Gestionar cualquier grupo humano tiene sus desafíos. Las empresas cada vez más constituyen equipos remotos para desarrollar sus proyectos y estos tienen que funcionar correctamente para cumplir con los objetivos. No estar en un mismo espacio físico no tiene que suponer un problema respecto al funcionamiento, el rendimiento de cada uno de los individuos y la productividad general.
Liderar un equipo remoto es una función de suma importancia que supone gestionar el talento y que la estructura funcione de manera correcta y productiva. También supervisar la cultura organizativa para que no se produzcan barreras en la comunicación para ser eficientes.
El trabajo a distancia requiere de habilidades. Es imprescindible capacitar a los empleados y dominar la gestión del tiempo, la comunicación escrita y verbal, dejar atrás hábitos convencionales y establecer relaciones en un entorno virtual para crear bases sólidas de colaboración a través de softwares e internet.
Es imprescindible evitar que haya una falta de acceso a la información y asegurar una supervisión para que no se produzca una disminución en la productividad de los empleados en comparación a cuando están presenciales, por este motivo deben estar preparados y formados para trabajar a distancia.
En la gestión de personas un jefe de equipo de trabajo remoto o híbrido debe controlar que todos los empleados tengan igualdad de oportunidades, se sigan normas sociales, no aparezcan tensiones ni se sientan aislados.
Cómo dirigir trabajadores remotos
Para desarrollar una gestión de equipos remotos eficiente no solo se necesita tener una buena planificación y hacer un seguimiento exhaustivo de la evolución del proyecto y las tareas de todas las partes que participan, si no también mantener una comunicación fluida, porque es clave para obtener los resultados esperados y cumplir objetivos en las fechas marcadas.
El componente humano ejerce relevancia para mejorar el trabajo de cada uno de los miembros del equipo, así como saberlos escuchar y mostrar interés por sus opiniones. El conjunto de elementos para liderar equipos remotos incluye:
Proporcionar todos los recursos
La empresa debe tener constituida una política de trabajo remoto donde se establece la estructura, el funcionamiento y las herramientas que se utilizan. Se desarrollan aspectos como la comunicación, participación, colaboración, responsabilidades, disponibilidad y a quién acudir en caso de necesitar apoyo.
La persona que lidera el equipo tiene que controlar todos los parámetros y consolidar una estructura, especialmente si es nueva. Debe supervisar que se proporcione a los empleados todas las herramientas de software para trabajar, que tengan wifi en casa, conozcan las políticas de seguridad y privacidad, como compartir archivos y que reciban la formación necesaria.
Contratar a las personas adecuadas
La adquisición de talento es uno de los factores más relevantes que marcan el éxito o el fracaso de un proyecto. En las entrevistas de trabajo se tienen que valorar las habilidades asincrónicas, tecnológicas y comunicativas de los aspirantes al puesto. No acertar implica un problema importante en la productividad, en cambio atinar supone que todo fluya.
Deben ser personas que se sepan administrar a si mismas, tengan capacidad de resolver problemas de forma autónoma, además que sigan los mismos valores de la empresa y sepan trabajar en equipo. Si son empleados que ya forman parte de la compañía deben estar claras sus capacidades porque no todo el mundo se desarrolla igual a distancia y se necesita un periodo de adaptación.
Dar pautas de comunicación
En una estructura en remoto desarrollar una comunicación adecuada es vital para el correcto funcionamiento y se cumplan objetivos. Para gestionar un equipo de estas características todos los miembros deben conocer los canales de comunicación que se usan, cómo se manejan y los mejores momentos para contactar.
Las videollamadas se convierten en un elemento esencial, no solo para informar y poner aspectos en común, si no también para ver la cara de los compañeros o clientes. Mejora la conexión y el diálogo porque se observan las expresiones faciales, los movimientos como asentir o negar con la cabeza, y gestos de las personas que intervienen en el encuentro virtual.
También se pueden utilizar el chat i el correo electrónico. Es preciso que la persona que dirige el grupo especifique cuando y como comunicarse, así como que programe las reuniones.
Tiene que controlar si hay teletrabajadores en diferentes zonas horarias para adaptar los encuentros. Estas reuniones pueden rotar en la programación de horarios para que no se vean perjudicados siempre los mismos.
Es necesario puntualizar la manera de traspasar la información para que todos sepan cómo hacerlo y no se produzcan líos comunicativos, especialmente si los equipos son grandes en el número de componentes. También es la forma para que no se produzcan malentendidos, por lo que los mensajes tienen que ser claros o entorpecerán la comunicación y el resultado del trabajo.
Determinar las funciones y objetivos
Todos los componentes de un equipo deben conocer cuáles son sus tareas exactas y que responsabilidades tiene cada uno. Es un engranaje donde si uno se retrasa los demás puede que también. Las funciones las marca quien los dirige, divide el trabajo y tiene en cuenta no designar a nadie demasiada carga de trabajo.
También marca los objetivos y las fechas límite, para tener una planificación y hacer un seguimiento continuo. Es determinante priorizar tareas y si se producen retrasos saber el motivo.
Debe tener un control sobre todos los integrantes y mantener conversaciones para asegurarse que todos están alineados y motivados. Las interacciones por escrito u orales son necesarias para proseguir con las tareas con los niveles de calidad y tiempo planteados.
Para gestionar a un grupo de personas se debe tener flexibilidad y saber expresarse correctamente para proporcionar una comprensión exacta de lo que se pide y que todos lo entiendan bien.
Ofrecer apoyo individual
Los empleados están en sus hogares y no tienen la misma supervisión que si estuvieran en la oficina, con la inmediatez de preguntar cualquier duda o hacer un comentario. Se pierde contacto humano. El líder debe motivar a los trabajadores, estar con ellos si tienes dudas, problemas, quieren aportar ideas o exponer de algún aspecto que les preocupa.
Es importante hablar individualmente con ellos, de cómo llevan el hecho de estar en remoto, como es su experiencia y si tienen un equilibrio correcto entre la vida personal y la profesional. Un líder debe saber si se sienten sobrecargados de trabajo o si notan presión y les lleva a una situación de estrés.
Se trata de hacer escucha activa. Puede ser que sea la primera vez que están en remoto y les puede costar, por lo que es necesario tratar de entenderlos y sobre todo tener empatía. Por este motivo es preciso hablar individualmente porque permite que digan cosas que no se atreven a expresar en grupo.
Es conveniente tratar de conocerlos, hacer un seguimiento de cada uno y saber leer el lenguaje no verbal en las videoconferencias para darse cuenta si les pasa algo.
Fomentar la inclusión y la participación
En el trabajo en equipo es vital dar confianza a los trabajadores, que noten que se cree en ellos, que se les tiene en cuenta aunque no estén presentes físicamente. Para administrarlos se precisa apoyarles en todo momento para que participen y se sientan importantes en el grupo de trabajo y el proyecto.
En este sentido es importante fomentar que todos los miembros participen en las reuniones de manera activa, pero remarcando que aporten cosas interesantes o estos encuentros virtuales se alargarán demasiado y pueden hacer perder la concentración.
La supervisión sirve para comprobar el compromiso que tienen, así como dejarles claro que deben ser responsables en sus funciones. Dirigirlos supone anticiparse a los problemas, ya que así cualquier situación complicada se resuelve más rápido.
Fortalecer vínculos
Trabajar a distancia puede comportar que los empleados se sientan aislados. Dirigir un equipo virtual comporta garantizar que nadie tenga esta sensación y dar apoyo emocional a quien lo requiera.
Se determina tomar medidas para fortalecer los vínculos con la empresa y entre el personal, para que mantengan la motivación y tengan el compromiso con la compañía. Así es recomendable realizar iniciativas como crear sesiones distendidas por videollamada o el chat interno, pausas para hacer un café o elaborar competiciones.
Los equipos remotos pueden estar formados por personas de cualquier lugar del planeta. Esto comporta que la persona que los lidera tiene que ser culturalmente sensible.
Respetar la vida personal
Uno de los puntos fundamentales en el trabajo a distancia es que las personas no tengan la percepción que siempre están disponibles, que el hecho de estar en remoto las hace estar 24/7 a disposición de la empresa, destruyendo el equilibrio entre vida personal y profesional.
Para que no se produzca esta circunstancia obliga a quien dirige al grupo a no enviar mensajes o hacer llamadas fuera del horario laboral, porque pueden sentir que se precisa que les respondan rápido aunque no sean las intenciones. Para que no se agoten o estresen es preciso controlar que no trabajen en exceso y fuera de horas.
Controlar que no se produzcan distracciones
La productividad en remoto debe ser la misma que si todo el equipo se encuentra en una oficina. Para administrar un grupo de personas es esencial ejercer un control del desarrollo de las tareas y las funciones de cada uno.
También establecer unas normas de funcionamiento para mitigar las distracciones. En esta supervisión es primordial evitar que se produzcan interrupciones en el flujo de trabajo, como que en las reuniones por videoconferencia haya un ruido molesto proveniente de alguno de los miembros del equipo que entorpece el normal desarrollo del encuentro, o que en estas mismas reuniones o en los chats internos los trabajadores no tengan un comportamiento adecuado o se produzca una falta de concentración evidente.
También evitar que haya un exceso de información que puede dificultar el progreso de las tareas. La comunicación debe ser fluida.
Capacidad de reacción
El máximo responsable ante cualquier percance es quien lidera el grupo. Si hay problemas técnicos, si se producen bajas, si cambian las fechas límite o se producen novedades en el proyecto. Debe actuar con rapidez, reunir al equipo o hablar directamente con las personas afectadas. Todos tienen que recibir la información y que lo tengan todo claro.
Su responsabilidad obliga a tener capacidad de adaptación y que el trabajo no se vea retrasado. Tiene que encontrar soluciones a las incidencias y dar sensación de tranquilidad a los componentes del equipo.
