La confección de un equipo remoto y su funcionamiento son básicos para obtener los resultados profesionales que se precisan. Los gestores de estos grupos además de controlar la parte organizativa también deben estar atentos a cualquier señal que signifique que hay un problema en la estructura.
Como en cualquier organización se producen problemas, contratiempos y fallos en los procesos que afecta al rendimiento del equipo y la productividad, que pueden incidir en el cumplimiento de los objetivos.
Para adelantarse a incidencias futuras es importante detectar signos de errores que se producen, para averiguar que está pasando y solucionarlo de la manera más rápida posible.
Los jefes deben aprovechar las habilidades de los empleados y saber anticiparse a los problemas, poniendo atención a las advertencias que surjan y que marcan un fallo en el sistema de trabajo.
Por qué fallan los equipos remotos
La gestión de los equipos en el trabajo remoto es primordial para proteger la salud de los trabajadores y la productividad. Existen signos característicos cuando se producen errores en los equipos.
Estas señales deben detectarse y ser resolutivos inmediatamente para solucionar la incidencia sin que se produzcan pérdidas notables en el rendimiento y los objetivos.
Problemas de comunicación
Los miembros de los equipos remotos acostumbran a utilizar diferentes herramientas de comunicación y colaboración. Esta variedad en el proceso de intercambiar información puede comportar que se pierdan datos por el camino.
El correo electrónico, llamadas de teléfono, videoconferencias, chats de mensajería instantánea y de software de gestión de proyectos pueden hacer que se pase por alto información relevante, además de perder tiempo buscando datos o documentos en algunos de los canales que se usan.
Esta circunstancia provoca que no se puedan completar correctamente proyectos, que los plazos de entrega de retrasen y se produzcan conflictos entre los componentes del equipo.
Las comunicaciones deben ser precisas en su contenido para que la información que se entrega quede clara y no se presenten dudas.
Estos aspectos comportan que sea tan relevante que los líderes de equipos y todos los miembros estén capacitados y tengan las habilidades necesarias para que el trabajo a distancia sea efectivo. Tiene que haber unas normas de comunicación que proporcionen orden y agilidad a la estructura organizativa.
Los plazos se retrasan
Todos los componentes de un equipo tienen sus responsabilidades. El trabajo conjunto es el que permite que se cumplan los objetivos y proporcionen los mejores resultados.
Si no funciona la estrategia hace que se produzcan problemas, como que los plazos para concluir una tarea o un proyecto se retrasen. Esta es una clara señal de alarma de que algo no funciona correctamente.
Es preciso que los líderes descubran que factor o factores están provocando esta incidencia, como una mala gestión del tiempo, que las personas estén sobrecargadas de trabajo o que la comunicación no sea la correcta, retrasando todo el proceso.
Rehacer el trabajo
Cuando el mismo trabajo se tiene que hacer más de una vez porque no alcanza los mínimos de calidad es una señal terrible. Cuando el jefe u otra persona tiene que rehacer las tareas realizadas significa que alguna cosa está fallando y es preciso descubrir la fuente del problema.
Si se producen errores puede ser que la comunicación no sea correcta. La falta de información o clarificación, así como la colaboración entre los componentes del grupo, hace que los resultados obtenidos no sean buenos. Es necesario encontrar donde está el origen de la incidencia y solucionarlo.
Problemas técnicos
Si se producen fallos en la comunicación, en el proceso de evolución del proyecto y en las tareas una de las posibilidades existentes es que se produzcan problemas técnicos, tanto de software como de hardware, así como en las conexiones a internet.
Errores de este tipo hacen que correos electrónicos importantes no se envíen, o tarden excesivamente a responderse. Es preciso controlar estas circunstancias y detectar donde se encuentra el problema.
Todos los miembros del equipo deben tener las herramientas necesarias para desarrollar su trabajo, pero también se tiene que hacer un mantenimiento y actualizar dispositivos para evitar incidencias.
Reuniones poco participativas
Las herramientas de comunicación son básicas en el teletrabajo. Pero estas deben utilizarse de la manera adecuada para asegurar el rendimiento de todos los miembros del equipo y su motivación.
El líder del proyecto tiene que proporcionar una forma de trabajo para que la productividad sea elevada, usando las herramientas de comunicación asincrónica y el software de videoconferencias.
Las comunicaciones realizadas deben ser las imprescindibles. No acumular de mensajes o correos electrónicos a los trabajadores, porque solo hace que no puedan desarrollar sus tareas ágilmente y hasta abrumarlos.
Las reuniones por videollamada tienen que ser también solo las necesarias, porque quitan tiempo y se produce poca participación por parte de los miembros del equipo, ya sea por falta de interés, porque no tienen nada que aportar o porque consideran la reunión poco práctica o resolutiva de cara al proyecto.
Antes de programar una reunión es preciso asegurarse de su necesidad y que no se convierta en una pérdida de tiempo. En algunas ocasiones se puede sustituir con un simple email aportando la información necesaria que deben conocer todos los componentes.
Falta de motivación de los empleados
Con el paso del tiempo los trabajadores pueden mostrar signos de falta de motivación, que tienen su origen en diferentes factores. El primero es simplemente que no se adaptan al hecho de trabajar desde casa.
Hay personas que aman este sistema, pero otras en cambio lo detestan. Necesitan desplazarse a la oficina, la interacción física y directa con los compañeros, y tener un jefe que les supervise durante la jornada laboral.
Estas personas muestran una falta de motivación en lo que hacen, que repercute en su rendimiento. Por este motivo es tan relevante escoger correctamente los perfiles de las personas que trabajan en remoto.
Es importante que tengan experiencia y hayan afrontado este sistema, además que sean organizados y tengan una alta capacidad en la resolución de problemas.
Críticas entre compañeros
Dentro de un equipo puede haber desavenencias y no todos tienen que tener una sobresaliente relación, pero sí mantener una excelente actitud profesional.
Cuando en las conversaciones, ya sean en grupo como en privado aparecen críticas de unos a otros, es un indicativo que el sistema y estrategia que se utilizan no son los adecuados.
Las malas relaciones en el ámbito laboral afectan a las relaciones personales, el ambiente de trabajo y la productividad. Son situaciones que un jefe cuando la detecta tiene que actuar rápido para solventar la incidencia o el problema se puede hacer mayor y afectar a más gente.
Los miembros del equipo se sienten aislados
Es uno de los problemas de moverse en un entorno virtual y no presencial. Hay personas que se sienten desconectadas de sus compañeros porque no se ven las caras físicamente, y no tienen las conversaciones informales que podrían tener al lado de la máquina de café en las oficinas.
Además tienen la sensación de no tener toda la información que necesitan para desarrollar su trabajo.
Es necesario que en el teletrabajo se aprovechen al máximo las herramientas y software de comunicación y colaboración, y que todos los trabajadores tengan las capacitaciones necesarias para utilizarlas y no afecte su rendimiento.
También es necesario tener siempre los canales abiertos para que los empleados tengan acceso al material de capacitación y puedan realizar preguntas para resolver dudas de la manera más rápida.
Evidencias en el lenguaje corporal
En las videollamadas son relevantes las conversaciones y los documentos que se presentan. Los supervisores además de tener en cuenta que se desarrollen correctamente deben estar pendientes de la participación de los asistentes y de su lenguaje corporal, que puede decir mucho de su estado de ánimo y motivación.
Es un síntoma para poner la alerta que algo no funciona bien. Los gestores de equipos remotos tienen que detectar a través de la comunicación no verbal si un trabajador está diferente a anteriores ocasiones. Puede ser la expresión facial, la postura corporal, la forma de sentarse, si está pasivo o por el contrario inquieto.
Percibir cualquier comportamiento diferente obliga a actuar de inmediato para solucionar la incidencia con el componente del equipo en cuestión. Hablar y preguntarle qué le pasa muestra interés por su situación y es la forma de arreglar cualquier problema.
Acumulación de días libres
Cuando los empleados empiezan a acumular muchos días libres a causa del flujo de trabajo es un signo que su actividad laboral es elevada y que deben producirse cambios para que no se agoten física y mentalmente, repercuta en su salud y tengan episodios de estrés o ansiedad. Si no tienen descanso su rendimiento se verá reducido.
Son factores que un líder de equipo remoto tiene que tener en cuenta. Siempre hay periodos en los que el flujo de trabajo es superior, pero este espacio de tiempo no debe prolongarse en exceso para favorecer la salud de las personas. Deben respetarse los días libres programados y las vacaciones.
