacidad para generar informes.
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo son una opción versátil y ampliamente disponible para llevar el control.
Creas una plantilla personalizada en Excel o Google Sheets con columnas para la fecha, el proyecto, la tarea, la hora de inicio, de finalización y el total.
Estas hojas de cálculo se pueden compartir con los empleadores o clientes para mantener la transparencia.
Aplicaciones de seguimiento del tiempo
Hay una variedad de aplicaciones diseñadas específicamente para el seguimiento del tiempo, como Toggl, Harvest, Clockify y RescueTime.
Son programas con características avanzadas, como temporizadores de funciones, informes descriptivos, integraciones con otras herramientas de productividad y la capacidad de clasificar espacios por proyecto o cliente.
Software de gestión de proyectos
Muchos software de gestión de proyectos, como Asana, Trello y Monday, incluyen funcionalidades de supervisión del tiempo integradas.
Deja a los usuarios hacer las inscripciones directamente en el contexto de las tareas y proyectos en los que están integrados, que facilita la gestión y facturación de proyectos.
Aplicaciones móviles
Existen aplicaciones móviles diseñadas específicamente para la supervisión temporal, pudiendo hacer todas las acciones desde el teléfono móvil.
Algunas app populares son HoursTracker, TimeCamp y Clockify, que ofrecen una interfaz fácil de usar y funciones de control horario.
Integraciones con herramientas de comunicación y colaboración
Hay herramientas de comunicación y colaboración, como Slack y Microsoft Teams, que ofrecen integraciones con aplicaciones de administración temporal.
De esta manera las plataformas proporcionan el monitoreo mientras los usuarios cooperan en los proyectos.
