La evolución continua de la tecnología hace que los paradigmas de trabajo se transformen aprovechando las oportunidades que presenta la digitalización. El smart working es una consecución del desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) para asegurar un trabajo ágil y productivo.
Es un sistema que está relacionado de manera directa con el teletrabajo. Proporciona una estructura de los procesos efectiva, una gran versatilidad y aporta a los empleados las herramientas para determinar cómo, cuándo y dónde trabajar, fomentando la creatividad para obtener los mejores resultados.
¿Qué es el smart working?
El smart working es un sistema de trabajo que utiliza la tecnología para mejorar su productividad. El significado ya lo dice todo, trabajo inteligente.
La flexibilidad, la colaboración entre las personas y la confianza en el trabajador son características de esta metodología, que quita rigideces para ser más eficaz, cómo ejercer desde cualquier lugar o no tener que cumplir horarios.
Es un sistema que supone un reto para las empresas y los equipos de trabajo, que implica una alta capacidad de autogestión de todos los miembros y estar al día de las novedades tecnológicas para no perder competitividad.
Características del smart working
El trabajo inteligente posee unas singularidades para ser eficaz y maximizar la productividad.
- Se centra en las tareas y en trabajar por objetivos, potencia la colaboración entre personas y supone toda una motivación para cumplir las metas.
- La tecnología optimiza procesos para ser más eficientes y que el rendimiento de las personas sea plena.
- Se utilizan herramientas para desarrollar procesos de automatización, que permite el ahorro de tiempo y se dedique a otras tareas programadas.
- El trabajador tiene total movilidad, puede ejercer desde donde quiera, sin tener que estar obligado a estar presente en una oficina de la empresa.
- Existe plena confianza en sus miembros para que hagan el trabajo, que se desempeñan bajo su propia responsabilidad, con flexibilidad para poderse organizar mejor y libertad de horarios.
- Potencia el conocimiento, fomenta el aprendizaje continuo de los trabajadores para alcanzar nuevas metas profesionales y ser más competitivos.
- Promueve la conciliación familiar y el bienestar del empleado para que sienta una fuerte satisfacción por lo que hace y adecuar su flujo de trabajo.
- Recopila comportamientos y utiliza la información que aportan los empleados, como sus necesidades y el desarrollo de los procesos, para adaptarse y mejorar el sistema.
Beneficios del smart working
Las ventajas que proporciona el trabajo inteligente son evidentes. Internet y los dispositivos tecnológicos transforman los métodos de trabajo convencionales para mejorar los resultados.
El smart working además de los objetivos y el rendimiento con una gestión eficiente de los equipos se centra en la satisfacción del trabajador. Los beneficios que aporta son:
Aumento de la productividad
Tener un entorno digital proporciona que la productividad se maximice, con dispositivos y herramientas que facilitan la comunicación, colaboración y poder trabajar desde cualquier lugar, donde estés más cómodo y no tengas interrupciones.
Reunión de talento
Los trabajadores no es necesario que se encuentren en el mismo lugar físico. Esta circunstancia facilita contratar a las personas más cualificadas, sin que sea un impedimento donde se sitúen geográficamente.
Pueden trabajar desde cualquier punto del planeta siempre que tangan una buena conexión a internet y los dispositivos y herramientas necesarios.
Mayor lealtad de los empleados
Las ventajas que posee, como el trabajo remoto o la flexibilidad de horarios, permite que los empleados se sientan más a gusto con las tareas que desempeñan por la libertad que poseen, y que sea más complicado que dejen la empresa para incorporarse a otra. Mantener el talento hace el proyecto más competitivo.
Descenso del absentismo laboral
No tener que compartir un espacio propicia que entre trabajadores no se contagien alguna enfermedad leve, que comporta en las oficinas bajas médicas de empleados.
Tampoco hay la posibilidad que puedan sufrir un accidente al desplazarse para ir al puesto de trabajo o volver a casa cuando concluye la jornada laboral. Además el horario flexible favorece que sufran menos situaciones estresantes.
Reducción de costes
El hecho de realizar teletrabajo hace que la empresa pueda ahorrar en costes, como en el alquiler de las oficinas, así como en gastos relacionados como la factura de la luz o material de oficina.
Si se mantiene una sede esta puede ser de menor tamaño porque se reduce la cantidad de personas que la ocupan para trabajar.
El empleado también ahorra dinero porque no realiza desplazamientos, tanto en transporte público como en vehículo particular. Tampoco tiene ningún desembolso respecto a comer fuera.
Cómo implementar el trabajo inteligente
Para que el smart working produzca los mejores resultados es preciso que las empresas e instituciones realicen una planificación y contribuyan a nivel técnico y humano para potenciar la productividad.
Los responsables de la gestión de equipos se encargan de administrar y coordinar el trabajo y a las personas para cumplir con los objetivos marcados.
Aporta las herramientas necesarias
Proporciona a los empleados los dispositivos tecnológicos y el software necesario para poder desarrollar sus funciones con las máximas garantías.
Es un aspecto esencial para que puedan colaborar, comunicarse correctamente, ser participativos y permita hacer un seguimiento.
Recomienda una oficina en casa
Aconseja que tengan un lugar específico en la vivienda, donde estén tranquilos para trabajar, no sufran molestias e interrupciones. Es conveniente que esta ubicación se encuentre separada de espacios en los que se haga vida, para no mezclar aspectos personales con profesionales.
Lo mejor es una habitación donde se pueda configurar home office, aunque hay el hándicap que en no todos los domicilios existe esta posibilidad a causa de las dimensiones o el número de personas que viven en la casa.
Anima a ser productivos
Informa a todos los componentes sobre las posibilidades que ofrece esta metodología de trabajo, en la cual prima la flexibilidad, la libertad de horarios y trabajar desde donde quieran, características que hace eficaz el sistema y que se mantendrá siempre que el rendimiento sea el correcto.
Proporciona autonomía
Los miembros del equipo deben saber resolver problemas de forma autónoma y tomar decisiones para ser más eficaces. Estimula para que sean capaces de buscar la mejor solución, que sean partícipes del proyecto y se sientan importantes.
Muestra interés por su situación
Es fundamental estar en contacto con el trabajador remoto y conocer sus opiniones. Realiza reuniones por videoconferencia periódicamente, interésate como se desenvuelve, las necesidades que tiene, aportaciones sobre posibles mejoras en el proceso y como lleva el equilibrio entre vida personal y laboral.
Comunicación clara y concisa
Es imprescindible no abusar de las llamadas o los correos electrónicos que llenan la bandeja de entrada. Los mensajes deben ser claros y concisos, tanto del jefe como de los empleados.
Son comunicaciones que en su contenido no dejen dudas, así no se pierde el tiempo y no se realizan reuniones o interacciones que no aportan nada y solo hacen que consumir minutos y horas.
